ERP采购五大招 提高供应商控制效率

Kingson

　　影响公司利润的最大两个部门就是销售部门与采购部门，销售部门管理得好，可以提高收入;采购部门管理的好，可以节省企业生产成本。可见，这两个部门对企业的重要性，所以，对这两个部门，也会特别的“关照”。

　　在ERP系统中，当然也不例外。今天，笔者就来看看，在ERP的采购模块，产品设计师们，能够给我们带来哪些惊喜?

　　一、分批交货控制，让供应商无漏洞可钻。

　　分批交货，可以大大的缩减企业的库存成本，若企业管理的好，甚至可以实现零库存生产。但是，对于某些公司来说，他们不允许分批交货。宁愿企业自己多承担一点库存成本，也不愿意供应商分批交货。因为分批交货时，供应商也可能分批生产，这就有可能会出现一种状况，就是供应商不同批的产品利用了不同的原材料，或者不同的工艺及不同的机器生产。这就会使得不同批次的产品出现一些细小的差别，如色差等情况。而这些差异，公司的客户是不能忍受的，所以，企业在遇到这种情况，为了避免客户的投诉，只好退而求其次。宁可自己吃亏一点，来承担库存的压力，也不愿意冒这个风险。

　　所以，ERP在系统供应商管理设计中，就添加了这么一个功能“分批交货控制”。若企业允许分批交货，则只要在系统中选种这个选项，则在收货时，就可以分批入库;若不允许，则仓库管理人员在收货时，若发现原材料没有足额到的话，就会报告。

　　报告根据预先的设置，又可以分为多种级别。

　　一是警告级别，即当货没有全到时，系统会弹出一警告窗口，告诉仓库管理员，货没有全到，是否继续审核。

　　二是审核权限的转移。当原材料没有足额到货时，有可能仓库管理人员无权进行处理，要交给具体的采购员或者上级领导判断处理。此时，就可以在系统中进行设置，把相关的操作权限转移给其他人。

　　三是禁止，即使无论谁都不能改变这个政策，无论在任何情况下，供应商都必须一次性交齐货，否则，我不收货。这主要用于一些化工或者对质量有严格要求的产品。因为不同批次的产品，难免有些差异，而可能这些差异会影响产品最后的质量。

　　通过以上的控制，企业就可以根据自己的需求，来控制是否允许供应商分批交货。

　　若企业允许分批交货，则企业在系统中，还可以设置，每批交多少，分别什么时候交。如现在企业需要10000千克PVC料，根据企业的生产计划，该批料要求供应商分五次送，每次送2000千克，在每个月的10日到料。

　　一般来说，每次的到货量可以根据经济订货批量模型计算出来，而交期，一般是在采购单上处理。开采购单时，采购单会判断此产品是否要分批交货，若是分批交货的话，在采购单中就会分成多项，每项后面都有产品的数量和日期。数量一般根据经济定货批量运算得来，也可以用户进行更改;交期系统会根据日用量等相关参数，自动推算，用户可以在此基础上进行修改。

　　所以，分批交货的话，跟MRP模块、工艺工时模块、排程模块等都有密切的关系，这些模块应用的效果，直接关系到分批交货这个功能。

　　当然，企业若觉得没有必要管理的这么精细的话，也可以简化管理。即不要系统自动计算每次交货量与交货日期，而由采购员自己指定，这也是可行的。

　　说到这，有人就会问，分批交货我还不如分次小采购单好呢。这主要关系到采购价格问题。一般企业，采购数量多的话，一般都会给予一定的折扣。

　　二、随货付发票控制，没发票，别想要钱。

　　对于制造企业一般纳税人来说，购买材料增值税发票是必须的，因为其可以抵税。若购买材料时，供应商没有发票，相当于变相的提高了产品的价格。

　　企业在发票管理中，一般有两种方式，一是月底开发票，即在月底把当月送的所有材料都开成一张票;另一种是一个材料开一张票，并且，随货付发票，这主要用于一些价值比较高的产品。用户对于发票管理严格的话，就会要求供应商随货附发票，没发票，企业就不收货。这可以保证发票的安全性。

