什么才是真正意义上的OA

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办公自动化(OA)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。　　一、OA的发展历程
    根据办公自动化的所基于的平台范围，其发展经历了如下几个时期：
　　1．个人办公时期：起步较慢，是计算机诞生初期，个人利用计算机代替此前手工操作完成办公事务，此时期没有使用互联网，只是使用MS Office系列、WPS系列单机版应用软件进行文字处理、排版、数据处理、查询等，以提高个人办公效率。  
　　2．局域网络时期：已经建立了企业内的Intranet网络，即局域网，企业内部员工通过电子邮件交流信息，查询相关数据、实行文件共享，在统一的企业信息平台（局域网）上实现对公文、销售、人事、资产、客户、采购等，实现了有限的协同处理，但没有好的应用系统支持协同工作，网络大多处在闲置状态，企业投资产生的效益不明显。
　　3．互联网络时期：建立了企业的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。这个时期是OA的迅猛发展时期，也指明了OA的未来发展方向。
　　办公自动化已经成为业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。但怎样的OA才是适合自己企业，为自己的企业量身定做呢？怎样的OA才是真正意义上的OA？
　　二、真正的OA应具三个特征
　　1、OA应是企业内部信息的集成
　　一个企业内的所有信息，都应该集成到办公自动化系统当中，根据不同的层次的角色，授予相应的登录使用权限。
　　对于普通员工而言，OA是事务/业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，是员工级信息量的集成，是细化了的具体业务信息的有机整体，是基础的原始数据的整合，能够使员工准确、高效、愉快地工作。
　　对于中层管理者而言，OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。
　　对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。OA运用科学的数学模型，结合企业内部／外部的信息为条件，是所有数据汇总后的分析归纳，为企业领导提供决策参考和依据。
　　2、OA应是基于互联网平台
　　由于以往的OA是基于局域网的，公司员工只有上班时间才能充分享受办公自动化的好处，企业管理者出差在外的时间多，对企业的管理常常就会出现真空状态，无法有效地对企业进行有效的动态掌控。只有基互联网平台的OA才能让信息的传输畅通无阻，才能打破时空的限制，实现真意义上的办公自动化。
　　在企业内的所有信息集成在一起的前提下，把办公自动化搬到Internet上，在目前互联网高度发达、普及的情况下，让企业的所有员工和管理者都能随时随地的访问、使用企业的OA，等于把企业的办公室安家到网上，这样就为企业管理提供了非常便捷的空间和环境。国内著名的软件工程专家张友生博士表示，在信息变化非常快的当今，特别是商务信息瞬息万变的情况下，基于互联网的OA，就能为企业管理者根据市场信息的变化迅速作出正确的判断和决策，为企业的发展、运营提供良好的平台。因此，企业投资办公自动化所带来的效益就会相当突出。
　　3、OA应是定制与开放的有机统一
　　定制即指OA应具有个性化，一个适宜好用的OA，如招生考试部门的OA，除必须具备报名、体检、考试、录取等内容的网上打印、查询、评卷、修改等功能外，根据目前的发展要求，这个OA还必须具备网上阅卷的功能，而这个功能就是招生考试部门所独有的，如果不采取定制方法是无法达到要求的。OA还应该是开放性的，企业自己可以根据各自不同的特点，象自定义工具栏一样，能简便快捷地规划设计适合自己的OA系统，真正做到量身定做的要求，达到定制与开放的有机统一。

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冷眼看中国国内OA市场，笔者发现国内从事OA事业的软件机构，大牌企业不泛其数，如联想、神州数码、金蝶、用友、中软、东软等等，但国内一流的OA厂商，并非是这些大牌企业的OA产品，无论是客户规模，市场影响力等这些公司的产品都不能算是一流的，论其技术能力，团队精英数量，品牌能力都具非常明显的优势，产品也有一定的用户群体，为何OA强者不属于他们呢？
　　笔者单位北京百年创业技术有限公司的研发团队，依据多年对OA的认识和理解，发现在相同技术实力和产品设计模式环节下，决定OA价值的根本因素在于服务，有序、有谋、有力的专业服务，才能助力OA体现价值，简单的调研，实施，培训是服务的核心项目之一，但不是服务的全部。OA的服务必须是用管理的思维，量身规划、制定服务方案，从信息化管理发展的高度，落实出有利于用户推广使用方法，立体性地为用户服务。切实有效的服务，是发挥OA魅力的关键元素。
　　管理的思维，是指做OA服务前，必须全方面调研了解应用单位的管理架构、管理机制，懂得和掌握应用单位的管理习惯，与决策层、管理层充分沟通是做服务工作的关键步骤。不能有效与决策层或管理层完成详实的沟通工作，是很多OA厂商完成不好OA服务工作的接入点，第一步不能安全走下来，后面的工作就存在很多隐点，再好的软件产品，丢失了服务前的思维认识，就意味打分起点基数非常低，得不到高分，自然难成一流的软件产品。
　　量身规划、制定服务方案，是指即使再好的OA软件实施人员，也不可简单搬移其他服务项目上的模板，为新的应用机构服务，而应该基于对新应用机构的分析，结合其行业规范，持续深入沟通，调动最广泛人员参与进来，从吻合机构企业文化的角度，量身为应用单位设计处服务过程的方案，因人，因环境，因知识结构，因特殊制度，组合自身的项目经验能力，为新应用机构服务。原有项目经验是成就项目的基础，但不可以作为主要因素，创意服务，个性服务，是制定服务方案的主要指标。
　　信息化管理发展的高度，是指做OA服务，不能因只满足当时需求，而不考虑用户未来需求，未来短时间内，阻碍用户的使用。无法满足用户发展的需要，是很多OA软件提供机构，为解决而解决问题的一种普遍做法，信息化管理需要统筹运握，考虑未来一定时期应用软件单位发展需求，是做OA服务必须持握的高度。
　　落实出有利于用户推广使用方法，是指基于管理思维，细化和管制服务过程，过程的监控，才能确保服务质量，应用项目管理的阶段目标管理思想，实化出具体的方式方法，规范性的操作，服务结果就在控制之中。
　　北京百年创业技术有限公司，一直强调以上内容，认可服务决定OA价值。

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