十种让工作变得简单高效的技巧

pcxty · 发表于 2012-2-8 17:03:47

[快乐工作]十种让工作变得简单高效的技巧

1、问清楚工作的目标与要求，可避免重复作业与减少错误的机会
一天只有1440分钟，你能完成多少的工作？在信息庞杂、速度加快的职场环境，我们必须在愈来愈少的时间内，完成愈来愈多的事情。在如今愈趋复杂与紧凑的工作步调中，“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自于清楚的目标与方向，你知道自己该做哪些事、不该做哪些事。了解公司有哪些既有的资源可以应用，可以寻求哪些支持，这样才能更有效规划自己的时间以及工作进度。

2、懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度　
清楚自己的工作情况，必须对自己负责，管理自己的时间与工作，不应让别人的额外要求，让自己陷入忙乱的局面。

3、主动提醒上司排定优先级，可大幅减轻工作负担　　
如果没有适当的反应工作的真实情况，上司不记得之前已经交待太多的工作，若不可能同时完成这么多的工作，可以主动的帮助上司订出工作的优先级。

4、报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让主管感到满意　　
多数人在向上司报告时，总是担心信息不够多，“万一上司问起来，答不出来，该怎么办？”其实，这种担忧是多余的，内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助上司快速的做决策。

5、演示文稿时增加互动的机会，可缩短演示文稿的内容与报告的时间　　
在制作演示文稿时，我们时常忘了听众的存在。真正成功的演示文稿在于清楚而正确的传达讯息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的演示文稿内容而改变思维、决策、或是行动。因此，重点不在于演示文稿，而是沟通的品质。

6、有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的讯息上　　
第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50％的邮件。　　第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容，除非信件内容是有关近期内(例如2星期内)你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25％的信件。

7、邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会
每一封电子邮件的内容大约在8到12句的范围内，超过20个字就应换行，如果超过3行必须空行。

8.当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变　　
如果你发现，在沟通的过程中，如果对方带有“完全同意”“同意”“不置可否”，就表示这个是可以沟通的，愿意接受别人的想法。如果对方带有“不同意”“完全不同意”两种的情况，就代表是不容易沟通的。

9、只要取得信任，不需要反复的沟通，同样可争取到你要的资源
上司对你的信任来自于你解决问题的能力。当你在争取预算时，必须先想清楚上司可能担心的问题，作为你的说服理由，这是最有效的。

10、专注工作本身，而不是绩效评量的名目，才能真正有好的表现
　　要有好的绩效，出发点是工作本身，而非绩效评量。你只要想到以下的问题：该怎么把这件事情做好？你必须加强自己哪方面的能力？当你顺利完成目标、有了具体的成果，自然会有好的评量结果。