企业CIO如何做好软件资产管理及优化

soft2006

近日，笔者在网上看到一条关于四川省版权局对四川某机械公司使用盗版Autodesk公司软件的处罚新闻。事情源于版权局接到匿名举报，后经查证，该公司用于设计的83台电脑中， 有34台PC安装了AutoCAD2010，20台PC安装了Inventor 2010，由于该公司只能出具15套AutoCAD和10套Inventor的授权书等有效证据，故认定其余58套软件均为非法安装的盗版软件。后四川省版权局，根据《中华人民共和国著作权法》、《计算机软件保护条例》的有关规定，认定该公司的行为构成了对欧特克公司享有软件著作权权益的侵犯，并依法要求其在补上58套正版授权之余还赔偿欧特克经济损失并做公开道歉。

经过这次事件之后，笔者特意采访了该公司某高层人员，他表示：公司要求彻查此事，责令IT部门限时查清公司的软件资产并予以汇报，同时下发了相关文件严禁员工私自使用盗版软件，所有软件都由IT部门统一安装和管理。IT部门的经理特别想有一款解决方案,能统一集中监控员工电脑安装软件数量及使用情况。因为公司软件类别繁多，特别是设计软件，比如AutoCAD，Inventor，PTC，MSC，Ansys，每套都价格昂贵， 再加上一些通用软件Microsoft，Adobe等，即使是逐台的进行人工统计，也需要花费大量的时间和人力，而且并不能根治管理混乱的问题。对此现象，商业软件联盟中国区总监张全胜解释如下：“用户对企业中应用的软件疏于管理，是出现这样问题的根本原因。”

据了解，这些知名企业每年都在大量购买正版软件，只是管理层并不知道每年大批的软件采购预算支出后，仍然存在着非法使用授权的隐患。在大型企业中，IT部门会对公司的电脑等硬件设备进行管理及维护，因此，管理层都会对其状况了解的比较清楚。但是，软件属于无形资产，且公司人员经常有流动性，很难进行管理和正确的统计。这些知名企业多数处于，每年拥有固定软件管理计划，有软件管理人员进行汇报统计，但是不合理、不科学的软件管理方案，造成了企业对拥有软件的种类和数量、软件的质量和使用效果、软件的使用期限及产权归属等都比较模糊，很难有清晰的统计报告，更难拿出能让版权局或者软件厂商信任的证据。

例如在上海某知名外企，企业将IT管理方面的权力划分到各个部门，财务部、人力资源等部门各自提出自己的需求，由IT部门进行统一的采购并实施，相互之间的方案也并没有进行统一界面的管理。实际上，某个部门中有一些软件的许可证授权处于闲置状态，而另一个部门的软件许可证数量已经超过了上限，处于不合乎规定的状态。

而对比于公司每年投入的大量软件预算，此比重占IT总投资的比例甚至逐年增加，那产出又增加了多少比重呢？这都是公司管理层和高层所关心的问题所在。多数的IT软件管理人员，都无法给管理层一个合理的报表。根据市场报价，一套AutoDesk公司的AutoCAD软件就要几万元人民币。如果增加用户许可证的数量，费用则会更高。这就要求我们更要注重软件的投入与产出比，让这些软件在IT中发挥出最大的功效。

在另外一家企业，项目一部正在申请3套AutoCAD的采购需求，而项目三部中有2套AutoCAD因人员调动后现处于闲置状态，由于该公司软件资产没有统一管理方案，采购部门并不知道他们实际上仅需要购买1套软件而非3套。

实际上，企业需要的是一款能帮助他们统计和管理软件数量，优化软件使用情况的解决方案，即软件资产管理解决方案。但是，就目前情况看，软件资产管理的发展尚未成熟，在全球出现的软件资产管理是一种旨在降低IT成本的诉求。对于企业的管理/财务人员来说，需要了解采用软件资产管理方案后，能从多大程度上降低IT成本？而软件产品授权模式的复杂性和许可协议内容的多样性，最终导致了企业很难获得一个既满足实际技术需求，又可以最大程度降低IT成本，获得较高的投资回报率（Return On Investment，RIO）的方案。因此仅仅提供用户使用状况的监控，管理以及报告的大多数软件资产管理产品是远远不能符合企业的实际需求。 对于企业内部的财务人员来说，精确指导软件采购计划，最大化软件资产投资回报率才具有更实际的意义。

     既然软件资产的管理和优化对一个企业来说如此重要，那如何才能实现软件资产的全方位管理和优化呢？换言之有没有一种工具可以指导和辅助这一流程使其变的简便易于企业内部实施呢？

      目前市面上一些大的跨国企业已经逐步意识到了软件资产管理和优化的重要性和必要性，笔者就此情况展开了实际的调查，了解到了一些实际的案例。

     某跨国汽车公司在中国北京，上海，南京，昆山等地皆有办公场所。各地每年都会提交上百万的软件采购需求，对于这笔昂贵的经费支出，公司高层一直希望了解这些软件的投入与产出比，以及具体的管理情况报告。为此该公司于2003年经美国总部引荐在中国区也统一使用了Flexera公司的FlexNet  Manager 软件资产管理方案。现在，IT部门经理可以通过该工具准确了解峰值使用数及统计出的授权服务拒绝的最大峰值，通过合理的增加license数量以满足公司对此软件的需求，还可以获得软件产品具体功能模块的使用状况，以及准确识别出不用的功能模块，以便在采购谈判中要求软件厂商增加某使用率高的功能模块，或在未来的采购计划中，只购买该软件的特定模块，避免为该软件其他未使用的功能模块付费，如下图：




于是，IT部门通过集中管理授权，在公司环境中为并发授权提供一个几乎接近实时的单一控制台，使得一个管理员可以在整个组织内通过使用多个自动化和标准化的方式，积极主动的解决当前遇到的问题，维护服务器和客户端的正常运转，以及优化软件授权等。

对于采购部门，当员工提交软件采购需求给采购部门时，采购人员可以通过该软件的实时跟踪报表决定调用其他部门闲置的软件授权还是需要重新采购，若需重新采购，还可根据实际的功能使用报表建议员工使用合适的版本。

对于公司的高层战略人员来说，他们可以随时了解整个企业拥有什么软件，为什么拥有它和它们在哪儿使用是非常必要的，通过这些数据他们可以从容的做出战略、战术和运营方面的决策以帮助企业决定未来的业务方向和提高商业表现。

该公司的经理人员和普通员工可以通过该方案判断他们需要哪种软件以便提高生产力，保证在最后期限前完成任务，并提高整体的工作满意度。这部分人员且在提交软件采购需求的同时会附上需要该软件的理由及公司内部目前该软件的所有license运行状态，确保软件采购需求的审核通过率及投资回报率。

该公司通过此资产管理方案解读企业内部采购的所有软件资产的原厂软件安装许可协议，确保在厂商允许的范围内分发复制及安装那些软件，以便规避授权外的非法使用。

最后，笔者也希望通过自己的调查，让更多的企业CIO或者公司高层，能够重视好软件资产管理及优化，对企业内部的软件使用情况不断进行审查，以免发生因人为造成变化，出现文章开头混乱的局面。