分享一下PPT常规使用方法和技巧

初心若雪_001

内容提要：分享一下PPT常规使用方法和技巧，一、对象的添加：制作演示文稿，添加对象是最常
见的操作。1.1. 新建幻灯片，默认情况下，启动PowerPoint2003（其他版本相似）时，系统新建
一份空白演示文稿，并新建1张幻灯片。我们可以通过下面三种方法，在当前演示文稿中添加新的
幻灯片：
　　一、对象的添加：制作演示文稿，添加对象是最常见的操作。　　

　　1.1.  新建幻灯片　　

　　默认情况下，启动PowerPoint2003（其他版本相似）时，系统新建一份空白演示文稿，并新
建1张幻灯片。我们可以通过下面三种方法，在当前演示文稿中添加新的幻灯片：　　

　　方法一：快捷键法。按“Ctrl+M”组合键，即可快速添加1张空白幻灯片。　　

　　方法二：回车键法。在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”
），同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。　　

　　方法三：命令法。执行“插入→新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻灯片。

　　1.2.  插入文本框

　　通常情况下，在演示文稿的幻灯片中添加文本字符时，需要通过文本框来实现。　　

　　1、 执行“插入→文本框→水平（垂直）”命令，然后在幻灯片中拖拉出一个文本框来。　　

　　2、 将相应的字符输入到文本框中。　　

　　3、 设置好字体、字号和字符颜色等。　　

　　4、调整好文本框的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。　　

　　注意：也可以用“绘图”工具栏上的文本框按钮来插入文本框，并输入字符。

　　1.3.  直接输入文本　　

　　如果演示文稿中需要编辑大量文本，我推荐大家使用下面直接输入文本的方法。　　

　　在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，切换到“大纲”标签下。然后直接输入文本字符。
每输入完一个内容后，按下“Enter”键，新建一张幻灯片，输入后面的内容。　　

　　注意：如果按下“Enter”键，仍然希望在原幻灯片中输入文本，只要按一下“Tab”键即可。此
时，如果想新增一张幻灯片，按下“Enter”键后，再按一下“Shift+Tab”键就可以了

　　1.4.  插入图片　　

　　为了增强文稿的可视性，向演示文稿中添加图片是一项基本的操作。　　

　　1、执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。　　

　　2、定位到需要插入图片所在的文件夹，选中相应的图片文件，然后按下“插入”按钮，将图片
插入到幻灯片中。　　

　　3、用拖拉的方法调整好图片的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。　　

　　注意：以定位图片位置时，按住Ctrl键，再按动方向键，可以实现图片的微量移动，达到精确
定位图片的目的。

　　1.5.  插入声音　　

　　为演示文稿配上声音，可以大大增强演示文稿的播放效果。　 　

　　1、执行“插入→影片和声音→文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框。

　　2、定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“确定”按钮。

　　注意：演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。

　　3、在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到
当前幻灯片中。　 　

　　注意：插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会
显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。

　　1.6.  插入视频　　
　　我们可以将视频文件添加到演示文稿中，来增加演示文稿的播放效果。　 　

　　1、执行“插入→影片和声音→文件中的影片”命令，打开“插入影片”对话框。

　　2、定位到需要插入视频文件所在的文件夹，选中相应的视频文件，然后按下“确定”按钮。

　　注意：演示文稿支持avi、wmv、mpg等格式视频文件。

　　3、在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当
前幻灯片中。

　　4、调整处视频播放窗口的大小，将其定位在幻灯片的合适位置上即可。

　　1.7.  插入Falsh动画 　　

　　要想将Falsh动画添加到演示文稿中，的操作稍微麻烦一些。　 　

　　1、执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”工具栏。

　　2、单击工具栏上的“其他控件”按钮，在随后弹出的下拉列表中选“Shockwave Flash Object”
选项，然后在幻灯片中拖拉出一个矩形框（此为播放窗口）。

