五大策略 顺利构建协同办公系统

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协同办公系统不象其它业务系统(如财务系统、ERP系统)在单位经营中那么紧要，协同办公软件所涉及到的流程也不如其它业务系统流程处理那么规范，所以在项目推广应用过程中，可能会出现各种不同的声音，如觉得实施办公系统意义不大，不能带来实际的效益。不同声音多了，领导便会产生疑惑，信息负责人也会面临很大的压力，项目便面临失败的可能。因此，在进行办公自动化系统项目建设时，切莫轻视系统实施重要性，任何一处环节出了问题，都会造成整条链的断裂。下面是笔者经历OA协同软件上百家典型OA项目实施案例总结的实施策略：　　1、单位领导牵头推广
　　如果单位领导带头坚持使用，那么系统会迅速、切实地应用起来;如果领导不使用，那么无论信息部门如何努力也难推广。OA毕竟是“一把手工程”。尤其是一些领导，由于年龄关系，对电脑敬而远之，所以有些领导对信息化比较抵触，现在一些OA厂商考虑到这种实际情况，在OA中做了一些便利的方法。一般来说，领导使用OA最重要功能是审批，OA厂商把一些领导常用的审批用语通过管理员录入到OA中，领导只要轻点鼠标即可进行审批，而且可与手写版配合使用，领导用手写版直接审批意见。这样一些人性化的措施，大大降低了一些领导对OA的抵触心里。
　　2、系统实施要分步实施、从易到难，忌贪一步到位
　　一般单位都觉得，既然付了这么多钱，那便多要些东西，所以系统功能要求得比较多而全。笔者建议，为了确保项目的顺利实施，以及实施和推广的效率，务必要先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能。如邮件系统、公司的公告、论坛、文档资料的授权等信息发布性质的功能、以及一些简单的流程等。至于一些复杂的流程及辅助办公性质的如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块，OA模块化的设计，还可以让单位省去这部分费用，这些暂时不用的功能的模块暂时不购买，实施顺利后再进行购买，或者把购买的这些模块暂时放到回收站中，在系统应用良好情况下系统管理员再逐步的从回收站取出来，进行设置，继而推广，这样的好处是减少员工的心里压力，如果员工进入OA系统之后看到那么多陌生的功能模块，心里难免有抵触心里。
　　3、各部门协调配合
　　OA办公自动化系统往往涉及单位各个部门、人员，面较广，而其又体现了新的管理理念和模式，很大程度上改变了员工传统的作业习惯，因此在推广过程中，难免要遇到这样或那样的抵触。高层领导必须与OA的管理部门(尤其是行政部/办公室)密切配合，制定使用OA的规章制度，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式。
　　4、前期准备事关重要
　　建议有必要专门成立临时组织，要求该主管积极参与，结合OA厂商提供的资料要求，快速地、系统地完成数据整理工作，如组织结构、流程、各种电子文档资料等，这样可以快速启动系统的试运行，并很大程度降低了系统推广难度。
　　5、确定专门的系统管理员
　　系统管理员主要负责协同办公软件系统的系统初始化以及今后的系统维护，一般来说一个系统管理员就足够，系统管理员一般都要计算机专业科班出身的人员才合适，系统管理员的责任心以及技术水平与今后协同办公软件的使用情况有直接关系。另系统管理员的离职交接工作一定要做好，否则新来的系统管理员不熟悉软件情况，一切又要重新依赖OA供应商，这样给单位带来很大的被动，也给OA厂商添加很多麻烦。