　　在ERP系统管理中，采购模块设置里，一般有三个级别可以进行类似的设置。

　　一是供应商级别处。在此级别设置的话，就要求该供应商的所有原材料都必须随货付发票，否则，在ERP系统中，入库单就无法审核。系统在开入库单时，会要求仓库管理员输入相关的发票信息，如发票号码等，若不输入，入库单就无法审核。

　　二是产品级别，在这里进行设置的话，就是该产品无论是向哪个供应商进行采购，都要求其随货附发票，否则，公司有权拒绝接收材料。

　　三是采购定单级别上，在采购单上，可以修改或者设置这个规则，可以根据采购单的实际情况，设置。

　　一般情况下，第一个级别和第三个级别企业用的比较多，而第二个级别很少有企业使用。

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　　三、单价超限率控制，给采购员加个紧箍咒。

　　有些企业在采购工作管理中，会给采购人员一价格修改的权利。但是，其会设置一个最高价格，采购员在跟供应商谈价格时，不同超过某个限制。ERP系统可以通过超限率的设置，就好象给采购员带了一个紧箍咒。

　　如公司规定，某个材料的标准价格为5元，采购员可以在4%的范围内，有决定的权利。即，该采购员在购买这种物料时，最高可以有5.2元的价格向供应商购买。若超过这个权限，采购员就没有这个权利决定，而且，无法以这个价格开采购单。

　　并且，系统还提供了相关的报表，给相关人员作为参考。

　　比如说，采购经理可能想知道，某个采购员在某个月中，有多少材料购买价格底与标准价格，又有多少材料的价格高于标准价格，高了多少等等。这些数据，可以作为采购员绩效考核的依据。

　　在实际应用中，这对于防止采购员跟供应商串通，采购员以高于市场价格向供应商买货，从中收取回扣，非常有帮助。通过这个紧箍咒，就限制了采购员定价的权限，有效的避免了这种情况的发生。

　　四、核准状况控制，不合标准的供应商别想进公司的门。

　　由于种种的原因，企业会对供应商的状况不时的进行调整。如供应商连续几批材料检验都有质量问题，企业可能会暂时停止其交易，直到供应商有所改进为止;如公司规定每年要对供应商进行年审，未年审的供应上不允许进货;如公司发现某个一直在交易的供应商，其提供产品的价格比较高，现在又找到一家更加便宜的供应商，就会把原先那家供应商从企业的名单中去除。

　　针对这种情形，ERP可以在系统中进行设置，是否允许某个供应商跟公司合作，是暂时停止交易呢，还是永远停止交易，等等。

　　一旦设置，在做采购单时，就会进行响应的判断，就不会把采购定单下个那些不允许交易或者暂停交易的供应商，并且，这些信息也会传递到相关的表单模块中，如仓库、生产等相关功能。如此，可以防止因为人为的疏漏，而下单给不应该下单的供应商。

　　五、付款条件控制，什么时候付款我做主。

　　企业一般为了提高资金的利用率，都不会采取预付款或者货到付款的政策，而是采取一定的信用期间，如货到后一个月内付款或者货到后下月末付款等。有些企业，甚至每个供应商的付款条件都不一样。若要人工来计算付款期间并跟踪处理的话，显然工作量是非常大的，而且容易出现问题。

　　为此，ERP系统提供了付款条件管理的功能，只要在供应商管理处或者采购定单处，设置了供应商付款条件，接下去的工作，ERP系统会自动帮助用户完成。

　　1、自动根据收货的情况，帮企业推算应付时间。

　　2、根据应付时间，生成相应的应付单据与应付帐款，并会定时提醒用户，可以让用户提前准备相关工作。

　　3、跟现金流量表结合，可以反映企业未来的现金流量，帮助企业做好现金的规划工作。

　　4、帮助企业做好付款的监督工作。系统可以设置，不到时间不允许付款，同时，也提供相关的报表，如付款差异表，等等。帮助管理者统计付款异常的情况，以方便用户做相关的处理。

　　以上这五招，在供应商管理中，可能不怎么起眼，但是，却可以起到事半功倍的作用。有了这些智能的控制，企业再也不用为这些烦琐的工作费心了。这些日常的监督管理工作，完全可以交给系统来进行控制，用户可以放开手来，去做更有价值的事情。