　　3、选中上述播放窗口，按工具栏上的“属性”按钮，打开“属性”对话框，在“Movie”选项后面
的方框中输入需要插入的Flash动画文件名及完整路径，然后关闭属性窗口。

　　注意：建议将Flash动画文件和演示文稿保存在同一文件夹中，这样只需要输入Flash动画文
件名称，而不需要输入路径了。

　　4、调整好播放窗口的大小，将其定位到幻灯片合适位置上，即可播放Flash动画了。

　　1.8.  插入艺术字 　　

　　Office多个组件中都有艺术字功能，在演示文稿中插入艺术字可以大大提高演示文稿的放映效果。 　 　
　　1、执行“插入→图片→艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框。

　　2、选中一种样式后，按下“确定”按钮，打开“编辑艺术字”对话框。

　　3、输入艺术字字符后，设置好字体、字号等要素，确定返回。

　　4、调整好艺术字大小，并将其定位在合适位置上即可。 　 　

　　注意：选中插入的艺术字，在其周围出来黄色的控制柄，拖动控制柄，可以调整艺术字的外形。

　　1.9.  绘制图形 　　

　　根据演示文稿的需要，经常要在其中绘制一些图形，利用其中的“绘图”工具栏，即可搞定。 　 　
　　1、执行“视图→工具栏→绘图”命令，展开“绘图”工具栏。

　　2、点击工具栏上的“自选图形”按钮，在随后展开的快捷菜单中，选择相应的选项（如“基本
形状、太阳形”），然后在幻灯片中拖拉一下，即可绘制出相应的图形。 　 　

　　注意：①如果选择“自选图形、线条”下面的选项，可以绘制出展型图形来。②如果选中相应
的选项（如“矩形”），然后在按住“Shift”键的同时，拖拉鼠标，即可绘制出正的图形（如“正方形”）。

　　1.10. 公式编辑 　　

　　在制作一些专业技术性演示文稿时，常常需要在幻灯片中添加一些复杂的公式，可以利用“
公式编辑器”来制作。 　 　

　　1、  执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框。

　　2、在“对象类型”下面选中“Microsoft 公式　3.0”　选项，确定进入“公式编辑器”状态下。

　　注意：默认情况下，“公式编辑器”不是Office安装组件，在使用前需要通过安装程序进行添
加后，才能正常使用。

　　3、利用工具栏上的相应模板，即可制作出相应的公式。

　　4、编辑完成后，关闭“公式编辑器”窗口，返回幻类片编辑状态，公式即可插入到其中。

　　5、调整好公式的大小，并将其定位在合适位置上。

　　1.11. 插入其他演示文稿　　

　　如果在编辑某个演示文稿时，需要引用其他演示文稿中的部分幻灯片，可以通过下面的方法
快速插入。 　 　
　　1、将光标定在需要插入的幻灯片前面。

　　2、执行“插入→幻灯片（从文件）”命令，打开“幻灯片搜索器”对话框。

　　3、单击其中的“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，定位到被引用演示文稿所在的文件夹中，选
中相应的演示文稿，确定返回。

　　4、选中需要引用的幻灯片，然后按下“插入”按钮，再“关闭”退出即可。 　 　

　　注意：①如果需要引用演示文稿中的所有幻灯片，直接按下“全部插入”按钮就行了。②在按住
Ctrl键的同时，用鼠标点击不同的幻灯片，可以同时选中不连续的多幅幻灯片，然后将其插入。③
如果经常需要引用某些演示文稿中的幻灯片，在打开相应的演示文稿后，单击“添加到收藏夹”按钮，
以后可以通过“收藏夹标签”进行快速调用。

