大话ERP之物料请购作业不能一刀切

Kingson

　　请购作业根据不同的情况，可以分为两种情况，一是有来源单据的，如根据MRP计划自动生成请购单，或者根据库存补货点自动生成请购单，又或者根据销售订单生成请购单等等，这些单据有个特点，就是都有前置单据;另一种是没有来源单据，如不包含在物料清单表中的物料请购，超额材料的请购等等，这些请购单没有前置单据，所以，控制比较困难。

　　ERP运行比较稳定后，我们一般会要求请购单必须有前置单据，这有利于控制请购的材料与数量的准确性。但是，有时候我们请购作业也不能一刀切，在一些特定的情况下，两种情况下的请购作业都必须同时存在。

　　一般以下这些情况，需要没有前置单据的请购单存在。

　　一、超额用料的额外需求。

　　使用情形：

　　如某个公司的生产是按单生产，即使按销售定单来安排生产计划，采购是，也是按生产定单的需要量而进行采购。某张生产定单的需要用到某个零件100个，损耗为5个，若按MRP计划生成的请购数量则为105个。但是，在实际生产过程中，由于生产工艺的错误，导致材料是损失了30个。则，此时为了顺利完成这张生产定单，而仓库又没有多余的库存，企业就要重新采购30个零件。此时，根据谁需要，谁申请的原则，生产部门就需要手工开立一张请购单，请购30个这种零件。

　　请购部门：

　　请购部门最好为生产部门，而不是其他部门。一是因为生产部门知道是什么原因需要这额外请购，及请购的是什么材料，需要多少数量，及材料的交期等数据，而其他部门对于这些信息，了解的都没有生产部门这么全面;二是若有生产部门开请购单的话，在统计时，只要查询一下生产部门开了多了手工的请购单，就可以知道有多少的超额请购及发生的原因，这对于控制超额请购非常有帮助，不用用户再手工的去统计与核对。

　　注意事项：

　　为了便于统计，在请购单上，最好能够注明请购的原因及对应的生产定单或者销售定单，这有利于后续的稽核，看到请购单就知道这笔超额的材料是用在哪一张定单上的。

　　二、不包括在物料清单中的材料。

　　使用情形：

　　有些材料因为其价值小或者用量少的原因，企业为了物料管理的方便，不放入物料清单中或者在MRP计划是，不考虑这个材料的需求量。如那种包装胶带，其就不适合放在物料清单中，或者那种机械生产中，要用到的润滑油，从成本角度考虑，虽然可以放到物料清单中，但是，在考虑物料需求计划时，则没必要考虑他的需求。不然维护请购单会非常的麻烦。如某个产品在生产过程中，每个产品可能需要用到0.01可的润滑油，1000个产品也就10可润滑油，而我们采购时，不可能10克为单位进行采购。遇到这些小额用量的材料，可能其价值比较大，成本比较高，不得不放入物料清单中，以利于产品成本的计算。但是，在考虑物料计划时，则没有必要计算进去。遇到这种情况，就要根据生产计划，手工请购。

　　请购部门：

　　最好为仓库部门。因为这些材料大部分是共用材料，而且，一般企业都会设置最低安全库存。当库存存货低于这个数量时，仓库部门就要负责请购。而这些材料到底有多少库存时，只有仓库最清楚。

　　有时候，会遇到一些大额的生产定单，这些类型的材料有可能需求量会大增。此时，为了请购部门的统一，为了后续跟踪、统计的方便，生产部门最好通知仓库部门，让仓库负责请购。

　　注意事项：

　　其实这些材料，最好能通过安全库存来进行管理，让系统在材料可用库存底于安全库存时，自动报警并请购。若企业没有安全库存管理的经验，则只好通过手工来管理，并由仓库部门开立手工的请购单。

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　　三、产品研发需要的材料。

　　使用情形：

　　研发部门有时候需要自己开发一些产品，但是，在产品开发之前，一般没有物料清单，也就不能根据物料清单生成物料请购单了。此时，研发部门要根据自己产品研发的情况，填写请购单，请购材料。有些管理严格的企业，在产品研发时，要设立工程BOM ，此时，也可以根据工程BOM来请购。

　　请购部门：

　　一般为研发部门。此时，研究部门要预计材料的需要量，然后开单进行请购。

　　注意事项：

　　由于这些产品是否投产还不一定，而且，可能会用到一些新材料，而这些新材料都没有编码。因为产品还不确定，所以，对这些物料进行编码有时候也不是很需要。针对这种情况，我的做法是编写一些虚拟的通用编码，如AAAAA，BBBBB等，遇到这些类型的材料，就用这些编码，只是在描述等字段写明材料的具体规格。当后续产品要进行正式投产，需要编制BOM时，再对这些材料进行重新编码;当产品开发失败，不需要这些材料时，在把这些编码去掉。如此做，我认为，材料管理一般不会产生混乱。

　　有些企业，产品研发是少数情况，或者材料直接向供应商要，不涉及到企业资金时，也可以不通过系统进行管理。

　　四、非正常需求之外的一些特殊需求。

　　使用情形：

　　在实际生产过程中，还会遇到一些比较特殊的情况。如：

　　1、直接外购成品。客户下定单的产品，企业自己并不生产，而是直接向供应商采购，企业在中间赚个差价。这种情况，若通过MRP计划来进行采购，就有点大材小用，还不如销售部门直接开一张请购单，来的方便。

　　2、客供品的处理。有时候，企业在生产产品时，需要客户提供一些材料，如客户的商标等等。这种情况，有人喜欢把他放入物料清单中进行管理，有的不喜欢。若用户不喜欢放入BOM管理的话，则销售部门要及时开立请购单，让采购负责这些材料的跟踪，以防止需要时，才发现这些客供品还没有到企业，影响生产计划，甚至影响产品的交期。

　　注意事项：

　　其实这些需求，若涉及到的金额比较少的话，根据重要性原则，可以不放入系统进行管理。但若金额比较大，或者这些材料比较重要，缺少的话，会严重影响生产计划时，可以考虑放入系统进行管理。在系统进行管理时，要注意一个原则，即统一。也就是说，用户不能朝三暮四，一会儿心血来潮，想通过系统管理，心情不好的时候，又不想用系统来管控。这是不行的。

　　以上这些情况，在企业生产管理中，或多或少都是存在的。要如何进行管理，是否需要通过系统来管理控制，也是仁者见仁，智者见智，没有统一的说法。最重要的是，符合企业自己的实际情况。

　　到底是否要进入系统管理，可以从如下几个因素考虑：

　　1、是这些情况发生的频率，若发生的频率比较高的话，则最好考虑放如系统进行管理，以防止认为的疏忽，而漏掉这些材料的跟踪。

　　2、所涉及到材料的价值。有些材料的价值比较高，此时，最好能够放入到系统进行管理，如此，能够相对保证这些材料的安全，库存金额也比较准确。

　　总之，请购作业不能一刀切，企业要根据自己的情况，在顾问的帮助下，进行一些尝试，然后才能选择一个相对优秀的方案。