时间管理的技巧

pengdazhi7763 · 发表于 2009-5-15 18:39:38

一、认识时间
1、时间的特性：
            提供毫无弹性
            无法蓄积
            无法替代
            无法失而复得
2、如何对待时间
         不善于利用时间的三种观念：
                                 视时间为主宰
                                 视时间为敌人
                                 视时间为奴隶

pengdazhi7763 · 发表于 2009-5-15 18:39:54

二、时间陷阱
1、猪八戒踩西瓜皮----滑到哪里是哪里；
      表现：
没时间做计划
            工作是程序化，规律化，根本没有必要做计划
            计划常常被打断
            不喜欢被计划束缚
            “船到桥头自然直”
      坏处：
            没有计划性，很难达成自己的目标；
            不能根据计划调整目标和行为，对工作造成很大的障碍

pengdazhi7763 · 发表于 2009-5-15 18:40:15

2、不好意思拒绝别人；
      原因：
            接受请托比拒绝更容易
            拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复
            我想做一个广受爱戴的人
            我不懂如何拒绝
      如何拒绝别人：
            委婉、就事不就人、
表明愿意帮助的态度
            说明不能接受的理由

pengdazhi7763 · 发表于 2009-5-15 18:40:29

3、“反正时间还早”----拖延；
      帕金森定律：工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你就会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。
4、不速之客；
      定义：没有预约的客人，无端的申述，往往会使你难以专心致志的工作。
      如何对付：
                  电话：找借口挂电话------电话有监听、现在在开会、有重要事在谈、方便时回电话
                  到办公室：
关上办公室的门
不一定要坐下谈，站立交谈可缩短时间
安排固定的会客时间
5、会议病；
      原因：
            基于合群的愿望而聚会倾谈
            为符合传统
            为推卸责任
            没有勇气，逃避指出个别员工之错误
            无效的会议不断重复
6、文件满桌病
      表现：
            安全感
            犹豫的个性
            半途而废的工作习惯
            个人的喜好
7、事必躬亲
      原因：
         担心部属做错
         安全感
         不愿放弃得心应手的工作
         找不到可授权的下属

pengdazhi7763 · 发表于 2009-5-15 18:40:47

三、如何跨越时间陷阱
            1、要事第一
                        “大石头”理论和“二八”定律
                           ABC法则：
A----紧急而且重要的事、
B-----不紧急但重要的事、
C-----应该做的事

pengdazhi7763 · 发表于 2009-5-15 18:41:02

办事的优先次序
            2、以最终的结果来开始行动（以终为始）
                           是必须要做的吗？
                           不完成会怎样？
                           是自己想要的吗？
                           和目标直接相关吗？
                           回报及收益高吗？
            3、学会说“NO！”
                           耐心倾听
                           如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长
                           显示慎重
                           表情应和颜悦色
                           态度坚定
                           指出拒绝的理由
                           拒绝的是请托而不是他
                           如有可能为他提供其他可行途径
                           切忌透过第三者来拒绝

pengdazhi7763 · 发表于 2009-5-15 18:41:17

4、如何对付不速之客
                           不要采行无条件的“门户开放政策”
                           授权秘书对约会事宜做初步之安排
                           授权秘书甄别并拦截来客
                           规定接见部属时间
                           移樽就教----换个地方办公
                           在办公室外接见外界不速之客
                           站立会客
                           让秘书控制会谈时间
                           限时面谈
                           宁可提早上班，但不要延迟下班
                           定期与部属会面
            5、如何减少冗长的会议
            6、办公桌的“5S”运动
                           整理废纸篓的作用
                           文件存档系统
                           “各就各位“的摆置
                           集中精力做一件事
                           不要总是重复处理同一文件
                           不要为了表面的整洁而塞入一处
                           下班前的清理
                           整理、整顿、清扫、清洁、修养

pengdazhi7763 · 发表于 2009-5-15 18:41:36

四、时间管理矩阵图
　　　　　　　　　　

重

要紧急不紧急
危机准备事项
紧急的问题预防工作
有限期的任务、会议价值观的澄清
准备事项计划
关系的建立
真正的休闲充电
授权自主管理

不
重
要干扰、一些电话细琐、忙碌的工作
一些信件、报告一些电话
许多紧急事件浪费时间的事
许多凑热闹的活动 “避免性“活动
无关紧要的信件
看太多电视

pengdazhi7763 · 发表于 2009-5-15 18:41:42

五、时间管理工具
时间管理的工具：
月历
　　　　　　　　　　行事历与甘特表
　　　　　　　　　　效率手册
　　　　　　　　　　商务通与订房卡
　　　　　　　　　　闹钟
　　　　　　　　　　其他工具
使用时间管理工具的原则：
只用一个时间管理工具
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

xddlin6 · 发表于 2009-5-17 12:07:32

嗯，学习了

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