ERP软件：高科技制造企业物料管理问题分析

Kingson

　　物料管理科学合理性成为主流

　　在世界经济科技一体化的大趋势下，以增强自主创新能力为核心的国际高科技竞争日趋激烈，这种态势不仅仅体现在对高科技产品的创新能力上，还表现在企业对物料的管控问题上。在提倡自主创新、创建创新型国家的背景下，中国的高科技企业也不可避免地被卷入到这场竞争中。

　　高科技行业对产品质量普遍要求很高，致使各企业对生产制造环节管理越来越精细，可对产品的物料管理环节却依旧保持比较粗放的管理风格，使物料在很大程度上占用了企业资金，无形中导致成本增长，利润下降。物料管理是企业内部物流各个环节的交叉点，衔接采购与生产、生产与销售等重要环节，关乎企业成本与利润的生命线，不仅如此，物料管理还是物资流转的重要枢纽，甚至关系到一个企业存亡。曾听过一个关于爱多的例子，据说爱多在破产之际，库存物料的金额高达上亿元，可就是这么多的物料中，居然无法组装出一个完整的DVD成品，在惊叹之余，更激起人们对于制造企业物料呆滞及不合理管库问题的思考。有资料表明，企业的存货资金平均占用流动资产总额的40%-50%，而高科技制造企业的库存比例则远高于此。“物料存在两套或多套编码”、“物料混乱堆积在仓库各个角落”，成为许多制造企业仓库的真实写照。就曾有人套用中央电视台著名的广告语“心有多大，舞台就有多大”放在制造型企业身上，演绎成“仓库有多大，库存就有多高”，形象地表述了普遍存在于制造型企业内部库存管理问题的顽疾。

　　随便在GOOGLE中键入“制造企业物料管理问题”，瞬即出现30余万条的搜索记录，业界对制造型企业物料管理问题的重视与研究可见一斑，紫光商业咨询(北京)有限公司对此更表现出持续的关注。作为SAP全线产品在亚太区的核心合作伙伴，紫光咨询自2003年成立以来，连年获评为SAP亚太区最佳合作伙伴，与汉普、普华永道、埃森哲、德勤等被评为“中国十大管理咨询商”，成为SAP中国地区实施客户最多，实施客户单最大(SAP Business One)的实施服务商。紫光咨询实施服务过的客户多达200余家，其中尤以高科技行业企业居多，类型涵盖了行业内大部分业态。长时间沉浸在高科技行业中，使紫光咨询能够有机会清晰地了解企业物料管理的种种问题，其中最基础和最常见的就有物料编码管理问题和批次管理问题。

　　物料管理交织千头万绪 抽丝剥茧理理更清晰

　　A公司是韩国某集团公司在国内设立的独资公司，主要从事各种分立半导体器件的生产，公司之前的物料都由韩国本社提供，编码也顺沿了韩国本社的物料编码。随着一些物料的本土化，公司自主采购的物料采用了另一套编码体系，这就出现一个物料两个编码的情况，导致两个主要问题出现：采购计划不准确。采购部门每次在接到生产部门的生产计划后，都需要查实仓库物料两套不同编码的数据表单，并对同一物料进行加合计算了解实际的物料数，物料实际数量核算不准，会影响实际的采购计划。生产的产品出错。有些物料虽是同一规格，但因出自不同供应商会有一些材质等方面的细微差别，致使有些客户所指定的产品在生产过程中使用非指定物料，严重时会导致产品出现质量问题。

　　紫光咨询和A公司共同分析了物料编码的不合理性及重新设置需考虑的因素：首先，统一更改后的物料编码需考虑韩国本社及企业自身对编码的使用习惯，并能与韩国本社物料编码相关联，做到迅速查询。A公司一直沿用韩国本社数字编码习惯，紫光建议新设置的编码依然采用数字形式，同时采用新旧物料对照编码表的形式来记录物料，以便与韩国本社的物料进行对照查询;其次，必须做到编码所对应物料的唯一性与精准性，避免出现一个物料两个编码的情况;再次，充分利用数据的号段资源，避免造成资源的不均衡。以往A公司习惯用两位尾数来区别略有差别的同一规格芯片，比如原来某芯片设定编码为1113001-00，因材质或技术参数的不同，该芯片编码的尾数从01、02、03……类推下去，当尾数编码至99时，此规格的芯片就无法再继续，需要再另拟新的编号了;与此同时，某些规格的芯片因没有变化或是变化不多，编码尾数不变化，无形中浪费了其所在号段的资源。重新设置统一的物料流水编码后，A公司很快便感受到管理上的便利：企业报表更加规范，大大节约了物料查询时间，提升工作效率。

　　保税与自由贸易物料的编码管理

　　B公司成立于1996年，由中国和日本投资组建，并由日方控股，专业从事通讯、消费电子产品的研发、组装、生产和销售，为移动类产品提供“一站式”制造服务，是摩托罗拉公司指定的全球供应商。B公司目前业务体系分为两条主线：一条是保税贸易，采购保税材料并用于生产出口的保税产品;另一条是一般贸易，采购非保税材料，用于生产一般贸易的产品。为区分保税和一般贸易，B公司对同一型号物料采用不同的编码，这给企业管理带来一些困扰：生产计划部门工作费时。同样的物料在系统中的计划数据、库存数据等表现为两个或三个，物料核算时需要人工再进行一次汇总;主数据维护费时。当摩托罗拉的生产计划发生变更，B公司的BOM(产品物料构成单)也随之改变，涉及到不同编码的同一物料时，需人为逐一进行查询，确保几套BOM均执行了变更，不仅耗时，还会导致核算错误，购买错误的物料，耽误工期且浪费成本。 实施SAP ERP系统之后，B公司实行保税工厂和非保税工厂的方案对物料进行统一管理，一种物料对应一个编码，使物料具有唯一性，不仅查询分析简单，而且杜绝了因混淆同一物料的编码而出现的购买错误物料的情况。同时系统输入法也杜绝了之前手工输写2及z，l和c发生混淆的情况，对物料管理更加清晰。

