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五金加工业解决方案
  
1 概述
1.1 背景说明
　　五金加工行业的产品特点是指对某些指定的材料进行多工序的深层加工（如开料、冲压、抛光、喷涂等），根据实际需要，决定是否还需要进行组合型的制造（如焊接，多种材料焊接成一个产品，通称为组合型的制造），其产品的BOM相对简单，但对材料与产品的工序状态要求比较严格。根据企业的管理要求，对工序的状态跟进也有不同，可划分为不跟进工序状态、跟进大工序状态与严格跟进到每道工序状态，对于不同的管理要求，管理与统计人员的工作量存在很大的差距。
　　同时，五金加工行业通常存在两个业务，一是来料加工业务，即接收其他客户的材料，对材料进行深层加工；二是委外加工业务，如因设备、生产能力都原因，将部分加工工序委托其他厂商进行，或转委业务给其他厂商生产等。
　　根据企业的行业特性、业务性质的不同，其对软件系统的要求、工作流程是不同的。我们针对五金加工行业的产品特性的了解，总结出以下的特点：
　1) 产品的制造通常是指对材料进行深层加工，只存在极少数的组合型的制造工序。
　2) 产品的BOM结构相对简单。
　3) 对产品、材料的工序状态必须进行良好的区分，管理人员必须了解产品的各个状态的实际情况，如一个外壳，从外壳的开料到产品出厂，可以经过多道生产工序，如不进行区分，管理人员根据不了解这个产品的生产计划实际上执行到什么状态（通常情况下，毛坯状态的产品与出厂状态的产品名称叫法上是一样的）。
　4) 存在来料加工业务与委外加工业务。
　5) 对于来料加工业务，经常存在临时补订单或临时更改数量、订单重叠（例如：昨天要求生产某个外壳N个，但是尚未投产，今天就又要求生产这种外壳M个，这种情况一般我们称为重叠），这对于企业进行生产计划的制订、跟进非常麻烦，而且对生产计划的执行时效（从制订计划到完成计划的过程时间）很难控制，对生产计划人员的要求比较高。
　6) 由于产品的生产涉及到多个加工工序，产品的质量跟进体系也比较难控制（没有大量的统计，很难知道废品实际在哪道工序上产生）。
　7) 同上原因，导致产品的成本核算工作比较复杂，要计算产品的实际成本，除了计算材料、设备、燃动、管理费用之外，其人工费用的计算要求对每道工序进行处理，工作量非常大。
根据以上的特点，五金加工业的日常生产、管理往往存在以下问题：
　1) 由于生产数据多，且数据的收集、维护和检索工作量大，使得数据的基础管理混乱。
　2) 影响生产计划的正常执行的因素较多：生产计划的制订非常复杂，生产排程变化大，不易掌控；
　3) 各部门的协作能力差，尤其是多地点生产和经营时；
　4) 原材料、半成品库存积压严重，占用了大量的流动资金；原材料、半成品、产成品、废品频繁出入库、成本计算复杂，人员、物料成本过高。
　5) 由于低效率生产和不妥善的物料管理，造成营运成本过高，严重影响了企业的竞争力。
本系统通过对企业中大量的各类数据和信息进行及时、准确的分析和处理，对企业的各项生产经营活动进行事先计划、事中控制和事后反馈，使企业管理透明化，实现合理利用企业资源，有效降低库存、减少资金占用、增加企业应变能力、提高企业市场竞争力和经济效益。

