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大话ERP之解决预收账款管理中的问题

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发表于 2007-12-29 14:02:52 | 只看该作者 回帖奖励 |倒序浏览 |阅读模式
  现一企业为了提高应收帐款的回收率,提高资金的安全性,经过高层领导的一致决定,准备对一些平时信用不好的客户,付款条件执行预收账款政策。根据客户的不同,按三个级别进行控制,一是出货前必须付清款项,也就是说,客户下订单时,不需预先付款,企业可以安排下订单,只要在出货前,付清货款即可;第二是在下订单时,就需要付清货款,即客户要付清货款后,企业才安排下订单安排采购部门采购和生产部门生产,没有付钱之前,不允许企业下销售订单给其他部门;第三是取前两者的中庸之道,即客户在下订单之时,同时要预先付一定比例的款项,如50%,剩下的款在出货之前付清即可。

  企业现在预收款管理中遇到的问题:

  1、审核困难。

  销售经理在对销售订单审核时,要一一去查对客户的付款条件是不是预收款(当企业客户群比较庞大时,销售经理不可能记得每个客户的付款条件),有时还要向财务部门确认款项有否收到,这一来二去,影响了订单下达的速度,人为的延长了订单下达的周期。正是由于管理麻烦,从业务员到销售经理,对预收款的管理,从心底里不喜欢。所以,最后效果也有限。

  2、财务、销售、仓库几个部门之间信息流通不畅通。

  如财务没有及时告知销售或者仓库客户款项是否收到,而要销售、仓库被动的去询问,经常客户已经付款给企业,而仓库认为还没收到钱,就迟迟不发货,从而引起客户投诉。有时候,销售人员跟客户关系好,客户好话说一句,业务员就睁一只眼、闭一只眼,能放过就放过,给企业的资金安全带来隐患。

  ERP解决方案:

  为了便于说明,笔者这里采用案例进行说明。

  现企业有三客户,其预收款控制及定单资料如下:

  客户A:预收款政策为先交钱后交货,即货款清后出货,其已下一300万的定单。

  客户B:预收款政策为交钱后下定单,即货款清后再安排生产,其已下一500万的定单。

  客户C:预收款政策为先交50%的订金后交货,,其已下一300万的定单。

  在ERP的操作具体如下:

  一、付款条件基本资料设置。

  为了管理的方便,ERP把相关的付款条件都放在同一个地方进行设置和管理,这可以保证同一个付款条件被多个供应商或者客户使用。按照管理要求,再此处可以设置以上上个付款条件。选择预收款后,会出现一个相应的控制选项,一是预受款的控制点,是在销售订单级别上控制呢,还是在出货单级别进行控制;另一个是预收款的百分比,是50%又或是20%,企业根据自己情况设置,这里,我们先设置为50%。

  二、客户级别设置,

  在设置客户基本资料时,我们可以设置其付款条件。这里主要是选择我们刚才设置好的基本资料。同时,还有个控制选项,就是控制是否允许销售开单人员在开立销售定单时,改变收款政策。若允许,则销售人员在开销售定单时,还可以针对这张销售定单修改收款政策,若不允许,则销售定单上的收款政策不可修改。这个设置,主要是根据企业的需要,有些企业,到遇到客户的大额定单或者利润比较高的产品时,可能会相对的放松其收款政策。

  三、销售定单的设置。

  若在客户资料中设置,销售人员可以在销售定单处改变收款政策时,销售人员还可以在此处修改,否则,只能查看,不得修改。

  再者,销售订单在审核时,会判断收款政策。当有客户B的销售订单时(其收款政策为货款结清后再下定单),则销售人员在审核时,系统还会去判断,有没有这张销售定单的对应的收款单,若没有,则系统会发出警告信息,告诉操作员,此张单据还没有收到款,并拒绝审核。而没审核的销售定单,其他部门是看不到,而且也不能生成采购计划和生产计划,这就起到了控制的目的。而客户A与客户C我们都设置了出货级别的控制,所以,即使客户在下定单时,没有付货款,销售人员也可以审核销售定单,然后分发给其他部门进行相关作业。
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 楼主| 发表于 2007-12-29 14:03:07 | 只看该作者
  四、预收款的管理。

  当销售人员或者财务部门收到客户的预付款后,在系统中,根据相关的销售定单生成预收款单。只有及时录入此单据,后续的操作才不会发生错误。同时,到后期的收入确认中,应收帐款还自动可以跟预收帐款进行对冲,所以单据都自动生成并且相互关联,可以保证企业资金的安全。

  五、出货单控制。

  若预收款政策设置在出货级别上控制时,出货单在审核时,也会进行相关控制。如客户A设置了付款后出货,则系统在出货单审核时,就会触发一个判断的动作,去判断该张销售定单的款在系统中有否确认过的收款单据,若没有,则系统会拒绝审核、并告知操作员操作失败的原因及解决措施。而客户C因为只需要在出货时,付50%的货款,则系统在审核时,若发现,其这张销售定单已经付了150万的款,则也允许其出货,否则,也会有类似的出错警告。

  通过以上这一层层的控制,就可以把相关的预收款政策落到实处。系统流程跟实际制度相结合,可以最大限度的保证企业资金的安全。

  ERP操作技巧:

  1、从以上的分析中,我们可以看出,若财务部门的预收帐款不及时的录入系统的话,则后续的作业都将无法操作,应审核的销售定单可能无法审核,应出货的出货单可能无法审核,所以,可见,财务部门的操作的重要性。所以,销售部门跟财务部门要及时配合,若客户通知销售人员已经付款时,销售员要把这一信息及时告知财务,让其去查询是否收到款项(若财务不主动去查询的话,一般当天的收款要在第二天甚至更久企业才能收到银行的相关信息),及时在系统中录入单据。

  2、企业还要制定相关的管理制度与作业规范。如规定,销售定单没审核时,各个部门不能根据此安排生产计划与采购计划;当出货单没审核时,仓库人员不准出货或者保安没看到系统打印出来的出货单不能放行。相关制度落实到实处后,预收款流程才能落到实处。

  3、基础资料的准确性。笔者已经在多篇文章中,强调基础资料的准确。在这个流程中,笔者再强调一次,基础资料的准确性问题。假如客户C的预收帐款的比例统计不准确,或者输入系统错误,系统计算出来的预收款为160万(按60%计算),而实际是50%,客户也只付了150万。但是,在出货时,系统会认为客户款还没有足额支付,系统就会拒绝出货。此时,就会引起客户的投诉,企业各个部门之间,也会相互抱怨。所以,企业对于基础资料的准确性问题,要引起高度的重视。而不要等出现问题时,再进行相互的推委与攻击。一方面,数据收集人员,在收集相关的收款政策时,要准确;而系统数据维护人员,也要多长个心眼,数据输入系统后,多看几眼。
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发表于 2009-6-24 16:28:16 | 只看该作者
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