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企业项目管理软件选型指南

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发表于 2019-4-16 13:57:52 | 显示全部楼层 |阅读模式
项目管理软件将取代OA,成为企业管理基础业务平台,这是大势所趋。

OA,即办公自动化系统,其使命是将手工的日常行政工作搬到软件上实现,主要为金字塔型组织单位解决无纸化和自动化办公问题,而数据的积累和使用处于次要位置。

随着信息化和社会整体管理能力的提升,实现量化管理和精细化管理将成为企业获取竞争优势的必要前提,量化和精细化的基础是数据,因此数据将成为企业的关键资源和核心竞争力,很多管理工作脱离了数据根本无法开展,譬如资源分析、绩效管理、项目预测、过程度量和优化等等。

项目管理理念最早兴起于单个项目的管理,并逐步发展为一门完整的学科领域,其理论、方法和工具也在不断的演化和完善。项目管理理念的核心是数据以及基于数据的度量和控制,这正契合了当前企业管理的需求,而信息化能力的快速提升也使得整个企业实施项目化管理成为了可能。

在此背景下,项目管理软件得到了飞速发展,从之前的专项辅助工具逐渐走向了通用化和集成化,在沟通、流程和对矩阵式组织架构的支持方面也快速提高,不断向企业管理基础平台方向演化,国内比较典型的是统御至诚的oKit项目管理软件。

最终项目管理软件将实现企业管理的全程记录和量化,形成企业内部大数据。基于大数据理论和工具,项目管理软件将为企业管理提供面支持和推进,成为企业管理的基础业务平台。

目前,项目管理概念不是很统一,这也造成了项目管理软件的定位差异。有些是用于计划管理的,如微软的Project,有些是用于问题跟踪的,如Jira,有些是用于工程项目管理的,如甲骨文的P6。但实现对企业项目化管理的支持,项目管理软件需要具备以下基础能力:



一、 能够以项目为核心,结构化记录全过程数据。

彼 得德鲁克说过,“不能度量就无法管理”,度量依托数据,因此数据是管理的基础,没有数据就谈不上积累、监控、统计、分析、评价和持续改进。但不是所有的数 据都能作为管理的基础,用作管理基础的数据必须是真实的、及时的、完整的、结构化的,补录的数据、片段的数据、伪造的数据、不易使用的数据不但无法用于管 理,还可能带来负面影响。

作 为一个管理系统,积累数据的最好方式是融入到每个使用人员的业务中,在使用过程中形成自然的数据积累,既不增加用户负担,又能获得有效数据。因此,项目管 理软件需要具备足够的支撑能力和易用性,不仅为整个组织的项目管理及相关工作提供支持,还能为每个使用它的人提供工作上的帮助,而不是负担。

项目数据应该包含但不限于项目的基本属性、状态、进度、问题、缺陷、计划、任务、成果、需求、沟通、团队、预算、支出、风险、报告等等,不仅是静态数据,还应包含中间过程数据。项目管理软件需要具备结构化存储以上数据的能力。



二、 支持矩阵式管理模式,信息能够在多维度间流动。

资源部门和项目线交叉是一种高效的管理模式,但这种管理模式也会带来管理上的挑战,应对挑战的前提是信息能够在多个维度快速共享和有序流动,作为企业基础业务平台的项目管理软件需要提供这种支撑,全面支持矩阵式管理模式。

信息主要来源于项目,但项目办公室(PMO)、资源部门以及支援部门也都会产生信息,信息要能够按需受控的在各维度流动和呈现,这包括但不限于项目内部、PMO、资源部门、主管领导、支援部门等。项目管理软件需要承担起信息的收集、汇总、控制、分发和展现职责。

同时系统的权限机制要提供对矩阵式管理模式的全面支持,从功能和数据两个维度进行有效控制。



三、 能够以流程来驱动业务,确保每项业务的有序和每个环节的质量。

流程是企业管理的骨架,没有必要流程支撑,管理会陷入混乱。企业管理中,各类项目的多头并进将是一种常态。在达到一定量级后,如果保证每个项目能够有条不紊的开展是一种挑战,控制每个项目的质量也会变得非常困难。

主要的业务都要有明确的流程和规范,项目管理软件要能承担起流程驱动和规范业务的职责。通过提供灵活的可配置的工作流引擎来驱动每项业务有序的开展,并结合质量控制措施,如检查表来保证每个项目,每个环节的质量。

流程包括但不限于项目申报、立项、变更、跟踪和验收。



四、 能够进行高效协同,支持全面及时的沟通。

PMBOK中 建议项目经理要花75%以上时间在沟通上,可见沟通在项目中的重要性,没有沟通,就没有管理。项目沟通管理具有复杂和系统的特征,著名组织管理学家巴纳德 认为“沟通是把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。良好的项目沟通才能让项目干系人获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个 方面。

