大话ERP之巧妙应对出货收款问题

Kingson

　　企业实际需求：

　　在ERP实施中，常规需求一般都比较容易满足，困难的是一些比较特殊的需求，如行业特殊需求、企业个性需求等，这些需求的解决思路，没有专门的管理者进行过总结。同时，因为有些需求存在违法的嫌疑，所以，很多软件公司也没有光明正大的推出。

　　如现在有一公司，就遇到了类似的问题。

　　该公司有一客户A，企业出货时，是把货送给A，但是，发票的台头，确是另一家公司B，这个给ERP管理造成了不少的麻烦。

　　因为销售定单、出货单上都是客户A的信息，而发票上、应收帐款上、收款单上及其相关的报表上，都要显示B客户的信息，这就有点麻烦。若在发票上，手动更改信息的话，则出货单跟发票及后续的单据就对应不起来，出货单上的自动结案功能也无法起作用，出货单也只能手工结案，不好管理。

　　客户为什么要这么做呢?可能是出于逃税的目的。但是，客户是上帝，其做法再怎么不合理，只要有利润，企业有钱赚，也只能配合客户，只要不会出大问题的话。所以，想要客户改变他们的做法，那是不可能的了。接下去，只有企业自己想方法解决这些问题了。

　　企业管理的障碍：

　　对于企业管理来说，问题主要出在信息的传递、连贯问题上。

　　如出货单上的信息跟发票上的信息不一致，如何根据出货单信息自动生成发票信息;如出货单跟应收帐款、收款单上信息不一致，如何知道该张销售定单什么时候收钱、有没有收到钱;对客户进行评级等，也无法对应相关的付款记录;相关的报表之间，数据也无法统一，等等。

　　ERP的解决之道：

　　ERP在解决这个问题时，走的是曲线救国的原理，简单的说，就是把这个两个客户当做总公司与分公司的关系，向分公司送货，向总公司收钱，这就把原本特殊的收款问题转化为正常的收款业务。

　　假设现在客户A下了一张100万的销售定单，其要求出货时，把货发给他，而收钱时，向另一公司B收款，发票也开给他。

　　接下来，笔者就根据这个例子，详细阐述一下，在ERP中是如何巧妙解决这个问题的。

　　第一步：基础资料的设置。

　　在客户基本信息中，把客户A设置成分公司，把公司B设置为总公司，然后，在客户资料A的设置中，选择向总公司收款，然后选择总公司B。如此，就完成基本资料的设置，在出货时，会把货出给客户A，而收款时，就会向客户B收款。

　　第二步：销售定单管理。

　　当接到客户A的销售定单时，用户开立销售定单，就以客户A的名义开，而不用管客户B的内容。即在销售定单上，使用的是客户A的信息。

　　第三步：出货管理。

　　在出货时，根据销售定单自动生成出货单，在出货单上带出的客户也是客户A的信息，而不是客户B的信息，跟客户B无关。像收货人、送货地址等内容，都是客户A的内容，而不是客户B的。

　　第四步：生成应收发票。

　　系统在生成应收发票时，可以根据出货单生成应收发票，可以一张出货单对应一张发票，也可以同一个客户的多张出货单对应一张发票，也可以一张出货单对应多张发票(有些企业发票最大金额有限制，故要分开开立发票。)

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　　在生成发票时，发票生成作业会自动判断，若发向出货单的客户，在基本信息设置时，设置为了向总公司收款时，发票上跟客户信息有关的内容，就会自动换为客户B的信息，如发票的台头，相关的联系人等等。不过，发票的金额、产品等等，不会更改。

　　第五步：后续的收款单等单据。

　　后续的收款单只要根据发票生成，就自动会沿袭发票单据上的内容，而不管销售定单的内容。所以，后续的单据上，体现的都是客户B的信息。

　　第六步：相关报表统计。

　　在相关的报表中，会出现两个客户的信息，客户A与客户A的信息。各个表单之间，看看虽然客户名字不一样，其实，其内在仍然有联系，系统会记录彼此之间的关系，所以，在相关的报表中，仍然会联系起来。

　　ERP经验总结：

　　1、这个功能基本上没有使用范围的限制，只要有相关的小需求，都可以通过这个功能来解决。笔者还遇到过一个客户，更加奇怪。如客户A下定单时，要求我们出货出给B，而向公司C收款，这些类似的问题，都可以通过这个方式解决。

　　2、ERP系统中，除了这个解决方式外，还有另外一种解决方法，就是通过地址的不同功用来实现这个需求。如客户A下了一张100万的销售定单，其要求出货时，把货发给他，而收钱时，向另一公司B收款，发票也开给他。此时，在客户B的信息相关设置中，把出货地址写成客户A的地址与联系人，而发票地址则写成客户B的信息。如此，在发货单上，显示的是客户A的地址，而其他单句上，显示的的都是客户B的信息。这主要是把客户A当作了客户B的一个部门，而不是一个公司。所以，在定单等相关单据上，显示的都会是客户B的内容。这种方法跟以上的方法优点就是简单，容易实现;缺点就是无法反映真实的情况，如想统计客户A到底有多少定单时，就会遇到麻烦。只好统计客户B的定单量。但是，万一客户B也在向公司下定单呢?那就无法统计了。

　　注意，用这种方法时，不能把客户A与客户B的关系颠倒过来，即在客户A的信息设置中，把出货地址写成自己的地址与联系人，而把发票地址写成客户B的信息。如此的话，若跟发票系统结合，开发票时，发票台头仍然是客户A的信息，只是地址变为了客户B的信息。如此，张冠李戴，反而是乱上添乱。

　　3、企业可能会面临法律的风险。现在企业每年都要接受一次税务机关的稽核，在此过程中，有可能出现问题。若让税务机关查到，虽然说，企业自己并没有偷税漏税，但是帮助其他企业偷税漏税。笔者不是法律专家，不知道这么做企业会不会收到相应的处罚。但是，现在由于ERP的普及，很多税务机关稽核时，也会查看系统数据，而不光光看企业的手工帐本。为此，企业应该先想好应对之策，以防不时之需。

　　俗话说，道高一尺，魔高一丈。从这个需求中我们可以看出，其实很多所谓的企业个性化需求，我们只需要稍微转个弯，换一个角度，思考问题，都可以在系统中找到类似的解决方案，通过曲线救国。而不需要事事开个案，如此浪费钱是小事，耽误了项目的实施进度，甚至是影响了系统的稳定性，那是得不偿失了。

　　所以，无论是用户还是顾问，当遇到ERP软件不能满足的需求时，要考虑能否换种方法来解决，而不要钻牛角尖，抓着一根绳子不放手。要知道条条道路通罗马，问题不会只有一种解决方式。只要试过各种方法，ERP软件实在无法满足企业个性化需求，而企业又认为这个“个性”非要不可时，才考虑进行二次开发。如此，才是聪明人的做法。