一、 采购子系统

1．  请购单录入

(1)直接录入。请购者编制并录入购买存货的请购单。

(2)从存货子系统自动传入。存货子系统可以自动判断每项存货的再订点(最低储量)，一旦存货数量低于或等于再订点，存货子系统就自动产生请购单。

2．  编制采购订单

采购部门由专职人员调出请购单进行审核。随后采购管理人员根据请购单的请求，从供应商档案和存货报价中选择价格合理、信用好的供应商，编制采购订单，并存入采购订单文件。

采购价格，一般提供两种方法维护。一是先选择供应商，然后对该供应商可提供的所有存货的报价进行修订。二是先选择存货，然后对可提供存货的所有供应商的报价进行修订。

3．  入库处理。

当供应商将存货发给企业，企业对其进行验收；并根据采购订单、发票和存货编制采购入库单；也可以在存货子系统中直接编制采购入库单。

4．  发票处理及采购结算

当采购部门或财会部门收到供应商的发票时，将发票录入计算机。

系统根据采购订单号自动从采购订单和存货子系统中的入库单中选出与正在录入的发票相关的数据进行核对，完成采购结算，并产生结算表。

5．  账表输出。

        按地区、供应商、部门、业务人员、采购类型、货物统计采购入库、结算情况。

暂估明细表提供了货到票未到明细，查询某仓库暂估入库情况、或者在该期间所有暂估入库情况。

在途明细表提供了票到货未到明细，查询某供应商哪些物未到，查询某仓库哪些货物未到，或者在该期间所有票到货未到的明细。

二、 存货子系统

1．  出入库单处理

包括入库单、出库单的录入和采购、销售子系统转入单据的修改。

出入库单据是临时单据，经过审核，并期末计算（根据存货的计价方法）、期末结账后用于更新出正式的入库单据。

2．  单据审核

既可以审核一张单据，也可以批量审核。

3．  期末处理

期末按不同的计价方法计算本期出库存货成本；进行结账，生成下期结存文件，并将本期结存数据作为下期期初数结转到下期结存。

4．  查询输出

按部门、来源、用途等统计出入库单据、流水账、汇总表，存货总账、明细账；

5．  入库调整单、出库调整单

入库调整单、出库调整单的特点：

对存货的入出库成本进行调整；

只调整存货的金额，不调整数量；

用于调整当月的入出库金额，并相应调整存货的结存金额；

入库调整单可针对单据进行调整，也可针对存货进行调整；出库调整单只能针对存货进行调整，不能针对单据进行调整。

三、 销售子系统

1．  销售业务处理

根据销售方式的不同，用户可以先录入销售订单，也可以先录入销售发票。
一般来说，为了方便用户使用，销售订单、销售发票应该可以互相生成。

退货单：输入退货单时首先输入原销售发票号，由系统自动将原销售发票的客户、货品名称、单位、单价、税率等数据自动复制到退货单中，用户只需要输入退货数量即可。

2．  销售价格

商品价格，也提供两种方法维护。一是先选择客户，然后对该客户的系列报价进行修订。二是先选择商品，然后对各商品的所有客户的报价进行修订。

商品价格策略有：批发价、零售价、特价1、特价2等。

3．  账表输出。

按地区、客户、部门、业务人员、货物输出销售日报表、销售费用日报表、应收款结算情况统计表等；

4．  出库处理。

当企业将存货发给客户时，根据销售订单、销售发票编制销售出库单；也可以在存货子系统中直接编制销售出库单。

5．  发票处理

原则上销售发票需要根据销售定单生成。出于简化处理的考虑，对于现货销售和小额销售可以直接输入销售发票，而不需要再输入销售定单。

四、 其他方面：

折扣的处理，包括现金折扣和商业折扣。

存货的计价方法设置，如：计划价、先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动加权平均法、个别计价法等

编码体系定义，包括存货编码，客户、供应商编码，部门编码，人员编码，系统所涉及各种单据的编码等。

系统各列表、账簿一般需要提供标准输出功能，如导出Excel，文本文件等。

一、电镀企业特点：

1. 电镀企业是典型的来料加工企业，客户比较固定，通常没有自己的物料编码，而直接采用客户的编码

2. 由于来电镀的产品通常要求很急，因此对电镀企业的急单处理能力有很高的要求

3. 质量要求很高，需要定期监控槽液的各项指标，产品通常要求100%通过盐雾试验

4. 通常每个电镀企业只提供特定范围的电镀加工，因此客户客户送来电镀的产品会有一部分送到另外的电镀厂加工，也就是需要外协加工

5. 由于送来的电镀件通常很急，送来时只进行清点，然后就进入车间等待加工，一般不需要入库环节

二、电镀企业典型业务流程(略，将加入用户参考手册中)





三、根据电镀企业的特点及典型流程，可设置如下岗位：业务员、文员、业务主管、库房（或生产）文员、生产主管、检验及财务人员等，如果企业规模达到一定程序，可以把内部生产与外协的业务分开，设置业务部（内部生产）及经营部（外协生产）


（一）业务员职责

1. 联系客户、接单并收料，与库房人员(或生产物料管理人员)一起与客户交接待镀物料

2. 传递单据给文员，

3. 跟单，根据订单交期查询生产完成情况，及时协调有关部门按按期完成（销售业务监控）

4. 对于已到发货期的订单，通知库房发货（销售管理->订单处理->通知订单出货）

5. 对于已经发货的订单，及时与客户核实、确认（销售管理->订单处理->销售发货复核），并协助财务对帐

6. 回收货款

7. 订单总结，对于订单的整个过程进行回顾，提出需要改进的方面

（二）业务文员职责

1.接收业务员的单据

2.根据客户产品信息，查询ERP系统是否已经有此产品编码，如果没有编码则需要新建编码（建议直接采用客户料号或图号），确定是自己加工还是外协加工，如果是自己加工，则需要在工程BOM中指定加工工序，并转成产品BOM

3.在销售管理->订单处理->订单录入与维护中，新建一个订单，指定客户，并录入订单的具体内容

4.走业务流程至制造件确认完毕（根据不同公司的情况，可设置订单的审核、审批及计划人员，在加工价格等已经确定的前提下，也可委托文员直接处理）

5.根据出库信息打印送货单，交业务员安排送货

（三） 业务主管职责

1.确定客户，并建立客户基本信息(销售管理->基础信息->客户资料)

