工欲善其事 必先利其“OA”

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“快去把这份会议通知下发给集团各公司，速度要快，明天就要开会了。”    10个电话，5个占线，2个不在服务区，传真没人接，老天呀，他们都在干什么呀，这都要急死了，我这个总部办公人员，我容易吗？打电话，不停的打，打打打……
     
    你说发电子邮件？可是哪有他们的邮件地址呀，就是发了也不知道他们看没看呀，还是没效率。不甘心呀，开建论坛、QQ群组、MSN，但是都不行，平台不统一，保密性差，没有安全感，这可不行。难道还要回到打电话的这种“原始社会”吗？
    几番探索之后，一个叫“OA办公系统”的东东出现在我的视线中。终于有了理论依据，这个东东有内部的邮件系统，有即时的消息传递，还有公文流程处理。
    工欲善其事 必先利其器
    向领导斗胆建议上OA，“OK！”我大喜不已，但是技术、服务、价格都要好好的考虑呀，面对如此众多的OA办公软件选哪个呢？

    经过与各公司一家家的洽谈、比较、试用，根据企业自己的情况，我们终于确定自己的OA选型标准：
    首先，该OA供应商的服务应特别好，应用试用版，有技术人员通过MSN或QQ等工具能随时进行交流讲解，让人感到非常亲切，做为软件使用者，要的就是这种理解。
    其次，这款软件采用的应是PHP语言设计的，采用B/S结构，操作简便，会上网就会用OA。另外PHP+MYSQL+APACHE结构是当前最流行的网络数据库组合，具有可扩展性和稳定性，完全满足办公的需要，这种特性比较适合未来企业的成长需要。
    再次，这款软件应是国产软件，作为中国人，我们还是要多支持我们的民族软件企业的发展的，同时价格应在20000元左右，性价比高，能长期支持服务，我们不需要繁琐复杂的功能，多则无用。
    因为我们知道大多开发单位和企业进行沟通时往往都是站在软件的角度进行思考的，把软件的功能说得十分强大，而很少在真正理解企业需求后结合软件来谈问题。这样导致很多企业把系统应用起来后发现原来那么多功能，根本就用不到，或者说不好用。
    经过反复比较、考证，最后我们将目光锁定在通达的Office Anywhere上。
    享受OA的乐趣 “有事OA我”
    接下来的事，就是安装这套软件，进行普及培训了。由于大家都会用一些网上的工具，普及起来还是很快的。我们借助总裁办公会的机会专门组织了一次OA办公系统演示，向各位领导及同事们展示我们提出的新的办公方式。
    当时我们仅仅是给一些领导和文秘人员开设了用户名，小范围的进行普及。但是没想到微机室的电话和我的OA短信中大量的信息是：快给我个OA密码，我们还要几个OA号。两周的时间OA用户从30多人发展成120多人。
    提到这个短信息就更精彩了，由于集团的财务集中管理，向下属公司派驻的财务总监都是集团总部的财务领导，他们远离这些平常在一起工作的总部人员，平时如果想沟通只能打电话，但是大额的电话费又让人们不能尽情表达自己内心的感受。但是通过通达OA办公系统，“最近工作顺不顺利”、“马上给你发报表”，既交流了感情又把工作得以顺利完成。
还有那个OA论坛，在那里大家演绎着信息交流的精采故事，“情似狂潮”、“风卷旌旗舞”、“秋山野客”这些个性鲜明的网名在论坛不断发表自己的内心感受和转载新鲜的故事。有过争吵，有过感触，在那里思维的碰撞特别的强烈。
    现在我们同事之间传递消息的方式已经成为“我给你发OA了”、“有事OA我”、“做好报表后发到我OA里”。虽然这种叫法有些不准确，但是它已经反映出，我们的工作已经离不开OA办公系统了。
    “对症下药” 再上一层楼
    在应用推广OA中，我发现了几点共性问题，提出一些解决方法，以共同促进国内OA的完善与提升，并以飨同行。
    其一，作为企业的信息化建设，OA是一个企业信息化建设的必备工具，但同时许多企业在上了OA后时常面临着单位内部不同软件整合的问题，而整合不成功，各个软件性能将互相冲突，大损其值。
    公司用PHP软件设计了一种人事档案管理软件，采用PHP+MYSQL结构，但是由于信息的保密性，又不想所有人都看到，就要设置用户名和密码，但是这类软件一多的话，左一个用户名，右一个用户名，太多，太繁杂。能不能借用OA中的用户名密码管理，做一接口挂接相关的业务软件统一管理，以更加丰富OA的功能，统一平台，方便工作？
    而这点是一个软件优劣与否的一个表现，通达OA这方面表现较为强势，能对不同软件进行有效整合，能成为我们的工作接口了，可改变以前的文件传递方式，更加系统化用数据库的形式进行信息传递，减少数据冗余，提高查询速度，达到信息的升值。
    其二，我们在平时调研选型时太强调OA系统的优势而过少考虑OA究竟能为企业带来些什么实际东西。我们发现应用OA遇到的最大的问题是一些报表数据的收集整理、查阅、统计不便，工作跟踪信息反馈不及时等。因此应努力想想如何解决这些问题了。
    关于报表数据收集的问题，原来单位使用excel来做报表，每天都有三张不同报表，再打印后进行审批，每日的耗纸量就不说了，关键是到月底年底要进行数据汇总分析时那麻烦就大了，所有人都在把纸质报表中的数据一一输入新的excel表中进行统计，效率慢不说，还容易出错。
    针对这个问题，当时我想为什么不用OA的工作流模块来进行报表录入呢？这样不仅能解决数据的统计问题，而且能按一定的规则找出想要的报表，也避免原来报表打印和存档所产生的不便？
    而要做到这一点，需要OA本身拥有强大的工作流。我利用通达OA的excel数据链接，做好了月报表模板，每月只需把OA生成的excel统计报表张贴到模板中，整月的统计数据就马上生成。这样就很好的解决了报表数据统计问题。
    其三，为什么中小企业OA项目失败率如此之高，就是OA水土不适，没有量体裁衣。这一点企业一直没太注意。首先中小企业没有大企业那样的经济实力，对于OA项目的投入非常有限，其次中小企业的规模、扁平化的管理、办事机构相对集中，决定了信息的传递不易产生瓶颈，这几个特性决定了中小企业不能像大企业那样有大量的投入请来专业的项目开发单位进行量身定制，并且OA的一些优秀特性也不能在中小企业中得到很好的发挥。
    这意味着如果将大企业成功的OA模式，不经选择地强行应用于中小企业的话难免会发生“消化不良”。因此与其动辄花几十万、十多万买个大而无用的OA，还不如买一个合身合体、经济简捷的OA实在。这点通达、合强、金和等都是中小OA软件的典型代表，可参照选用。
　  
    另外，我想，OA项目的实施不是集中在一段时间就可以完成的，我认为成功的OA项目没有所谓项目结束的概念，只要企业不断发展OA就不会结束——立项、调研、选型之后是部署修改，再部署再修改，再来就是维护和新业务的整合再修改或对旧业务流程的优化，如此不已。一劳永逸的想法是不可取。