　　1.12. 插入批注　　

　　审查他人的演示文稿时，可以利用批注功能提出自己的修改意见。批注内容并不会在放映过
程中显示出来。  　 　

　　1、选中需要添加意见的幻灯片，执行“插入批注”命令，进入批注编辑状态。

　　2、输入批注内容。

　　3、当使用者将鼠标指向批注标识时，批注内容即刻显示了出来。

　　注意：批注内容不会在放映过程中显示出来。

　　4、右击批注标识，利用弹出的快捷菜单，可以对批注进行相应的编辑处理。

　　1.13. 插入图表 　　

　　利用图表，可以更加直观地演示数据的变化情况。 　 　

　　1、执行“插入图表”命令，进入图表编辑状态。

　　2、在数据表中编辑好相应的数据内容，然后在幻灯片空白处单击一下鼠标，即可退出图表
编辑状态。

　　3、调整好图表的大小，并将其定位在合适位置上即可。 　 　

　　注意：如果发现数据有误，直接双击图表，即可再次进入图表编辑状态，进行修改处理。

　　1.14. 插入Excel表格 　　

　　由于PowerPoint的表格功能不太强，如果需要添加表格时，我们先在Excel中制作好，然后将
其插入到幻灯片中。 　 　

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　　1、执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框。

　　2、选中“由文件创建”选项，然后单击“浏览”按钮，定位到Excel表格文件所在的文件夹，选
中相应的文件，单击“确定”按钮返回，即可将表格插入到幻灯片中。

　　3、调整好表格的大小，并将其定位在合适位置上即可。 　 　

　　注意：①为了使插入的表格能够正常显示，需要在Excel中调整好行、列的数目及宽（高）度。
②如果在“插入对象”对话框，选中“链接”选项，以后在Excel中修改了插入表格的数据，打开演示
文稿时，相应的表格会自动随之修改。

　　二、版面的设置：好的演示文稿一定需要好的版面，好的配色方案等等。　　

　　2.1.  设置彩色公式　　

　　在标题幻灯片下面新建的幻灯片，默认情况下给出的是“标题和文本”版式，我们可以根据需
要重新设置其版式。 　　

　　1、执行“视图→任务窗格”命令，展开“任务窗格”。

　　2、单击任务窗格顶部的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片版式”选项，展
开“幻灯片版式”任务窗格。

　　3、选择一种版式，然后按其右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，根据需要应用版式即可。

　　2.2.  设置幻灯片版式　　

　　介绍在Powepoint演示文稿中设置幻灯片版式的方法和技巧。

　　在标题幻灯片下面新建的幻灯片，默认情况下给出的是“标题和文本”版式，我们可以根据需要
重新设置其版式。

　　1、执行“视图→任务窗格”命令，展开“任务窗格”。

　　2、单击任务窗格顶部的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片版式”选项，展开
“幻灯片版式”任务窗格。

　　3、选择一种版式，然后按其右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，根据需要应用版式即可。

　　2.3.  使用设计方案　　

　　通常情况下，新建的演示文稿使用的是黑白幻灯片方案，如果需要使用其他方案，一般可以通
过应用其内置的设计方案来快速添加。 　 　

　　1、执行“视图→任务窗格”命令，展开“任务窗格”。

　　2、单击任务窗格顶部的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片设计”选项，展开“
幻灯片设计”任务窗格。

