办公自动化的问题与机遇

yukyxu · 发表于 2008-9-27 10:59:15

一．引言
　　在我国，办公自动化的研究和实践，经过了一段时间的沉寂，从最近几年开始呈现迅猛的发展势头，尤其是Lotus Notes的流行和政府上网工程的开展，是乎在一夜之间，办公自动化已经成了政府机关、工矿企业、公司、高等院校、研究机构等单位的必备工具。我们不能否认，计算机网络、通讯技术、多媒体技术的发展和广泛应用，Internet深入社会的各个角落，正在彻底改变人们传统的生活、工作观念，使以计算机网络为基础、协同工作为目标的办公自动化又有了发展契机，出现了许多适应办公自动化的应用和开发平台。
二．办公自动化发展现状
1．办公自动化发展现状
　　众所周知，办公自动化并不是一个陌生的名词，这个术语由来已久，在计算机技术才开始普及的七十年代，办公自动化就成了人们一直关心的议题，其应用和市场前景令许多的计算机公司纷纷推出了自己的办公产品，办公自动化产品开始出现在用户的桌面上，似乎“无纸化办公”的时代呼之即来。但是，很多年过去了，办公自动化及其软件并没有象我们期望的那样普及，给厂商带来可观的利润，相反，当前大多数用户的办公自动化应用仍然停留在早期的水平，仍然是文字处理加简单的表单打印。渐渐地，大家不怎么提“办公自动化”这个词了，软件厂商也很少用它作自己产品的名字。难道办公自动化已经穷途末路了吗？
　　多年以来，办公自动化的发展没有取得预期的成就，既有外部客观条件的不成熟，也有我们在办公自动化概念方面的误区。首先，应用办公自动化产品的多数用户单位的计算机基础设施建设尚不完善，仅仅依靠独立的个人计算机完成简单的文字处理和表格处理，或者利用网络进行简单的邮件交换，这并不能大幅度提高用户的工作效率。其次，开发的软件功能过于单一，长期以来成熟的办公自动化软件产品还主要是以文字、表格处理为主，没有将用户其他方面，尤其是其业务处理的需求结合在办公自动化系统中，一些新的技术设备，如扫描仪、数码相机、射像机等，普遍用于办公过程中。第三，用户在计算机应用方面的基础不高，积极性不够，也是制约办公自动化普及的重要原因之一。第四，对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区，过于片面强调办公过程的自动化，如前一时期非常盛行的“无纸化办公”，使办公自动化产品出现了偏差，总在幻想办公过程的智能化，偏离了用户的实际需求。事实上，办公并不需要自动化，办公也无法自动化，“无纸化办公”只能是一种理想。
2．办公自动化的新观念
　　长天控股有限公司的肖波先生对办公自动化提出了一个反传统的观念，他认为：办公不应该自动化，而且也不可能自动化，现在的办公已经不再是简单的文件处理，不再是行政事务，其目的是达到一个企业或者单位的某个最终目标，而为了达到这个目标不是靠自动化的手段就能够保证的，更多的是靠一些管理的思想和方法。因此，办公即不能自动化，也无法自动化，更无须自动化。就是说OA不应该是传统的Office Automation（办公自动化），而应该是Office Administration（办公管理）。办公实际上是一个管理的过程，管理的核心是人而不是计算机，所以真正提高办公效率不能完全依靠自动化，而是应该提高人的主观能动性。
　　在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通（Communication）、协调（Cooperation）和控制（Control），即所谓的3C概念。沟通是工作人员之间合作的基础，无论是日常的事务处理，还是一个决策过程，往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持，沟通就能够实现工作人员之间的交流，使彼此掌握的信息能够共享。协调则是为了保证各项工作的顺利开展和冲突解决，尤其是多个部门、多个工作人员参与和决策的工作，协调就犹为重要。控制则体现了领导与被领导之间的关系，是一个决策能够贯彻落实的保证。在传统的办公自动化思想中，要完成一项具体的工作，必须知道这项工作的全部流程（工作步骤），然后用信息技术把办公过程电子化、数字化。而按新的想法，办公仅仅需要计算机在沟通、协调和控制这三个环节上提供辅助手段。
3．办公自动化的发展契机
计算机技术尤其使网络技术、通讯技术、数据库技术、多媒体技术、虚拟现实技术等的飞速发展和应用，使办公自动化的发展又呈现出新的景象。
(1) 计算机网络技术的成熟与普及，使得许多单位建立了自己的局域网和广域网，并与Internet相连，形成了完善的信息流转通路。
(2) 经过多年的不泄努力，建立了许多以数据库为基础的应用，积累了大量宝贵的信息资源，锻炼和培养了一批信息技术开发应用人员，整个工作人员使用计算机的能力和积极性都有了很大提高。
(3) 以Microsoft Office、Microsoft Outlook、Lotus Notes为代表办公软件的完善，使办公过程中公文的流转得以顺利实现，同时多媒体、数字签名等技术的应用，又使电子公文能得到普遍认可，初步解决了电子文档的法律问题。
(4) 在新世纪带来之际，我国“政府上网”工程的开展，极大地调动了政府机关、企业公司信息化建设的积极性，为办公自动化带来了新的发展契机。
三．实施办公自动化存在的一些问题
　　办公自动化不同于简单的自动化设备，各种办公自动化软件的成功应用，需要多方面的支持。目前困扰办公自动化的应用主要有如下一些问题：
⑴ 系统的安全难以令人满意
　　自从第一台计算机诞生以来，安全就成了阻碍计算机应用的一个重要因素，尤其是在网络时代，Internet的深入同时也意味着外部窥探的到来，对于办公系统，由于传输、处理、存储的信息具有很高的价值和保密性，将成为黑客和计算机病毒攻击的目标，直接与Internet相连的办公系统的信息安全难以保障。为保证网络系统的安全，一般单位采用的安全措施主要有：
