大话ERP之ERP物料编码经验谈（二）

Kingson

在上篇文章中，笔者谈到了物料编码的重要性，并提了一些经验之谈。今天，笔者再谈几个物料编码的经验，就当做抛砖引玉，希望能够给大家在工作中，有所帮助。

　　七、长短应适中。

　　物料编码不应该太长，若太长的话，一方面是不容易记忆，要用户记住一长串没有互相没有联系的字符，是一件痛苦的事情，我们千万不要把痛苦强加在用户身上，不然，到最后，他会加倍的还给他们。另一方面，进行输入查询也比较麻烦。

　　一般情况下，我们建议，编码长度最好不要超过12位，若像身份证这样18位的话，输起来够让人头疼的。

　　那如何能够使得长度不超过12位呢？用户可以从如下几个方面考虑：

　　1、在物料编码中，编码时，不要想把全部信息都纳入其中。在上篇文章中，笔者也强调过，在编码时，只要考虑物料的大中小类即可，如此的话，12位已经足够使用；若把物料的颜色、尺寸、供应商等信息都包括进去的话，20位都不够。

　　2、在物料编码时，每一为都要仔细考虑，这时候不要怕被别人说小鸡肚肠。在满足扩展性要求的基础上，位数越少越好，能够7位解决的，就不要用8位。别看只差一位数字，要知道物料编码在ERP各个功能中都要用到。根据有人统计，一个采购员用户在修改采购单、库存查询、对帐等操作时，平均每天需要用到的物料编码都是数以百计的，有的更达到千次的使用率，若这么累积下来，看看一天要多输多少字符，若每个编码都节省一个字符的话，一个月下来，可以节省多少时间。

　　3、可以为不同种类的物料设置不同的编码长度。企业在设置物料编码规则时，可以为不同的物料设置不同的长度，没有必要为了统一而把一些无用的编码加入其中。如企业某种物料的编码至少要11码，而有的物料只需要9码，则为了追求统一，把这种物料的编码加入两位没用的编码，而达到11码时，是没有必要的。

　　4、同类产品编码务求统一。对于同一种产品的编码，长度最好一致，这主要是出现在流水码的问题上。如把01简写成1等，这些做法不是很合适。因为若长度一致的话，可以一目了然的发现一些简单的错误，如漏写一码等明显错误。

　　八、应有防错功能。

　　各位对于身份证号码应该都比较熟悉，如身份证号码339005197805051818，18位为效验位（识别码），通过复杂公式算出，普遍采用计算机自动生成。所以，在编码时，最好也能够具有自动防错功能。

　　1、能够根据类别等信息，自动判断物料编码的生成是否符合规则。这一般都是根据系统的功能加以区分。如把一材料分为零件、钢制品、螺丝大中小三类，分别为L、G、L代表，则人工输入编码后，系统就会帮助用户判断该材料的大中小类别分别是什么，提醒用户输入是否准确。

　　2、另外一种方法，就是根据身份证一样，只要用户按照前面的信息输入相关的内容，ERP系统就会根据某种算法，生成一个校验码，并依附在原由的编码后面，以保证物料编码的准确性。

　　ERP系统为什么要提供这个功能来保证物料编码的准确性呢？为什么其他的内容没有这个功能呢？其实很简单，因为他们都深刻了解物料编码准确性，对于ERP系统来说，是多么的重要。

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　　九、应容易记忆。

　　物料编码是用来做什么的？是用来帮助用户快速的查找物料的，若用户不知道该编码代表什么产品、代表哪类产品，那物料编码也就失去了其意义。

　　所以，物料编码在编写时，要考虑其如何才能快速被用户了解并被他们接受。

　　有些企业喜欢用数字来进行编码，这我不是很赞成。如用10表示零件，20表示包装材料；10表示零件下面的一个小分类钢制品；最后两位流水码。如某个零件的编码即为101001。这个编码看起来比较难接受，也比较难理解，特别是刚到公司的新员工，到企业的材料多、众类细的时候，不好记，也就会影响其推广。

　　笔者喜欢利用英文字母或者拼音字母结合阿拉伯数字使用，如此即方便记忆、理解，输入又比较方便。如LG1001，第一位L表示零件，第二、三位表示钢材制品，001表示流水号。用了拼音后，只要对用户讲解每个字母代表的意思，一般就不用特别的去记忆，用户就会知道某个代码表示的是什么意思。

　　十、对于原先的编码，若发现问题时，要坚决抛弃。

　　在企业上ERP系统前，或多或少都有了自己的编码体制。但是，这些编码体制很多都是不符合信息化系统的要求的，或者说，不符合编码的原则。如对于同一种物料，不同的供应商就按不同的编码来管理；物料全部按流水号进行编写，没有分类，连最基本的原材料跟成品都没有区分，难以记忆；而因为没有通过信息化软件进行管理，导致的问题就是无法保证现有的物料编码都是准确的，如一物二码、二物一码的情况都存在，为此，企业要特别注意，即使企业已经拥有编码体系，对物料编码也要进行一一梳理，一一核对其准确性。这么做，虽然比较花时间，但是，确是比较值得的。

　　笔者曾经碰到过一家客户，其原先编码是通过流水号编码实现，即所有的编码都是通过流水号进行编码，其也有一套进销存系统。但是，其这套编码，后来核对存在一些问题。一是有一物多码的情况存在，这主要是因为在建立物料编码时，很多人不知道编码的具体含义，查询不到某种物料时，就以为系统里没有这个物料，就重新建，这就导致了物料编码的重复。二是有新人进入公司时，要一段很厂时间的适应期，才能通过编码进行查询，而更多的时候，都是通过规格等字段进行查询。这就失去了物料编码的意义。

　　更糟糕的是，在ERP实施时，他们不听顾问的建议，对物料进行重新编码；而认为重新编码要花费太多的时间跟精力，没有人愿意做这件事情，宁可让这些错误存在，也不愿意花力气去重新整理。

　　当这套编码原封不动的用到ERP系统中后，结果就可以遇见了。最后没办法，只好全部返工，重新修改了编码原则，并按新的编码原则对物料进行编码。