　　3、选择一种设计方案，然后按其右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中，根据需要应用即可。

　　2.4.  设置背景颜色　　

　　1、在幻灯片中，用文本框、图形（片）制作一个“超级链接”按钮，并添加相关的提示文本（
如“陀螺旋”）。

　　2、选中相应的按钮，执行“插入→超链接”命令，打开“插入超链接”对话框。

　　3、在左侧“链接到”下面，选中“本文档中的位置”选项，然后在右侧选中第10张幻灯片，确定返
回即可。　 　

　　注意：仿照上面的操作，可以超链接到其他文档、程序、网页上。

　　2.5.  设置页眉页脚　　

　　在编辑Powepoint演示文稿时，也可以为每张幻灯片添加类似Word文档的页眉或页脚。这里我们
以添加系统日期为例，看看具体的操作过程。 　 　

　　1、执行“视图→页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”对话框。

　　2、选中“日期和时间”及下面的“自动更新”选项，然后按其右侧的下拉按钮，选择一种时间格式。

　　3、再单击“全部应用”和“应用”按钮返回即可。 　 　

　　注意：在“页眉和页脚”对话框中，选中“幻灯片编号”选项，即可为每张幻灯片添加上编号（类似
页码）。 　 　

　　2.6.  修改幻灯片母板　　

　　如果我们希望为每一张幻灯片添加上一项固定的内容（如公司的LOGO），可以通过修改“母板”
来实现。

　　1、执行“视图母板幻灯片母板”命令，进入“幻灯片母板”编辑状态。

　　2、仿照前面插入图片的操作，将公司LOGO图片插入到幻灯片中，调整好大小、定位到合适的位
置上，再单击“关闭母板视图”按钮退出“幻灯片母板”编辑状态。 　 　

　　3、以后添加幻灯片时，该幻灯片上自动添加上公司LOGO图片。　　

　　2.7.  隐藏幻灯片　　

　　对于制作好的Powepoint演示文稿，如果希望其中的部分幻灯片在放映的时候不显示出来，我们
可以将其隐藏起来。 　 　

　　1、在“普通视图”界面下，在左侧的窗口中，按住Ctrl键，分别点击需要隐藏的幻灯片，同时选中
多张不连续的幻灯片。

　　2、右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“隐藏幻灯片”选项即可。　 　

　　注意：①进行隐藏操作后，相应的幻灯片编辑上有一条删除斜线。②如果需要取消隐藏，只要选
中相应的幻灯片，再进行一次上述操作即可。　 　

　　三、动画设置：为对象设置动画，这是演示文稿的精华。　　

　　3.1.  设置进入动画　　

　　动画是演示文稿的精华，在画中尤其以“进入”动画最为常用。下面我们以设置“渐变式缩放”的进
入动画为例，看看具体的设置过程。　 　

　　1、选中需要设置动画的对象，执行“幻灯片放映→自定义动画”命令，展开“自定义动画”任务窗格。

　　2、单击任务窗格中的“添加动画”按钮，在随后弹出的下拉列表中，依次选择“进入→其他效果”选
项，打开“添加进入效果”对话框。

　　3、选中“渐变式缩放”动画选项，确定返回即可。　 　

　　注意：如果需要设置一些常见的进入动画，可以在“进入”菜单下面直接选择就可以了。

　　3.2.  设置动画播放方式　　

　　如果一张幻灯片中的多个对象都设置了动画，就需要确定其播放方式（是“自动播放”还是“手动播
放”）。下面，我们将第二个动画设置在上一个动画之后自动播放。　 　

　　展开“自定义动画”任务窗格，双击第二个动画方案，单击“开始”右侧的下拉按钮，在随后弹出的
快捷菜单中，选择“之后”选项即可。 　 　

　　注意：在“自定义动画”任务窗格中，还可以快速设置动画播放“速度”等选项。

　　3.3.  设置退出动画　　

　　既然有进入动画，对应就有退出动画——即动画放映结束后对象如何退出。　 　

　　1、选中相应的对象，展开“自定义动画”任务窗格。

　　2、单击“添加动画”按钮，在随后弹出的下拉列表中，依次选择“退出→消失”选项，即可为对象设
置“消失”的退出动画。

　　3、双击设置的动画方案，打开“消失”对话框，切换到“计时”标签下，把“开始”选项设置为“之后”，
并设置一个“延迟”时间（如2秒），确定返回，让“退出”动画在“进入”动画之后2秒自动播放。

