大话ERP之请购单维护锁定码使用技巧

Kingson

　　在ERP中，有很多细小的功能，不被用户所重视。其实，灵活应用这些小功能，可以方便的实现用户很多的需求，减少二次开发的数量，降低ERP项目的实施成本，缩短项目的实施周期。

　　如请购单中，有个“锁定码”的功能，就被很多用户所忽视。本来可以通过锁定码解决一些问题，但是，他们没有充分应用这个功能，而宁可花点钱让软件提供商进行二次开发，送红包给软件提供商，他们当然乐意了。亏的是企业自己。

　　所以，在后续的文章中，我会给大家挖掘一些在ERP系统中被大家忽视的功能，最大限度的发掘ERP的潜力，提高ERP项目的使用效益，为大家排忧解难。我相信，这些文章在大家ERP软件使用过程中，会有所帮助。

　　好了，废话不说了。我先给大家谈谈，如何灵活应用清购单中的锁定码，提高请购、采购流程的效率。相信大家看了以后，一定会有用。

　　企业应用：

　　如某个用户，现在想实现如下需求：

　　1、现有一张请购单，里面有8个原材料，但是，现在还有1个原材料由于价格的原因，还没有确定供应商，所以，在请购单转换成采购单时，只需要转换其中供应商确定的7项物料。还有一项物料要等供应商确定以后，再根据请购单转换成采购单。

　　2、现有一张请购单，里面有8项物料，由于其中两种物料还可能有所变动，根据公司的要求，先把六项确定的物料下下去，剩余的两项物料等质量报告出来后，再下。所以，用户希望再根据请购单转换采购单的作业中，不要把未确定的两项物料转换成采购单。

　　3、现有一张请购单，里面有8项物料。物料计划人员在交期维护时，有两项物料的交期还没有确定。所以，他希望采购人员在下采购单时，只下交货日期已经确定的物料。剩下的，要等物料计划人员确定好交期后，采购人员才能够下订单。

　　ERP解决思路：

　　不同的ERP在请购流程上有一定的差异。现在以台湾到鼎新ERP为例，来说明ERP中，是如何设计来满足用户的需求的。

　　ERP请购流程主要如下：

　　1、请购单生成与审核。请购单有需求部门进行开立，可以根据MRP计划生成，也可以自己手工开立。在生成请购单时，用户可以根据自己的需求，看是否要指定供应商、采购价格等内容。一般情况下，需求部门是不需要关注这些内容。他只关心我需要什么物料，需要多少数量，什么时候要。其他的内容，需求部门不一定要知道。

　　2、采购单生成前请购单的维护。当采购人员收到其他部门的请购信息时，必须对请购信息进行必要的审查。如看供应商是否指定、是否需要调整;材料的价格有否错误;数量、交期是否符合实际情况。这些信息都准确无误后，采购员或者物料计划人员就可以根据请购单生成采购单。在请购单上，有个重要的选项，叫做锁定码。有时候，可能在请购时，某些物料的供应商、交期或者数量等可能还没确定，但是，其他物料比较急，不可能为了某些材料而耽搁剩余原材料的采购。所以，采购员在维护信息时，对于那些已经确定可以采购的原材料，可以选定“锁定码”，选定以后，采购员在转换采购订单时，就可以只把“锁定码”选定的材料转换成采购单。而其余的材料就不会转换。

　　3、请购单转换采购单。这个功能，可以把请购单的内容自动转换成采购单。在转换的过程中，可以选择是全部转换呢，还是只转换选中“锁定码”的原材料。若是后者，就只会把锁定码选中的原材料才会转换成采购单。

　　4、采购单的维护与审核。采购人员还可以在采购单处，维护相应的信息。如更改供应商、更加价格、更改数量等等。但是，我们一般不建立在采购单处更改这些信息，而都建议在采购单生成前请购单的维护阶段，对相关信息进行维护，这主要是为了跟前置单据进行统一。

　　从以上流程我们可以看出，采购员可以在两个阶段对采购信息进行维护，一是采购单生成前请购单的维护阶段，另一个是采购单的维护与审核阶段。

　　企业实际应用：

　　有了锁定码，就可以很方便的处理用户的如上需求。

　　如请购单中有个材料价格没有确定时，则可以不选中这项材料的锁定码，请购单转换采购单时，就不会生成这项内容。

　　如供应商可能会更改时，可以不选中这项可能有所变动的物料，然后请购单转换成采购单时，选择只转换那些选中锁定码的原材料。

　　说道这，有人可能会问，这些信息我也可以在采购单上进行维护呀?不错，确实也可以在采购单上进行维护，这主要是用户操作习惯的不同。不过，两者的操作还是存在一定的差异。

Kingson

　　如：

　　我们若设置采购单直接审核，即根据请购单转换成采购单时，为了提高工作效率，我们设置采购单系统自动审核。也就是说，此时，采购人员只需要在“采购单生成前请购单的维护”阶段维护采购信息即可以，不需要在两个地方进行重复维护。此时，就要求采购员，在采购单生成前请购单的维护时，就要确认相关信息。若物料的关键信息还有所变动时，则最好不好生成采购单。否则，只能通过采购变更单变更相关信息，就多了很多不必要的单据操作，降低工作效率。

　　又如：

　　有时候，采购员由于某些商业策略，可能会吊“供应商”的胃口，在不影响生产计划的情况下，故意拖延下采购单的时机。此时，若用户在ERP系统中下好采购单，但是不传真给供应商。在这种情况下，采购员很可能会漏掉，以为已经传真给供应商了。而结果是，供应商根本没有收到这份订单。结果是，本来是一个很好的商业策略，反而影响了企业的生产计划，甚至可能交货日期也会拖延，企业是搬起石头砸自己的脚。遇到这种情况，最好通过锁定码来管理。把暂时不需要下采购单的物料，不要选中锁定码，然后，根据请购单转换成采购单时，这些材料就不会下采购单。用户只要通过未下采购订单的请购单或者未锁定的请购物料报表，就可以发现，还有哪些物料还没有下采购单。如此，就可以避免这些漏下采购单情况的发生。

　　所以，有了锁定码这个功能后，我在ERP实施过程中，都会建议采购用户，最好在采购单生成前请购单的维护阶段，对采购信息进行维护。然后把采购单据设置成为请购单转换采购单时，自动审核。如此，一方面，可以保障采购单不再漏下，二是若下了采购单后，还需要变更相关信息时，都需要通过采购变更单进行变更，如此，采购信息的任何变更，就都有历史纪录，方便后续的查询与跟踪。

　　不过还是那句老话，实践是检验整理的唯一标准。这种处理方法，是否符合企业的需要，是否真的能够提高企业工作效率，是否能提高ERP的管理效果，还是要企业自己去尝试。企业在时间允许的情况下，这两种处理方式，都要去尝试一下，然后再去判断，到底哪种方式更加适合企业。