2.确定客户每种产品的加工价格

3.对订单进行审核、审批（可委托文员处理）

4.监控订单完成情况，帮助业务人员协调有关部门按期完成

5.关注产品的质量情况

6.关注设备的运行状态


（四） 经营业务员职责

1.联系客户、接单并收料，与库房人员一起与客户交接待镀物料

2.传递单据给文员，

3.对系统下达的外协信息进行审核，根据外协商当前情况进行再分配

4.根据外协订单发货到外协厂电镀

5.跟单，根据订单交期查询外协完成情况，协调有关厂家按期完成

6.与库房人员接收外协厂家送回的完成品

7.将外协厂家的送货单据交文员录入ERP

8.对供应商交货数量进行确认，然后提交财务做最后的确认，做为应付信息

9.安排订单送货，

10.对发货进行确认，并协助财务对帐



（五） 经营文员职责

1.接收业务员的单据

2.根据客户产品信息，查询ERP系统是否已经有此产品编码，如果没有编码则需要新建编码（建议直接采用客户料号或图号），确定为外协加工

3.录入外协商的价格信息(采购管理->基础信息->供应商报价）

4.设置分配比例(采购管理->基础信息->供应商ITEM分配比例）

5.在销售管理->订单处理->订单录入与维护中，新建一个订单，指定客户，并录入订单的具体内容

6.走业务流程至外协件确认完毕（根据不同公司的情况，可设置订单的审核、审批及计划人员，在加工价格等已经确定的前提下，也可委托文员直接处理）

7.打印外协订单，交业务人员送外加工

8.根据客户订单出库信息打印送货单，交业务人员安排送货


（六） 经营主管职责

1.确定客户，并建立客户基本信息(销售管理->基础信息->客户资料)

2.确定客户每种产品的加工价格

3.对订单进行审核、审批（可委托文员处理）

4.监控订单完成情况，帮助业务人员协调有关外协厂家按期完成

5.关注产品的质量情况


6认证合格外协供应商，并录入系统中(采购管理->基础信息->供应商资料)

7.对每个外协商可提供的加工内容进行认定，并谈判价格

8.关注订单完成情况，督促按时交货

9.检查供应商的供货情况，对供应商的供货情况进行总结，提出改进建议

10.外协业务监控


（七） 库房文员（或生产文员）职责

1.与业务人员一起接收待镀产品(点数)

2.车间任务令入库，对生产完工产品进行登记，并录入系统中（制造件完工数量）

3.外协入库，对外协完工产品进行接收，点数，并录入系统中（外协完工数量）

4.销售出库，根据业务人员要求，安排订单送货并登记送货数据，录入ERP系统中（订单出货）

5.定义设备及设备工艺，确定每个工艺所使用的标准设备（用于确定产品的加工时间）

6.定义工作日历

7.定义检验特征值，（如果使用质量检验，则必须定义）



（八） 生产部主管职责

1.根据订单交期安排生产加工（可从系统中得到按设备安排的生产任务，但刚开始使用时，因产能没有评估，不能做为加工时间安排的依据）

2.解决生产中遇到的问题，保证按期完工

3.关注品检结果，指导有关人员对槽液等进行适当调节

4.对生产设备进行编码，并录入系统中（车间管理->基础信息->设备信息维护）

5.对每个设备所进行的工艺加工进行定义

6.维护、审核及发放任务令

7.生产过程的质量控制

8.生产异常问题的解决

9.建立生产资源档案信息

10建立资源关键参数，并给出参数检验周期

11.根据检验人员的检验结果，维护资源有效性

12.资源故障及事故处理



（九） 检验人员职责

1.生产完工检验及外协完工检验

2.定期检测槽液的关键参数，根据与标准值的比较，判定是否合格，并录入系统中

3.将检测结果告知有关人员进行相应处理


（十） 财务人员职责

1.对应收信息的处理（财务成本->正向业务->销售出库单据审核），对发货数据进行数量及单价审核，与销售与客户进行确认

2.对应付信息的处理（财务成本->正向业务->入库单据审核），对采购及外协收货数据进行审核，并与采购及供应商进行确认

（十一）系统管理员主要职责

1.部门设置，可以按企业的实际部门建立，但需要注意，系统中的部门与实际的部门不是一个概念，系统中的部门与角色对应

2.为每个部门设置权限，注意权限是可以继承的，也就是下级部门可以继承上级部门的权限

3.建立使用人员信息

4.指导各部门员工正确使用系统相关功能

5.处理系统阻塞的地方，及时提醒有关人同处理

6.审核系统操作，对于非授权操作，应及时查明原因，并在系统中进行相应处置

附录：

1.加工产品定义（系统定义->ITEM信息->ITEM建立（新）），对每一种产品进行编码，可以直接采用客户的编码，应包括以下信息：

1）物料编码

2）物料名称

3）物料的计量单位

4）物料来源（外协、制造）

2.工程BOM定义（系统定义->工程管理-工程BOM维护，外协件不需要定义）：

1）对于每个制造件，确定产品的加工工艺（可以使用标准工艺）

2）工艺定义好以后，要转成产品BOM，转成产品BOM后，工程BOM中的产品数据就不再需要了，可以用于指定其他类似产品，或删除。

3.产品数量管理：

1）维护产品数据的类别信息，

2）对于新转入的产品，将其放入相关的类别中