　　3.4.  自定义动画路径　　

　　如果对Powepoint演示文稿中内置的动画路径不满意，可以自定义动画路径。下面，我们以演示
“布朗运动”为例，看看具体的实现过程。　 　

　　1、用“绘图”工具栏上的“椭圆”按钮，在幻灯片中画出一个（或多个）小“质点”。

　　2、分别选中相应的“质点”，单击“自定义动画”任务窗格中的“添加效果”按钮，选择“动作路径→
绘制自定义路径→自由曲线”选项（此时鼠标变成一支笔）。

　　3、自“质点”处开始，发挥你的想像随意绘制曲线。

　　4、然后在“计时”标签中，将“重复”项设置为“直到幻灯片末尾”。

　　3.5.  调整动画顺序　　

　　在Powerpoint演示文稿中设置好动画后，如果发现播放的顺序不理想，该怎样快速调整呢？下面，
我们以将三个动画方案调整到第二个顺序播放为例，看看具体的操作过程。　 　

　　选中需要调整的对象，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选择“自定义动画”选项，展开“自定
义动画”任务窗格，选中第三个动画方案，按住鼠标左键，将其拖拉到第二个动画方案止方，松开鼠标
即可。　 　

　　注意：此处，利用右键菜单快速展开“自定义动画”任务窗格。

　　3.6.  设置背景音乐　　

　　为Powerpoint演示文稿设置背景音乐，这是增强演示效果的重要手段。方法如下。　 　

　　1、仿照前面的操作，选择一首合适的音乐文件，将其插入到第一张幻灯片中。

　　2、展开“自定义动画”任务窗格。

　　3、选中声音播放方案（其实就是一种动画方案），双击打开“播放声音”对话框。

　　4、在“效果”标签下，选中“在XX幻灯片之后”选项，并输入一个数值（此处假定演示文稿共有28张
幻灯片，我们就输入数值28），确定返回就行了。　 　

　　注意：这样的设置，就相当于让声音播放动画在28张幻灯片之后停止，替代背景音乐的效果。

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3.7.  设置动作按钮　　

　　在PPT演示文稿中经常要用到链接功能，我们可以用“动作按钮”功能来实现。下面，我们建立一个
“课堂练习”按钮，链接到第十七张幻灯片上。　 　

　　1、执行“幻灯片放映动画按钮自定义”命令。

　　2、在幻灯片中拖拉出一个按钮来，此时系统自动弹出“动作设置”对话框。

　　3、选中“超链接到”选项，然后单击其右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“幻灯片”
选项，打开“超链接到幻灯片”对话框，选中第十七张幻灯片，确定返回。

　　4、右击按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“添加文本”选项，并输入文本（如“课堂练习”）。

　　5、设置好文本的字号、字体等，调整好按钮大小，并将其定位在合适的位置上即可。

　　3.8.  设置强调动画　　

　　PowerPoint2002之后的版本添加了一个“强调”动画设置功能。所谓“强调”动画，就是在放映过程中
引起观众注意的一类动画，设置方法同设置“进入”动画相似。　 　

