十种让工作变得简单高效的技巧

lily_hz1019

1、问清楚工作的目标与要求，可避免重复作业与减少错误的机会
你的一天只有1440分钟，你能完成多少的工作？在信息庞杂、速度加快的职场环境，我们必须在愈来愈少的时间内，完成愈来愈多的事情。在如今愈趋复杂与紧凑的工作步调中，“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自于清楚的目标与方向，你知道自己该做哪些事、不该做哪些事。
  目标清楚不是要对方跟你解释公司的目标或是策略，而是这个目标对你的意义是什么，公司的目标与你个人目标之间的关联是什么。你要知道的不是工作细节的问题，而是要确定大致的方向与优先级。
　可以寻求主管的建议，在过程中有可能犯下哪些错误或是疏失，应该要如何避免；根据过去的经验，曾经发生过哪些意料之外的情形，必须预做准备。这样可以大幅减少不必要的错误尝试，当然更能增加成功的机会。
  你应该先了解公司有哪些既有的资源可以应用，可以寻求哪些支持，这样才能更有效规划自己的时间以及工作进度。
2、懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度
  只有你最清楚自己的工作情况，你必须对自己负责，管理自己的时间与工作，不应让别人的额外要求，让自己陷入忙乱的局面。
3、主动提醒老板排定优先级，可大幅减轻工作负担
   如果你没有适当的反应工作的真实情况，老板早就不记得之前已经交待你太多的工作。你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动的帮助老板订出工作的优先级。
　4、报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让老板感到满意
   多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，“万一老板问起来，答不出来，该怎么办？”其实，这种担忧是多余的，内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助老板快速的做决策。
5、演示文稿时增加互动的机会，可缩短演示文稿的内容与报告的时间
   在制作演示文稿时，我们时常忘了听众的存在。真正成功的演示文稿在于清楚而正确的传达讯息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的演示文稿内容而改变思维、决策、或是行动。因此，重点不在于演示文稿，而是沟通的品质
在做任何的演示文稿之前，你必须思考以下三点原则：

　　——你希望听众听完演示文稿之后记得哪些重点？

　　——听众会有什么样的感受？

　　——你希望他们听完演示文稿之后有什么样的决定？
6、有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的讯息上
    第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50％的邮件。

　　第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容，除非信件内容是有关近期内(例如2星期内)你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25％的信件。
　  前两个步骤所花费的时间不应超过10分钟。现在你的信箱应该只剩下25％的信件，但是并不表示你必须全部保留剩下来25％的信件。你必须判断这封信件：

　　——是否与你现在的工作内容有关

　　——是否有提到你必须完成哪些事

　　——是否有说明应达成什么样的目标

　　——是否有列出可使用的资源

　　如果不符合以上的条件，就直接删除或是回复给寄件人，请求对方尽快回复以上的问题。
7、邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会
    每一封电子邮件的内容大约在8到12句的范围内。

　　——超过20个字就应换行。

　　——如果超过3行必须空行
8.当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变
    主管对于你的意见通常会有以下5种可能的回答：

　　——完全同意：“我完全同意你的看法，也会全力的支持你。”

　　——同意：“我并不是完全同意，但是我相信你的判断。”

　　——不置可否：“我不同意你的看法，原因是……不过很谢谢你的意见。”

　　——不同意：“就照我的方法做。”

　　——完全不同意：“我绝不允许有这样的想法，更不允许其它人有这样的想法。”

　　如果你发现，在沟通的过程中，主管的回答多半是前三种情况，就表示这个主管是可以沟通的，愿意接受别人的想法。如果多半属于最后两种的情况，就代表他是不容易沟通的人。
9、只要取得信任，不需要反复的沟通，同样可争取到你要的资源
    老板对你的信任来自于你解决问题的能力。当你在争取预算时，必须先想清楚老板可能担心的问题，作为你的说服理由，这是最有效的。
10、专注工作本身，而不是绩效评量的名目，才能真正有好的表现
   公司真正的目标是扩大控制、减少成本，绩效评量的制度让公司有合法的借口可以开除不适任的员工。
   要有好的绩效，你的出发点是工作本身，而非绩效评量。你只要想到以下的问题：该怎么把这件事情做好？你必须加强自己哪方面的能力？当你顺利完成目标、有了具体的成果，自然会有好的评量结果。本文来自：台州人才网