o 直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限控制和管理；
o 在网络内的桌面工作站上安全防病毒软件；
o 在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备；
o 对重要信息的传输采用密技术。
　　对于处理秘密、机密甚至绝密信息的办公系统而言，这些安全措施远远不足，系统还很容易遭到黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被截取、篡改，因此，多数的办公系统需要建立自己独立的内部网络系统（Intranet），并在物理上与外部网络世界隔离。
⑵ 与办公自动化相适应的规章制度不健全
　　办公自动化不同与一般的管理软件，它处理的电子化公文存在法律效力的问题，目前国内尚无这方面的立法作出适当的规定。同时，办公自动化也需要建立和完善各种规章制度，保证办公系统的正确运行，使工作人员能接受和使用软件。在运用软件的管理过程中，必须有一种制度对人为的方式进行管理，。如果有关的人员不把数据录入进去，或者录入的数据不正确，那么运用什么软件也没有办法。
⑶ 自动化与手工操作的矛盾
　　办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工公文处理方式已经运行几十年了，有一套完善的制度和行之有效的方法，机关工作人员也习惯了这种公文处理模式，要一下子改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理，确实会在一部分领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪，妨碍办公管理系统的应用。因此，做好宣传工作，转变观念，统一认识，是推行办公自动化的必要条件。
⑷ 需要领导的重视和工作人员的支持
　　在目前形式下，应当对机关和企业办公自动化负全责的CIO（信息中心主任）还没有真正获得应有的权力和信任，既要面对单位“一把手”的直接指导，又要面临基层部门来自传统的阻力，因此，办公自动化的实施必须取得领导的重视和支持，否则，采取“用得好就用，用得不好就算了”的态度，那么办公自动化永远只能是摆设。
⑸ 慎重选择适合自身条件的设备、软件和服务厂商
　　管理软件都有一个适用性，不同的单位都自己的特殊之处，适用于其他单位不一定就适合自己。因此，在实施办公自动化之初，先对单位需求进行分析和设计，对各种系统进行咨询和考察，选择与单位条件相适应的体系结构、设备和软件系统，选择能及时提供服务支持的厂商，要从根本上解决服务的保证问题，尽可能使服务本地化，否则越来越高的服务费将成为单位的一个负担。
四．办公自动化系统实现的基本功能
　　我们现在谈论的办公自动化，实际上只能称之为办公管理信息系统或办公管理系统，远远未能达到自动化的程度，还需要人工的大量参与和干涉。事实上，在办公过程中，存在着许多的工作流程，而且每项工作都有自己相对固定和规范的办理过程，尤其在政府机关中，各种批件、办件、文件、资料、报告的处理都有一定规章制度和环节，有专门支持和推动公文在组织系统中流转的机制、部门和人员，但是，在工作中由于领导的批示改变了一个公文的既定流程，使预定的工作流程发生了变化，公文的全自动化流转变得十分困难，而且也不容易现实。
　　目前，办公自动化系统更多地承担了一个信息通道的责任，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制，建立协同工作的环境，为用户办公提供一个自动化工具。简单说来，即用户应当能够通过办公自动化系统了解自己要做的事情、上级交办的事情、需要交给别人做的事情、需要与别人合作的事情、自己需要的信息以及与别人共享的信息。因此，办公自动化系统首先要解决的是用户之间的沟通和信息共享问题。
　　办公自动化系统必须是基于计算机网络和数据库支持的，一个单位需要开展办公自动化应用，必须建立自己的计算机网络系统。当然，完全利用Internet技术也是可以实现办公自动化的，但是，如果没有自己的计算机网络系统，完全依赖于Internet，将会增加大量的通讯费用，安全也成为重大隐患。目前，企业建立自己的计算机局域网是很现实和经济的，同时也提供与Internet的连接，使内部办公与Internet网上办公同时进行。
　　目前，办公自动化系统的软件可以采用C/S（Client/Server，客户/服务器）、B/S/D（Browser/Server/Database，浏览器/服务器/数据库）或者二者的混合体系结构。其基本功能大致有：
公文管理包括公文的收发、起草、传阅、批办、签批、催办、会签、下发、归档、查询、统计等基本功能，初步实现公文处理的网络化、自动化和无纸化。
会议管理包括会议计划、日程、通知、组织、纪要、归档、查询、统计等功能和会议室管理功能，使会议通知、协调、安排都能在网络环境下实现。
公共信息管理包括各种通知、汇报材料、电子刊物、大事记、电子公告等。
部门事务处理包括部门值班、休假安排、工作计划、工作总结、部门活动等。
个人办公管理包括通讯录、日程、个人物品等。
领导日程管理包括为领导提供的日程、活动等。
文档资料管理包括文档资料的立卷、借阅、统计等。
人员/权限管理包括人员的权限、角色、口令、授权等。
　
五．结束语
　　目前，办公完全自动化是不现实的，也是不可能实现的，必须有一个清醒的认识，即在办公过程中引入计算机管理，推动办公信息的电子化却势在必行，不断引进新设备、新技术、新方法、新手段，努力提高办公过程的自动化程度，提高个人办公的效率和管理工作的水平。