　　1、选中需要设置强调动画的对象，执行“幻灯片放映→自定义动画”命令，展开“自定认动画”任务
窗格。

　　2、单击其中的“添加动画”按钮，在随后弹出的快捷菜单中，展开“强调”下面的级联菜单，选择一
种“强调”动画（如“陀螺旋”）即可。　 　

　　注意：选择其中的“其它效果”选项，打开“添加强调效果”对话框，可以设置多种强调动画。

　　3.9.  设置字幕式动画　　

　　我们经常看到一些课件在播放过程中，一些字符从左向右（从下向上）滚动出现，这种效果在Pow
erPoint中可以用“字幕式”动画来实现。　 　

　　1、将字符输入到一个文本框中。

　　2、选中文本框，单击“自定义动画”任务窗格中的“添加动画”按钮，在随后弹出的快捷菜单中，展开
“进入”下面的级联菜单，选中“字幕式”动画选项就行了。　 　

　　注意：如果“字幕式”动画选项不在“进入”级联菜单中，可以选择其中的“其他动画”选项来设置。

　　3.10. 设置超级链接

　　1、在幻灯片中，用文本框、图形（片）制作一个“超级链接”按钮，并添加相关的提示文本（如“陀
螺旋”）。

　　2、选中相应的按钮，执行“插入→超链接”命令，打开“插入超链接”对话框。

　　3、在左侧“链接到”下面，选中“本文档中的位置”选项，然后在右侧选中第10张幻灯片，确定返回即可。

　　注意：仿照上面的操作，可以超链接到其他文档、程序、网页上。

　　四、播放文稿：演示文稿做好了，掌握一些播放的技能和技巧可以帮你做一场漂亮的讲解。　　

　　4.1. 设置幻灯片切换效果　　

　　为了增强Powerpoint幻灯片的放映效果，我们可以为每张幻灯片设置切换方式，以丰富其过渡效果。　 　
　　1、选中需要设置切换方式的幻灯片。

　　2、执行“幻灯片放映→幻灯片切换”命令，打开“幻灯片切换”任务窗格。

　　3、选择一种切换方式（如“横向棋盘式”），并根据需要设置好“速度”、“声音”、“换片方式”等选项，
完成设置。　 　

　　注意：如果需要将此切换方式应用于整个演示文稿，只要在上述任务窗格中，单击一下“应用于所有
幻灯片”按钮就可以了。

　　4.2.  设置幻灯片放映方式　　

　　如果一张幻灯片中的多个对象都设置了动画，就需要确定其播放方式（是“自动播放”还是“手动播
放”）。下面，我们将第二个动画设置在上一个动画之后自动播放。　 　

　　展开“自定义动画”任务窗格，双击第二个动画方案，单击“开始”右侧的下拉按钮，在随后弹出的
快捷菜单中，选择“之后”选项即可。　 　

　　注意：在“自定义动画”任务窗格中，还可以快速设置动画播放“速度”等选项。

　　4.3.  自定义播放方式　　

　　一份PPT演示文稿，如果需要根据观众的不同有选择地放映，可以通过“自定义放映”方式来达到。 　
　　1、执行“幻灯片放映→自定义放映”命令，打开“自定义放映”对话框。

　　2、单击其中的“新建”按钮，打开“定义自定义放映”对话框。

　　3、输入一个放映方案名称（如“高级”），然后在Ctrlt键的协助下，选项需要放映的幻灯片，然后
按下“添加”按钮，再“确定”返回。

　　4、以后需要放映某种方案时，再次打开“自定义放映”对话框，选择一种放映方案，按下“放映”按
钮就OK了。

　　4.4.    自动播放演示文稿(.pps)　　

　　如果演讲者是一位新手，本来就很紧张，再让他进行启动PowerPoint、打开演示文稿、进行放映
等一连串的操作，可能有点为难他。何不保存一个自动播放的pps演示文稿呢？　 　

　　1、启动PowerPoint，打开相应的演示文稿。

　　2、执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框。

　　3、将“保存类型”设置为“PowerPoint放映（*.pps）”，然后按下“保存”按钮。

　　4、以后，放映者只要直接双击上述保存的文件，即可快速进入放映状态。

　　4.5.  记录下放映的感受　　

　　在PPT演示文稿放映过程中，随时记录下自己的感受或者观众的意见，对进一步完善演示文稿大
有益处。　 　
　　在放映过程中，右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“屏幕→演讲者备注”选项，打开“演讲
者备注”对话框，输入自己的感受或者观众的意见，然后“关闭”对话框，返回继续播放。　 　

　

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　注意：记录下来的内容会保存在幻灯片的备注窗口中。

　　4.6.  在播放时画出重点

　　在演示文稿放映过程中，如果我们想临时标记一下幻灯片中的重点内容，如何实现呢？

　　在播放过程中，可以在屏幕上画出相应的重点内容：在放映过程中，右击鼠标，在随后出现的快
捷菜单中，选“指针选项→毡尖笔”选项，此时，鼠标变成一支“笔”，可以在屏幕上随意绘画。

