大话ERP之解决预收账款管理中的问题

Kingson

　　现一企业为了提高应收帐款的回收率，提高资金的安全性，经过高层领导的一致决定，准备对一些平时信用不好的客户，付款条件执行预收账款政策。根据客户的不同，按三个级别进行控制，一是出货前必须付清款项，也就是说，客户下订单时，不需预先付款，企业可以安排下订单，只要在出货前，付清货款即可;第二是在下订单时，就需要付清货款，即客户要付清货款后，企业才安排下订单安排采购部门采购和生产部门生产，没有付钱之前，不允许企业下销售订单给其他部门;第三是取前两者的中庸之道，即客户在下订单之时，同时要预先付一定比例的款项，如50%，剩下的款在出货之前付清即可。

　　企业现在预收款管理中遇到的问题：

　　1、审核困难。

　　销售经理在对销售订单审核时，要一一去查对客户的付款条件是不是预收款(当企业客户群比较庞大时，销售经理不可能记得每个客户的付款条件)，有时还要向财务部门确认款项有否收到，这一来二去，影响了订单下达的速度，人为的延长了订单下达的周期。正是由于管理麻烦，从业务员到销售经理，对预收款的管理，从心底里不喜欢。所以，最后效果也有限。

　　2、财务、销售、仓库几个部门之间信息流通不畅通。

　　如财务没有及时告知销售或者仓库客户款项是否收到，而要销售、仓库被动的去询问，经常客户已经付款给企业，而仓库认为还没收到钱，就迟迟不发货，从而引起客户投诉。有时候，销售人员跟客户关系好，客户好话说一句，业务员就睁一只眼、闭一只眼，能放过就放过，给企业的资金安全带来隐患。

　　ERP解决方案：

　　为了便于说明，笔者这里采用案例进行说明。

　　现企业有三客户，其预收款控制及定单资料如下：

　　客户A：预收款政策为先交钱后交货，即货款清后出货，其已下一300万的定单。

　　客户B：预收款政策为交钱后下定单，即货款清后再安排生产，其已下一500万的定单。

　　客户C：预收款政策为先交50%的订金后交货，，其已下一300万的定单。

　　在ERP的操作具体如下：

　　一、付款条件基本资料设置。

　　为了管理的方便，ERP把相关的付款条件都放在同一个地方进行设置和管理，这可以保证同一个付款条件被多个供应商或者客户使用。按照管理要求，再此处可以设置以上上个付款条件。选择预收款后，会出现一个相应的控制选项，一是预受款的控制点，是在销售订单级别上控制呢，还是在出货单级别进行控制;另一个是预收款的百分比，是50%又或是20%，企业根据自己情况设置，这里，我们先设置为50%。

　　二、客户级别设置，

　　在设置客户基本资料时，我们可以设置其付款条件。这里主要是选择我们刚才设置好的基本资料。同时，还有个控制选项，就是控制是否允许销售开单人员在开立销售定单时，改变收款政策。若允许，则销售人员在开销售定单时，还可以针对这张销售定单修改收款政策，若不允许，则销售定单上的收款政策不可修改。这个设置，主要是根据企业的需要，有些企业，到遇到客户的大额定单或者利润比较高的产品时，可能会相对的放松其收款政策。

　　三、销售定单的设置。

　　若在客户资料中设置，销售人员可以在销售定单处改变收款政策时，销售人员还可以在此处修改，否则，只能查看，不得修改。

　　再者，销售订单在审核时，会判断收款政策。当有客户B的销售订单时(其收款政策为货款结清后再下定单)，则销售人员在审核时，系统还会去判断，有没有这张销售定单的对应的收款单，若没有，则系统会发出警告信息，告诉操作员，此张单据还没有收到款，并拒绝审核。而没审核的销售定单，其他部门是看不到，而且也不能生成采购计划和生产计划，这就起到了控制的目的。而客户A与客户C我们都设置了出货级别的控制，所以，即使客户在下定单时，没有付货款，销售人员也可以审核销售定单，然后分发给其他部门进行相关作业。

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　　四、预收款的管理。

　　当销售人员或者财务部门收到客户的预付款后，在系统中，根据相关的销售定单生成预收款单。只有及时录入此单据，后续的操作才不会发生错误。同时，到后期的收入确认中，应收帐款还自动可以跟预收帐款进行对冲，所以单据都自动生成并且相互关联，可以保证企业资金的安全。

　　五、出货单控制。

　　若预收款政策设置在出货级别上控制时，出货单在审核时，也会进行相关控制。如客户A设置了付款后出货，则系统在出货单审核时，就会触发一个判断的动作，去判断该张销售定单的款在系统中有否确认过的收款单据，若没有，则系统会拒绝审核、并告知操作员操作失败的原因及解决措施。而客户C因为只需要在出货时，付50%的货款，则系统在审核时，若发现，其这张销售定单已经付了150万的款，则也允许其出货，否则，也会有类似的出错警告。

　　通过以上这一层层的控制，就可以把相关的预收款政策落到实处。系统流程跟实际制度相结合，可以最大限度的保证企业资金的安全。

　　ERP操作技巧：

　　1、从以上的分析中，我们可以看出，若财务部门的预收帐款不及时的录入系统的话，则后续的作业都将无法操作，应审核的销售定单可能无法审核，应出货的出货单可能无法审核，所以，可见，财务部门的操作的重要性。所以，销售部门跟财务部门要及时配合，若客户通知销售人员已经付款时，销售员要把这一信息及时告知财务，让其去查询是否收到款项(若财务不主动去查询的话，一般当天的收款要在第二天甚至更久企业才能收到银行的相关信息)，及时在系统中录入单据。

　　2、企业还要制定相关的管理制度与作业规范。如规定，销售定单没审核时，各个部门不能根据此安排生产计划与采购计划;当出货单没审核时，仓库人员不准出货或者保安没看到系统打印出来的出货单不能放行。相关制度落实到实处后，预收款流程才能落到实处。

　　3、基础资料的准确性。笔者已经在多篇文章中，强调基础资料的准确。在这个流程中，笔者再强调一次，基础资料的准确性问题。假如客户C的预收帐款的比例统计不准确，或者输入系统错误，系统计算出来的预收款为160万(按60%计算)，而实际是50%，客户也只付了150万。但是，在出货时，系统会认为客户款还没有足额支付，系统就会拒绝出货。此时，就会引起客户的投诉，企业各个部门之间，也会相互抱怨。所以，企业对于基础资料的准确性问题，要引起高度的重视。而不要等出现问题时，再进行相互的推委与攻击。一方面，数据收集人员，在收集相关的收款政策时，要准确;而系统数据维护人员，也要多长个心眼，数据输入系统后，多看几眼。

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