　　A、B两家高科技企业的物料编码管理各有不同，但都存在同一个问题，那就是存在两套及以上的物料编码，导致物料管理混乱，错误频出，无形中增加了企业的时间、人员和原材料的成本。经过改编后的物料编码，都具有了唯一性和较高的可识别性，同时又分别与两家企业不同的业务特征相适应，符合企业各自的管理需求，为基础数据管理、库存管理及系统集成方面打下了坚实的基础，并解决了在生产计划、生产领料、库存盘点及对外协调等方面业务流程管理的物料混乱问题。

　　批次管理的适用性

　　针对高科技行业产品品种多、更新快的特点，企业对产品质量的要求普遍很高，批次管理作为一个成熟而灵活的解决方案，在产品质量追溯和产品制造过程中表现出十分重要的一面，为企业在不增加物料编码的情况下实现精细化管理提供了可能。真正成熟的批次管理的确能给企业带来极大的收益，但是我们并不主张企业都实施批次管理，还是要依据企业自身不同情况而定。因为批次管理是一个较复杂的工程，不仅仅是上套系统就可以解决的，还必须要其它各方面的协同配合才行。紫光咨询建议企业在考虑是否上批次管理时，先问自己以下几个问题：

　　企业之前是否有完善的批次管理体系?

　　企业因业务的不同，对内部的批次管理也有不同，有些企业只在不同阶段进行了批次管理，如只对物料，或只对原材料，或只对生产过程等进行管理。这种不成体系的阶段性、部分性的批次管理，企业需要慎重考虑，如果在系统中实施批次管理，很可能在现阶段会给企业带来不必要的人员和时间的消耗。

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　　企业的人员是否跟得上这种管理的变化，是否能坚持做下去?

　　批次管理体系是一套非常复杂的系统，需要人员能够有足够的耐心和恒心做下去。相关人员必须先期对这种系统中的批次管理有一定的了解或有一定的经验，并且有充分的思想准备，否则上了系统后，经常会因为发现比预想得要复杂得多，而放弃使用，最终系统对企业不仅没有帮助，反而成为了企业的负累。

　　企业是否愿意在硬件及软件上投入更多资金?

　　为更好地配合批次管理实施，企业在不同阶段还可能需要配置扫描系统和条码系统，同时与SAP系统进行对接开发的工作。无论是扫描系统还是条码系统，都需要企业再投入一笔不小的资金，因此企业必须提前就有此项资的计划，否则在实施过程中系统中的批次管理就会像是鸡肋一样，用之不爽，弃之又可惜。

　　面对A和B两家同属高科技的公司，紫光咨询正是依据两家公司的不同情况给出了不同的建议。A公司目前存在两个迫切的需求：1)在客户反馈产品质量问题时，能快速追溯到生产批及关键原材料的信息;2)进口原料与国内采购原料能在成本上进行区分评估。A公司在上系统前对质量追溯等管理工作都是依靠手工记录，通常需要查询一摞一摞的记录卡片来完成质量的追踪。从客户提出质量问题到查询到相应的问题环节或供货商，至少需要2-3天的时间。A公司的主要客户都是全球性的大企业，对产品质量、工作效率和服务方面都有十分高的要求，大幅度提升客户的满意度，对A公司显得十分重要的。考量A公司之前从原材料到半成品再到产成品等各个部分，从入库到生产过程等各个阶段，都拥有一套完善的批次管理体系，且相关人员也有批次管理的经验，紫光咨询成功为A公司在系统中实施批次管理。改革后的A公司将整个产品质量的追溯时间缩短到1、2小时，顺利时甚至几分钟就可以搞定，大大缩短了查询时间，提升了客户满意度。在此次的实施过程中，A公司并未一次性将扫描系统和条码系统配备齐全，这稍微会延缓一些查询时间，但是并没有太大的问题。而且这两套系统A公司也已经考虑在未来二、三期的系统工程中接着上，以完善公司的批次管理体系。

　　而对于B公司而言，公司目前只是对某部分实施了批次管理，而且公司目前的主要客户相对少且固定，紫光咨询则建议B公司依据自身实际情况继续原有的管理方式，如表格方式进行管理。或如有需要，可购买单独的数据库软件进行管理。但这个软件系统的数据与SAP ERP的数据并不关联，需要人工通过业务逻辑进行判断。随着企业的发展，届时再确定是否需要上系统化的批次管理。

　　“关注高科技企业成长”对紫光咨询而言不仅是一句口号，更是身在其中的具体行为。面对陷入管理困境的企业，只有深入企业，置身于企业业务实战之中，才能真正了解企业的问题所在，对症下药，紫光咨询深谙此理，并忠实不渝地坚持着。正是秉承着一套踏实的科学方法论，紫光咨询在高科技行业信息化实施服务领域中一步一个脚印稳稳地向前迈进，捷报频传，帮助诸多企业成功实现信息化管理，推动企业快速向前发展。