大话ERP之采购价格异常的追踪与管理

Kingson

　　采购价格直接关系到企业的生产成本，所以，其是公司从上到下重点关注的内容之一。如何保证采购价格的准确，如何把采购成本降低到最低，采购价格出现异常情况如何处理等等问题，一直困扰在企业管理者的心中。

　　ERP系统急大家所急，对 采购成本进行了很好的管理与控制。今天，笔者结合ERP系统与企业的实际需求，给大家讲述一下ERP采购系统中，如何对采购价格的异常情况进行追踪处理。

　　一、实际管理中遇到的价格异常情况。

　　在实际管理中，关于采购价格的异常，无非是三种情况，一是溢价，即超过标准价格采购;二是低价，即低于标准价格采购;三是扣款，当供应商由于交期或者质量等原因，不符合企业的要求时，要进行扣款的惩罚。价格折扣等情况，是正常的采购业务，不属于采购异常的情况;而实际管理中，低价对于企业来说，是有好处的，所以，在实际管理中，也不会作为重点管理的对象。在工作中，管理者往往关注的是溢价与扣款的情况，他们想知道，采购员采购时，价格有没有超过标准价格，若超过了，有谁审核了;当遇到交期或者质量原因需要扣款时，扣款有没有得到有效执行，等等。

　　管理者除了担心以上问题外，还担心采购员进行采购时，选择的供应商是否得到公司的认可，有没有公司没有审核过的供应商，采购部门也在使用，这会给公司的产品带来质量的隐患。另外，当某个产品有多个供应商时，采购选择供应商的时候，有没有符合公司的相关规定，如价格优先、质量优先或者交期优先等原则。

　　二、ERP的解决方案。

　　1、关于溢价的控制。

　　如某个产品企业规定的标准价格为10元，采购员采购时，可以在上下1%的范围内进行采购，即，该产品下给供应商，最高的价格只能在11元，若超过这个价格，采购员是无权下采购单的。同时，用户要求，对于超过标准价格的采购，月底要进行相关的统计，管理者要分析，是标准价格定义的太低了，还是采购员没有积极跟供应商商谈价格，这也会使考核采购员业绩的一个标准。

　　ERP系统中，使通过采购价格表来进行控制。如，在采购价格表中，有采购上限率的控制。如上述的这个产品，其标准价格为10元，可以根据企业的要求，把上限率设置为1%。则采购员在下采购单时，可以跟供应商商谈价格，但是，价格又有限制，其最多只有一元的幅度，当价格为11.1元时，在下采购单时，系统中将无法审核。因为其价格受到上限的限制。

　　若需要供应商赶工等原因，价格确实需要比公司规定的最高价格还要高的话，如何处理呢?有两种处理方式，一是更改基础价格表的限制，这种方法一般不建议，毕竟这种情况时少数;还有一种方法就是通过多层次审核机制来完成。如在系统中可以进行设置，若没有超过企业规定的1%的范围的，可以由采购员直接审核定价;若超过了1%而不倒3%，可有采购经理决定;若超过了3%，则必须要总经理决定。通过如此设置，系统采购订单审核时，各个用户只有在自己的权限范围内进行审核，若超过采购价格的上限，其他人员都无法审核，只有通知具有相应权限的人员，决定后，才能审核。如此，层层上报的价格管理控制，可以最大限度的保证企业采购价格的准确性，保证企业采购资金的安全性。

　　在ERP系统中，除了单据上的控制，还提供了相关的报表，以供管理参考。如，系统提供了采购价格不同于标准价格、采购价格不等于供应商定价等报表，来帮助企业进行分析决策。采购价格不同于标准价格，顾名思义，就是采购单上的价格跟企业定的标准价格不一致，包括比他高或者低两种情况，企业在报表生成时，可以选择，两种情况都要或者只要高于标准价格的产品报表;而采购价格不等于供应商定价，是指某个产品公司跟供应商已经确定价格，但是，实际采购时，跟这个价格有差异的情况，此时，采购价格就不跟企业的标准价格对比，而是跟供应商商定的价格进行比较。在实际工作中，后者应用比前者要用的更加广泛，有些管理严格的企业，两者都要用。

