大话ERP之企业如何应对定单的频繁变更

Kingson

　　我曾经碰到一个客户，其由于某些原因，定单变更非常的频繁。故，其想开发一个需求，就是当销售定单变更时，相关的单据，如生产计划、采购计划等也相应的更改。如销售定单的数量客户若更改的话，同时也要更改生产计划、采购计划的数量;交期若发生变更的话，也要相应进行调整;有时候甚至包装方式也可能更改，所以，相应的计划也要随之而发生改变。

　　这么改变可行吗?从技术上来说，是没有什么难度的;重点是，若真这么进行连动处理，在管理上会不会有什么漏洞呢?

　　很明显，若如此处理的话，在管理上，可能会出现如下纰漏：

　　1、当定单数量有100改为150时，若采购计划、生产计划都还没生成过时，如此连动处理没什么关系。但若已经生成了相关的计划，则当定单数量增加时，要在原定的交期内交货的话，则生产计划有可能要进行调整，该张销售定单对应的生产定单有可能会提前，而生产日期提前的话，则采购计划也要进行调整，采购的交货日期也可能要进行调整。若采购部门已经下单采购，则更加麻烦，采购要根据生产的安排，跟供应商重新确认进货日期，安排进货计划。若某个供应商不能在新的交货期内交货的话，采购可能还要更换供应商，作废该定单，由此给企业带来的损失又如何计算，是由客户承担呢，还是由企业自己消化?

　　2、定单数量增加的话，有时候对企业来说，不会有很大的损失，企业也乐于接受。但是当定单数量减少的话，就会给企业带来比较大的损失。如当定单数量有100改为50的话，企业该如何应付?若还没有下单采购或者开工生产的话，对企业来说，只是生产计划或者采购计划的调整，企业还没有实际的支出，损失不是很大。但是，若企业已经按采购计划发单采购，甚至开工生产的话，则损失就会很大。如此情况下，若销售定单变更，其他单据还能随之变更吗?当然不行。需要相关人员的确认后才能进行。

　　3、销售定单数量的变化，问题还不是很大。若是其他方面的变化，麻烦会更大。若一个产品客户要求的包装方式发生了变更，能光在系统里默默的进行变更吗?肯定要跟相关人员确认，并且，有财务部门或者生产经理确认相关的损失，并由总经理等高层管理人员判断该部分损失由谁来承担，是客户呢，还是企业自己?这涉及到一系列的问题，而不是象用户想的这么简单。

　　4、损失的确认问题，是定单变更中的关于企业利益的问题。有时候，定单变更后，企业不但赚不到钱，反而是赔本买卖。而销售定单的变更，或多或少都会给企业带来一定的损失，至少是人力上的损失。为此，损失的确认问题就变得非常的敏感。所以，损失的确认流程该如何，不同情况下，损失该由那些人员确认，流程分别如何，这些都是企业要关注的问题。

　　针对这些问题，我向该客户提了如下建议：

　　一、审核后的销售定单的变更，都要通过定单变更单进行处理。

　　销售定单一旦审核后，若还要根据客户的要进行变更，则一定要通过销售定单变更单进行处理。目的有二。一是可以保留历史记录，可以在以后查询时，用到;同时，也有利于用户评价客户、分析定单变更的原因，并找出相应的解决方法，以减少企业的损失。第二，通过销售定单变更时，销售定单变更单在审核时，会进行相应的判断，如判断该张销售定单的材料采购部门有没有进行采购、生产部门有没有进行生产、成品有没有入过库、有没有出过货等，一系列动作，然后会把结果反馈给用户。若通过工作流定义，还关联其他流程的话，如销售定单变更损失确认流程，还发触发这些流程，只有相关的流程走完以后，该张销售定单变更单才能够发到其他部门。

　　二、对于没有生产或者采购的销售定单变更，可以简化处理。

　　根据企业定单变化频繁的实际情况，若要变更的销售定单还没有安排生产或者进行采购时，企业的损失会比较少，这部分损失都由企业自己来承担。所以，针对这种情况的销售定单，不用走损失确认流程。但是，当销售定单变更时，业务部门还是有必要通知相关部门，如生产部门或者采购部门，让他们心中有数。在ERP系统中，若通过销售定单变更单来更改销售定单时，在单据审核时，会通过一定的方式，通知相关人员。这种方式，可以企业自己来确定，如邮件或者即时信息等，用户也可以指定该信息要发给哪些相关人员。并可以向邮件回执那样，当用户看到这条信息后，会给销售操作员一提示，就说我已经看到了这个消息，会安排。

　　如此设计，就不怕相关人员看不到定单变更的信息，而按照原先定单生产，给企业造成不必要的损失。

　　三、对于销售定单数量增加的定单，要另眼相待。

　　若客户的销售定单数量增加的话，一般来说，总是对企业有利，根据企业的要求，应该放松管理。故，我建议若是数量增加的话，若该张销售定单已经在生产或者材料已经在采购的话，最好是通过另开一张销售定单处理，而不是通过定单变更来处理。然后在出货时，再把两张定单合起来出货。

　　当销售定单的交期不是很急的话，如此处理，就可以不调整原先的生产计划或者采购计划。因为这些计划的调整往往工作量是非常大的，特别是没有上排程模块的用户。所以，能够不调整生产计划与生产排程，最好不要改变。

　　但是，当销售定单的交期很急的话，那没办法，用户只好调整生产计划。若用户用了产能模块或者生产排程模块，可以利用这些模块的功能来测算，加入这增加的产品数量的销售定单时，对于其他定单的交期有否影响，会否造成其他定单延期，及相关的处理方法，如是委外生产呢，还是让生产部门加工，或者调整其他销售定单的交期，等等。

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　　四、当客户减少销售定单的数量时，要由相关的损失确认流程。

　　当客户减少销售定单的数量时，会给企业带来损失。根据不同的情况，又会造成不同的损失。如该销售定单还没有采购或者生产，则损失是最小的;若该销售定单的采购已经去采购，则要根据这些采购定单能否取消及这些材料能否用到其他定单等因素，考虑相关的损失;若该销售定单已经在进行生产，则要考虑这些产品能否卖给其他客户、剩余材料的处置、发生的成本支出等因素考虑。

　　针对这些不同的情况，跟企业沟通确认完毕以后，我最后把销售变更单通过工作流系统的设计，提出了不同的流程处理方案。

　　1、销售定单还没有采购或者生产时，若客户减少数量，损失部分有销售经理确认审核。ERP系统在销售定单变更审核时，会通知销售经理，确认损失，并判断该损失。

　　2、若已经采购，还没生产，则由采购部门根据实际情况确认相关损失，然后再交给销售经理确认审核。ERP系统也会发相关的单据给相关的人员。

　　3、当销售定单已经在领料生产时，则要求生产部门、采购部门、销售部门三个部门的负责人共同确认相关损失，然后交由总经理审核。

　　用户按照这个思路，对销售定单的变更进行了有效的管理。最终的使用结果证明，这个处理方案还是很有效果的，被企业所认可。