项目管理软件作为基础业务平台,应该努力增加确定的沟通,降低不确定的沟通;应该在组织、项目、任务三个层面提供方便的沟通和协作手段;应该提供灵活多样的高效的沟通手段,以提高沟通效率。

协同和沟通是项目最频繁的工作之一,系统的便利性会很大程度上影响人员沟通的意愿和质量,信息应该能够自动组织、按需呈现、主动通知、即时沟通,而不是需要用户自己去找信息,处理信息和通过邮件或社交工具非系统化的发送信息。



五、 能够进行方便的扩展,确保系统的长期适用性。

企 业组织的业务不可能一成不变。管理系统是为服务于组织管理的配套工具,随着业务的不断拓展以及企业管理水平的提升,对项目管理软件的要求也会随之调整和提 高。一旦上线后,管理系统使用越久,上面沉淀的数据越多,更换就越困难,成本就越高。因此项目管理软件需要具备良好的扩展能力,能够在有限成本的约束下尽 可能长时间的满足业务调整和管理提升带来的需求变化。

要 做到方便的可扩展,确保系统的长期适用性,项目管理软件需要做到以下几点:首先、系统必须是一个可控的开放式的系统,包括数据结构和源代码,数据能进能 出,具备良好的可集成性,以上是将来扩展的基础;其次、系统应该具备灵活可配置能力,包括标准、流程、报表、属性、权限甚至界面;最后、系统的架构必须合 理,为将来规模的扩展留有充分的余量。



六、 能够对各类信息提供灵活强大的图表展现和分析能力。

能 被人读取和使用的数据才称之为信息,而将数据以各类图例和报表展示是使用数据获取信息的最有效手段。每个项目都会涉及到大量的信息,包括项目基础信息、工 作过程记录、各类过程文件、项目日志、项目计划、以及各类报告,而图表能够非常直观的地将这些数据分析统计的结果表达出来,可以说,展现是数据转化成可用 信息的最后一步,因此,项目管理软件需要提供一种灵活的报表机制和强大的报表平台来从不同的维度呈现项目信息,通过报表平台对项目信息进行统计汇总分析, 并以各类图表的方式直观形象地呈现给为所有的项目干系人,为管理和沟通提供强有力的支持。



七、 提供高效查询和检索手段,降低信息使用门槛,提高信息利用率。

作为企业基础业务平台,项目管理软件将存储项目及相关业务的全过程数据,随着时间的推移,将变成一个组织内部大数据平台。数据是一种财富,特别是结构化的真实数据。通过数据的量化分析可以持续改进管理过程,通过数据的复用可以大大提高项目效率和质量。

在 海量数据中查找想要的相关数据没有查询和检索功能是不可想象的,因此项目管理软件需要具备两种能力,一是数据结构化存储,分门别类,井井有条,这在第一条 中已经说过。第二点就是必须提供快速高效的查询检索机制,包括按关键字查找和全文检索,类似于组织内部的百度,但不同于百度的是内部项目管理软件需要考虑 结果的权限控制,只有做到如此才能即有利于信息的使用又确保信息的安全可控。



八、 提供完善的知识管理能力,实现知识的沉淀和快速分享。

知 识不同于普通数据,是经过整理的有效的可以直接使用的数据。知识资产是一个组织最为重要的一部分资产,是知识经济时代组织赖以生存和发展的根本动力,知识 管理平台将成为组织成长的重要基石。项目需要一个完善的知识管理平台,以方便的使用和分享经验和知识,实现知识的快速流动和价值的倍增,提高知识积累和复 用程度,提高组织的生产效率。知识包括但不限于经验的总结、管理制度、标准规范、模板样例、常用软件、可复用数据等等。



九、 能够实现绩效考核,形成闭环,持续改进。

绩效是对项目、部门和单个人员指定段时间内的评价,是持续改进PDCA环中重要环节,绩效工作不到位,项目和组织管理过程就形不成完整的闭环,就无法做到持续改进和不断提高。

绩效评价要想达到预期效果必须坚持公平公正的基本原则,同时也需要考虑实施成本。依托客观数据的考核是最公平的,但考虑到人与人的协作贯穿项目始终,因此主观评价也应作为绩效的重要组成部分,做到量化的客观加360°主观考核是理想情况。

作为企业基础工作平台的项目管理软件,记录了项目及与项目相关的全过程数据,是实现量化客观考核的最佳实现平台。另外考虑到系统的沟通协同能力和报表处理能力,可以将360°主观考核一起纳入,做到客观加360°主观的方式对项目、部门和个人进行公平、公正的绩效考核。

企业项目管理软件考核还应该做到考核方面、考核维度以及权重可自定义,考核全程无纸化、统计报表自动化,并能够进行绩效对比分析和及时反馈。
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