试论MIS建设的策略

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许多企业已经或正准备投入高额资金、花大力气建立大规模的计算机管理信息系统(MIS)普遍存在着系统建设难以达到预期效果的问题。有的开发规模很大，实际应用的范围却很小；有的系统用与不用似乎没有明显的差别；还有的系统由于技术落后维护工作量太大，若在原有的基础上扩充功能还不如推倒重来。就系统开发的某一具体问题来说，主要是开发用于数据处理的程序，既不需要高深的物理(如电力系统)概念，也不需要复杂的数学算法，一般是比较容易实现的，并且大都采用最新的、高性能的计算机软硬件平台，由优秀的计算机技术人员实施开发，很少出现因网络或程序调试不通而中止开发的事情。因此，预期的目标难以达的原因不是简单的技术问题，值得深入研究。本文试就MIS建设的策略谈一点看法。
MIS建设的基本问题
　　MIS建设中系统的最终目标和内容常常难以确定。比如：电厂的设备管理系统，设备的种类成千上万，其规格型号、归属部门、安装位置等千差万别。MIS要管理的内容、达到的效果及运行后的状态等涉及的内容很多，系统开发者很难通过调研完全确定所有的内容。事实上，MIS建设和一般工程的根本区别就是不能在开发前完全确立系统的目标和内容，即不可能企望有一个详尽的设计去简单地、全方位地组织和控制系统的建设，这是MIS建设的最大特点。因此，简单的用一般工程建设的方式去对待MIS建设，希望先有一个详尽的设计，再根据设计实施开发，这种要求开发者不仅要在短时间内把原有的工作方式完全掌握，而且要设计出一种新的工作方式的办法，实际上是很难做到的。
　　我国目前还处在实现工业化的进程中，工业体制本身的不够完善，并且还处于迅速的发展变化之中，这要求MIS建设必须可以随时方便地进行修改，否则，系统很有可能会被推倒重来。这使得首先确立系统开发的各种功能然后再进行系统开发的企图更加不可能。
组织系统开发并使之能够长期的运行必须有相应的方法。
　　以分类组织数据为核心，无论计算机内部多复杂，MIS建设所用到的通常只是计算机的操作。随着计算机技术的飞速发展，其功能越来越强，使用越来越简单，计算机技术本身已不再是MIS建设中的难题。系统开发中，有关计算机要解决的关键问题是怎样以计算机为平台组织新的系统。
　　MIS的开发是根据计算机的特点重新设计出一种新的工作模式。实际工作中常常忽视这一点，甚至完全根据人工方式的特点设计计算机的功能。就象用工匠们手工生产方式设计汽车工业的生产线，实际上并不能真正提高效率一样，这样的MIS建设并不能发挥出应有的作用。
　　美国学者詹姆斯·马丁(JamesMartin)指出：在企业的数据处理工作中“数据是稳定的，处理是多变的，数据位于现代数据处理的中心”。由此他提出了“总体数据规划”的方法。就象“要把汽车制造从个体手工生产方式变为大批生产方式，需要建立一种真正的基础结构”一样，新的计算机系统的“基础结构”是对企业的数据进行总体的规划和组织，建立起统一的数据平台。
　　以数据平台为中心，将系统开发划分为形成数据平台和由数据平台变换出结果两个部分，在整体上使系统结构简单明了：
　　建立了同一的数据平台，凭借现有的开发工具，各种结果都可以方便地变换出来，而不必要事先将各种功能完全确定；另一方面，无论管理体制如何变化，涉及到的基础数据却是稳定不变的，改变功能只需改变相应的程序，以适应企业改革的需要。
　　有些系统的数据其内容和分类较为明确，如：民航及铁路售票系统、图书馆系统等，这种系统可以直接从组织数据入手实施开发。而更多的系统所包含的数据内容是隐蔽的，如：电厂的设备管理系统，数据量极大，数据关系复杂，短时间内完全掌握几乎是不可能的，应在开发的过程中逐步地识别数据，通过对数据的分类组织逐步建立起数据平台。
开发过程的组织与控制
　　系统开发的工作量一般很大，组织者和开发者应有一个通盘的考虑，把握和控制开发过程，使之有条不紊。由于开发过程的主要工作最终的表现形式是大量的程序开发，人们常常仅仅关注程序的开发，这很不够。就象战争虽然最终要表现为战场上的厮杀，而厮杀背后的策划对战争的胜负至为重要一样，对开发过程的组织与控制决定着系统将来的稳定性。这里提出以下方法：
　　平稳安排：从一个旧的工作方式逐步过渡到一个依靠计算机系统的新的管理方式中，对用户来说应是一个渐进的发展过程，不能一蹴而就。MIS建设中，常常有开发了大量的程序，再一次性地投入试运行，就是缺乏必要的安排；还有的对开发工作中的问题和困难估计不足，把开发规模展开的过大而无法控制。这都会使工作量和难点过于集中，使用户和开发者都陷入忙乱之中，妨碍系统建设。