　　注意：①右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“指针选项→墨迹颜色”选项，即可修改“笔
”的颜色。②在退出播放状态时，系统会提示是否保留墨变的提示，根据需要做出选择就可以了。

　　五、综合应用技巧：Powerpoint的其他技巧，掌握了这些技巧，很多事情可以事半功倍。　　

　　5.1.  为幻灯片配音　　
　　
　　如果我们想通过直接录音的方法为演示文稿配音，请按下述操作进行：　 　

　　打开演示文稿，定位到配音开始的幻灯片，执行“幻灯片→放映录制旁白”命令，打开“录制旁白”
对话框，直接按下“确定”按钮，在随后弹出的对话框中，选择“当前幻灯片”按钮，进入幻灯片放映状
态，边放映边开始录音。 　 　

　　播放和录音结束时，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“结束放映”选项，退出录音状态，
并在随后弹出的对话框中，选择“保存”按钮，退出即可。 　 　

　　注意：

　　①如果在“录制旁白”对话框中，选定“链接旁白”命令，以后保存幻灯片时，系统会将相应的旁白
声音，按幻灯片分开保存为独立的声音文件。

　　②打开“设置放映方式”对话框，选中其中的“放映时不加旁白”选项，确定返回，在播放文稿时不
播放声音文件。

　　③利用此功能可以进行任何录音操作，比系统的“录音机”功能强多了。

　　5.2.  打印幻灯片　　

　　我们想把幻灯片打印出来校对一下其中的文字，但是，一张纸只打印出一幅幻灯片，太浪费了，
如何设置让一张打印多幅呢？　 　

　　执行“文件→打印”命令，打开“打印”对话框，将“打印内容”设置为“讲义”，然后再设置一下其他
参数，确定打印即可。　 　

　　注意：

　　①如果选中“颜色/灰度”下面的“灰度”选项，打印时可以节省墨水。

　　②如果经常要进行上述打印，将其设置为默认的打印方式：执行“工具→选项”命令，打开“选项”
对话框，切换到“打印”标签下，选中“使用下列打印设置”选项，然后设置好下面的相关选项，确定返回即可。

　　5.3.  把文稿转换为Word文档　　

　　如果想把Powerpoint演示文稿中的字符转换到Word文档中进行编辑处理，可以用“发送”功能来快速实现。　 　

　　打开需要转换的演示文稿，执行“文件发送Microsoft Office Word”命令，打开“发送到Microsoft
Office Word”对话框，选中其中的“只使用大纲”选项，按下“确定”按钮，系统自动启动Word，并将演
示文稿中的字符转换到Word文档中，编辑保存即可。　 　

　　注意：要转换的演示文稿必须是用PowerPoint内置的“幻灯片版式”制作的幻灯片。如果是通过插
入文本框等方法输入的字符，是不能实现转换的。　 　

　　5.4.  加密演示文稿　　

　　如果不希望别人打开自己制作的Powerpoint演示文稿，可以通过设置打开密码来限制。　 　

　　执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“安全性”标签下，设置一个“打开权限密码”后，
按下“确定”按钮，在随后弹出的对话框中，重复输入一遍上述密码，确定返回，再保存一下演示文稿即可。　 　

　　注意：

　　①这是PowerPoint2002及其后续版本一个新增加的功能。

　　②如果设置了“修改权限密码”，在没有密码时，对打开的演示文稿所作的修改，不能保存到原文档中。

　　5.5.  把文稿保存为图片格式　　

　　如果我们想把Powerpoint演示文稿中相应的幻灯片转换为图片格式，直接另存就可以了。　 　

　　执行“文件另存为”命令，打开“另存为”对话框，单击“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快
捷菜单中，选择一种图片格式（如“GIF可交换的图形格式*.gif”），然后按下“保存”按钮，并在随后弹
出的对话框中，选择“每张幻灯片”选项即可。　 　