　　2、关于扣款的控制。

　　有些企业对于扣款都有明确的限制。如每按交期交货时，超过几天罚多少的款，都有明确的限制;如发生质量原因时，扣多少款，要有质量部门根据给企业造成的损失来确定;再如，对于不良品可能要进行挑选，这挑选的费用，也要从货款中扣，如有公司规定，挑选不良品的初次费用为30元/小时，第二次再犯为60元每小时，等等。

　　这些该如何控制呢?由于这些扣款政策，在各个企业中，都是千奇百怪，无法统一。所以，作为套装软件的ERP，也无法进行统一的控制。其在扣款这方面，一般只提供了一些提醒的功能。扣款的具体金额要由相关人员手工统计，然后输入系统。

　　(1)超过交期的罚款。

　　当原材料入库，仓库人员开立入库单时，入库单审核时，系统会判断原材料进货日期是否超过采购单上规定的交期，若超过了，会触发相应的动作，如公司规定要扣款时，就会通知仓库人员，这笔原材料超过了采购规定的交期，要进行扣款。然后，仓库人员根据企业的相关政策和这笔材料实际延迟的天数，填写扣款申请单，经过采购审核后，这笔扣款会直接在这笔材料的应付帐款中扣掉。只是，到底该扣多少款，这要仓库人员手工计算，除非进行二次开发，否则，一般ERP没有管制到这么细的内容。

　　(2)质量不合格的产品。

　　当企业遇到不良品时，也需要对企业进行扣款等相应的处罚措施。若企业上了质量管理模块，在不良品退货等相关的单库，都有扣款相关字段，相关人员要根据不良品给企业造成的损失的基础上，进行手工的输入。一般ERP不会自动计算应该扣款的金额，而是要求用户根据自己的实际经验进行判断输入。若用户没有使用质量管理模块，则要通过财务的扣款单来进行扣款的处理。

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　　3、关于供应商的控制。

　　对于供应商的控制，主要包括两个方面，一是下采购单时，所使用的供应商企业相关部门有没有审核过;二是若某个产品有多个供应商，则在下单时，该如何选择供应商。而不同供应商价格可能不同，所以，这也是企业采购价格管理的范畴内。

　　(1)采购厂商不存在料件供应商控制。

　　企业在下采购单时，能否给没有经过企业审核，如验厂，下采购订单呢，这要企业根据实际情况进行判定。若企业不允许下采购单时，系统可以进行相关的设置。如在产品基本资料处，有一选项“不允许向不在产品供应商列表的供应商采购”，若选中的话，当采购员下采购单时，若系统判断，该供应商没有跟该产品关联的话，则不允许采购员审核采购单。如此，可以强行的限制，供应商未经过企业审核，不允许向其采购。

　　企业一般可以对于那些重要的材料，如对于质量要求比较高的原材料，可以进行如此的设置，而对于，质量要求不高的材料，如易耗品等，就不需要进行如此严格的限制。

　　同时，ERP还提供了相关的报表，进行日后的跟踪与处理，如采购厂商不存在料件供应商，可以给管理者统计相关的不正常信息。

　　(2)采购厂商为非主要厂商管理。

　　当某个材料有多个供应商时，采购员就要判断该下给那个供应商。一般在管理中，会设置一个默认供应商，只有当默认供应商无法满足企业的需求时，才会使用备选供应商。

　　ERP在这个方面控制，比较简单。一是权限上的控制，当采购员不选择默认供应商时，在系统中可以设置，这种情况下该由谁来审核，使采购员自己呢，还是采购经理。同时，在ERP系统中，也提供了相关的报表，作为日后控制使用，如采购厂商为非主要厂商报表，就会把每笔不是向默认供应商下的采购单都进行汇总。

　　而默认供应商的选择，就成为了企业管理的关键。一般企业出于不同的管理需要，有不同的选择规则，如对于质量要求不高的产品，就单从价格考虑，而对于质量要求比较高的企业，则按质量优先原则考虑。有时，还要根据供应商的交期等考虑，管理比较严格的话，会对供应商的历史交易进行统计分析，从质量、价格、合作程度等多种角度进行考量，最后选择一个供应商作为默认供应商。ERP系统通过供应商考核功能，来为用户进行默认供应商选择提供数据支持。