时间管理的技巧

pengdazhi7763

一、认识时间
1、        时间的特性：
               提供毫无弹性
               无法蓄积
               无法替代
               无法失而复得               
2、        如何对待时间
             不善于利用时间的三种观念：
                                     视时间为主宰
                                     视时间为敌人
                                     视时间为奴隶

xddlin6

嗯，学习了

pengdazhi7763

五、时间管理工具
时间管理的工具：
月历
　　　　　　　　　　行事历与甘特表
　　　　　　　　　　效率手册
　　　　　　　　　　商务通与订房卡
　　　　　　　　　　闹钟
　　　　　　　　　　其他工具
使用时间管理工具的原则：
只用一个时间管理工具
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

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四、时间管理矩阵图
　　　　　　　　　　

重


要        紧急        不紧急
        危机        准备事项
        紧急的问题        预防工作
        有限期的任务、会议        价值观的澄清
        准备事项        计划
                关系的建立
                真正的休闲充电
                授权自主管理

不
重
要        干扰、一些电话        细琐、忙碌的工作
        一些信件、报告        一些电话
        许多紧急事件        浪费时间的事
        许多凑热闹的活动        “避免性“活动
                无关紧要的信件
看太多电视

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4、如何对付不速之客
                              不要采行无条件的“门户开放政策”
                              授权秘书对约会事宜做初步之安排
                              授权秘书甄别并拦截来客
                              规定接见部属时间
                              移樽就教----换个地方办公
                              在办公室外接见外界不速之客
                              站立会客
                              让秘书控制会谈时间
                              限时面谈
                              宁可提早上班，但不要延迟下班
                              定期与部属会面
                5、如何减少冗长的会议
                6、办公桌的“5S”运动
                             整理废纸篓的作用
                             文件存档系统
                             “各就各位“的摆置
                             集中精力做一件事
                             不要总是重复处理同一文件
                             不要为了表面的整洁而塞入一处
                             下班前的清理
                             整理、整顿、清扫、清洁、修养

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办事的优先次序
                2、以最终的结果来开始行动（以终为始）
                              是必须要做的吗？
                              不完成会怎样？
                              是自己想要的吗？
                              和目标直接相关吗？
                              回报及收益高吗？
                3、学会说“NO！”
                              耐心倾听
                              如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长
                              显示慎重
                              表情应和颜悦色
                              态度坚定
                              指出拒绝的理由
                              拒绝的是请托而不是他
                              如有可能为他提供其他可行途径
                              切忌透过第三者来拒绝

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三、如何跨越时间陷阱
                1、要事第一
                            “大石头”理论和“二八”定律
                             ABC法则：
A----紧急而且重要的事、
B-----不紧急但重要的事、
C-----应该做的事

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3、“反正时间还早”----拖延；
          帕金森定律：工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你就会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。
4、不速之客；
          定义：没有预约的客人，无端的申述，往往会使你难以专心致志的工作。
          如何对付：
                    电话：找借口挂电话------电话有监听、现在在开会、有重要事在谈、方便时回电话
                    到办公室：
关上办公室的门
不一定要坐下谈，站立交谈可缩短时间
安排固定的会客时间
5、会议病；
          原因：
                基于合群的愿望而聚会倾谈
                为符合传统
                为推卸责任
                没有勇气，逃避指出个别员工之错误
                无效的会议不断重复
6、文件满桌病
         表现：
              安全感
              犹豫的个性
              半途而废的工作习惯
              个人的喜好
7、事必躬亲
        原因：
             担心部属做错
             安全感
             不愿放弃得心应手的工作
             找不到可授权的下属

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2、不好意思拒绝别人；
         原因：
               接受请托比拒绝更容易
               拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复
               我想做一个广受爱戴的人
               我不懂如何拒绝
         如何拒绝别人：
               委婉、就事不就人、
表明愿意帮助的态度
               说明不能接受的理由

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二、时间陷阱
1、猪八戒踩西瓜皮----滑到哪里是哪里；
        表现：
没时间做计划
               工作是程序化，规律化，根本没有必要做计划
              计划常常被打断
               不喜欢被计划束缚
              “船到桥头自然直”
        坏处：
              没有计划性，很难达成自己的目标；
              不能根据计划调整目标和行为，对工作造成很大的障碍