　　通过对系统的分解，根据工作量、用户情况、在系统中的作用等因素排列出开发顺序，并根据子系统的开发情况随时调整和部署开发工作，使系统开发能有一个由小到大的、平稳发展的过程，这样就能方便地形成系统。
　　整体控制：MIS建设是一个形成系统的过程，但在开发过程中，许多出于局部利益的问题影响系统的形成。有的用户对计算机不了解，常常在完成了一个功能以后又提出新的要求，而开发者看来这是应该统一考虑的问题；有的用户掌握一定的计算机知识，但是真正了解和接受系统观念的极少，他们会从孤立的角度提出和系统相悖的要求，甚至仅仅把开发者当作程序员，自己直接安排开发工作，并认为实现他们提出的功能要求比较简单，开发者应该马上完成。开发者如果不够冷静，很容易陷入具体问题中去，失去对开发过程的整体控制。在这种情况下MIS建设是不会成功的。因此，开发者应善于了解和把握系统性、本质性的问题，有一个明确的系统概念，同时，要采取有效的技术和组织措施，确保在开发工作中处于主动。
　　吸引用户：用户的参与对整个系统建设是至关重要的。在系统开发阶段，用户有自己原有的日常工作和方式，他们不可能终围着开发者的工作转，对系统开发也会不太适应，这会使开发者希望他们做的许多工作无法落实。因此，需要有效的措施吸引用户，仅仅靠说服有关领导、用行政命令迫使用户参与开发会使用户消极甚至反感，导致开发和应用的脱节。常常有开发者抱怨用户不能很好地配合，甚至认为用户的素质低或者在中国搞MIS超前，其原因就是没有做好用户参与开发的工作。
　　及时投入试运行是吸引用户参与开发工作并与他们具体交流的有效途径。为此，子系统的分解要便于开发和试运行。在诸多子系统中，应注意选取那些使用效果明显又易于开发的子系统首先开发，其运行效果会增强用户对系统建设的信心及对开发者的支持。另外还应利用用户间处理数据的制约关系，使用户掌握新的工作方式，积极配合开发工作的进行。
　　迅速过渡：整个系统的形成需要有一个渐进的过程，不可操之过急；而子系统的开发则必须迅速完成，才能确保整体上的从容部署，这是系统建设的节奏。在试运行基本稳定以后，应果断地终止原有的工作方式并使新的方式尽快地稳定下来。
系统建设的基础性工作
　　MIS系统大大简化了管理人员的工作，使高层管理人员对中层、中层对基层、基层对设备系统逐级加强了管理、监督和控制等，业务工作量减少，系统的维护工作量增大，大量的业务改进工作转向系统的改进，系统的正常运行成为企业运转的生命线，因此，选拔、培养出合格人员特别是各层次计算机系统负责人是企业MIS建设的基础。
　　计算机系统负责人仅仅具备一定的计算机知识对于抓好MIS建设是远远不够的。分管计算机应用的人员不仅能够发现、解决计算机本身的问题，更重要的是能够向领导提出适度的系统开发应用规划，作为企业领导有关MIS建设乃至企业改革的决策依据。国外的经验证明，企业的MIS建设关键是系统管理人员的选拔与培养。
　　系统的建设和运行涉及到数据的共享、计算机软硬件、工作模式等许多方面，应该有统一的规则和约定，作为系统各元素之间联结的规则，使系统成为有机的整体，保障系统的开发、运行。制定一系列的标准和规范是系统建设的另一个基础性工作，主要有三个方面的内容：
　　信息规范：如：代码、事物特性表等。这方面标准规范的制定和执行是原有方式向新系统转换的前提条件。
　　计算机的软硬件平台规范：其中包括计算机硬件、操作系统、数据库、网络以及字处理等内容。这些规范是实现联网的保证。
　　维护管理模式：其中包括系统运行规程、岗位设置、计算机技术人员的上岗标准等。这是管理工作接受新系统使之稳定运行的保证。
结束语
　　MIS建设中，开发组织者首先面对的是用户和他们所使用的工作方式，这要深入实际，对具体情况作出具体分析，要有建立新的工作模式的创造力，并用组织措施控制开发过程。这方面工作需要一定的管理理论知识特别是现代管理信息系统理论，MIS建设的目的是要实现以计算机系统为中心的新的工作方式，其结果无论是计算机系统内部还是人的工作都将是明确的、规范的。MIS建设面对的是管理信息系统和计算机系统结合的问题，决不能忽视管理系统的改进，也不能单纯用计算机技术去对待整个MIS建设。
　　作为一个崭新的领域，MIS建设方法论在国外是一项非常活跃的研究领域，我们正致力于MIS开发方法论的研究，希望能和对此问题有兴趣的领导和专家经常交流，共同摸索MIS建设的规律。