　　注意：保存为图片格式后，可以用图片浏览软件观看相应的演示文稿（只不过动画功能不能使用了）。 　　　

　　5.6.  把PPT转化为图片格式　　

　　如果我们想把Powerpoint演示文稿中相应的幻灯片转换为图片格式，直接另存就可以了。　 　

　　执行“文件另存为”命令，打开“另存为”对话框，单击“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后弹出的
快捷菜单中，选择一种图片格式（如“GIF可交换的图形格式*.gif”），然后按下“保存”按钮，并在随后
弹出的对话框中，选择“每张幻灯片”选项即可。　 　

　　注意：保存为图片格式后，可以用图片浏览软件观看相应的演示文稿（只不过动画功能不能使用了）。 　　　

　　5.7.  把PPT文档转换为WORD文档　　

　　如果想把Powerpoint演示文稿中的字符转换到Word文档中进行编辑处理，可以用“发送”功能来
快速实现。　 　

　　打开需要转换的演示文稿，执行“文件发送Microsoft Office Word”命令，打开“发送到Microsoft
Office Word”对话框，选中其中的“只使用大纲”选项，按下“确定”按钮，系统自动启动Word，并将演
示文稿中的字符转换到Word文档中，编辑保存即可。　 　

　　注意：要转换的演示文稿必须是用PowerPoint内置的“幻灯片版式”制作的幻灯片。如果是通过插
入文本框等方法输入的字符，是不能实现转换的。

　　5.8.  提取文稿中的图片　　

　　如果我们需要将某个Powerpoint演示文稿中的图片单独提取出来，只要将其另存为网页格式即可。　 　
　　1、启动PowerPoint，打开相应的演示文稿文档。

　　2、执行“文件→另存为网页”命令，打开“另存为网页”对话框。

　　3、将“保存类型”设置为“网页（*.htm*.html）” ，然后取名（如tp）保存返回。

　　4、我们在上述网页文件保存的文件夹中，会找到一个名这“tp.files”的文件夹，其中单独保存了
演示文稿中的所有图片。   

　　5.9.  宏的应用　　

　　如果我们需要将某个Powerpoint演示文稿中的图片单独提取出来，只要将其另存为网页格式即可。
　 　　1、启动PowerPoint，打开相应的演示文稿文档。

　　2、执行“文件→另存为网页”命令，打开“另存为网页”对话框。

　　3、将“保存类型”设置为“网页（*.htm*.html）” ，然后取名（如tp）保存返回。

　　4、我们在上述网页文件保存的文件夹中，会找到一个名这“tp.files”的文件夹，其中单独保存了演
示文稿中的所有图片。   

　　5.10. 制作电子相册　　

　　随着数码相机的快速普及，需要制作电子相册的人越来越多。虽然这方面的专业软件不少，但
是，我仍然采用PowerPoint来制作。　 　

　　1、执行“插入→图片→新建相册”命令，打开“相册”对话框。

　　2、单击其中的“文件/磁盘”命令，打开“插入新图片”对话框。

　　3、定位到照片所在的文件夹，在Shift或Ctrl键的辅助下，选中需要制作成相册的图片，单击“插
入”按钮返回。

　　4、根据需要调整好相应的设置，单击“创建”按钮。

　　5、再对相册修饰一个即可。　　

　　5.11. 嵌入字体格式　　
　  
　　当我们将制作好演示文稿复制到其他电脑中进行播放时，由于其他电脑没有相应的字体，必然会
影响文稿的演示效果。其实，我们可以将字体嵌入到演示文稿中带走。　 　

　　1、执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框。

　　2、切换到“保存”标签中，选中“嵌入TrueType字体”选项，确定返回。

　　2、再保存一下演示文稿即可。

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