再谈管理信息系统建设

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一、前 言
　　计算机应用已经渗透到日常工作的许多方面，无论是其自身还是所发挥的作用，计算机都标志着一种高科技、高效率和高水平。为了企业创先进、争一流，为了企业的明天，许多企业的领导已经或正准备投入高额资金，建立大规模的计算机管理信息系统(MIS)。但是，系统建设常常难以达到预期的效果，比如有的开发规模很大，实际应用的范围却很小；有的系统用与不用似乎没有多少明显的差别；还有的系统维护工作量太大，为扩充功能甚至需要推倒重来。
　　就系统开发的某一具体问题来说，主要是开发用于数据处理的程序，一般是比较容易实现的。因而很少出现因网络或程序调试不通而中止开发的情况，并且大都采用最新的、高性能的计算机软硬件平台，由优秀的计算机技术人员实施开发，但预期的目标常常难以达到，这个问题值得深入研究。为此，本文从系统目标和内容的确立、开发过程的组织与控制、按计算机的特点组织系统等几个方面进行了分析，强调MIS建设的同时面对用户和计算机系统两个方面，仅仅注重计算机技术和程序开发是不够的。
二、系统目标和内容的确立
　　MIS的建设中，系统的最终目标和内容常常难以确定。比如：设备管理系统，设备的种类成千上万，规格型号、归属部门、安装位置等千差万别。
　　MIS要管理的内容、达到的效果及运行后的状态等涉及的内容很多，很难通过调研完全确定所有的内容。事实上，MIS建设和一般工程的根本区别就是不能在开发前完全确立系统的目标和内容，即不可能期望有一个详尽的设计去简单地、方便地组织和控制系统的建设，这是MIS建设的最大特点，也最易引起比较大的问题。
　　常有人希望先有一个详尽的设计，再根据设计实施开发。这要求开发者不仅要在短时间内把原有的工作方式完全掌握，而且要设计出一种新工作方式，实际上是很难做到的。一方面，计算机技术人员掌握的是运用计算机技术的能力，而并非快速学习掌握任何工作方式的能力。短期内计算机技术人员不可能完全掌握原有的工作方式。另一方面，一种新的工作方式的确定必然要经过用户反复的试验，不可能借助任何图表、算法而一次确定，更不可能由计算机自动产生出来。有的系统调查花数周或二三个月的时间整理出大量的表格，看似很有收获，而系统开发的决策者和组织者却并不明确系统开发究竞能有什么效果，引起怎样的变化。在这种情况下就由计算机技术人员展开程序开发，带有很大的盲目性，往往引起系统开发的紊乱或失败。
　　MIS建设应从实际需要和可能出发，确立适度的开发目标和内容，使企业的决策者和系统的开发者都对系统建设心中有数，以便有效地安排和布署开发工作，并且在开发过程中逐步确立新的工作方式。系统的目标和内容涉及因素很多，而应考虑相应的策略和方法：
　　 (1)系统分解。系统建设的规模一般较大，不易掌握和控制，可以将其分解为多个子系统，以降低系统的复杂性。原有方式总是按照工作相关的程度分为多个部门，因此，划分子系统是方便的，关键是要制定描述子系统间联系的约束规范，以此保证各子系统最终能形成一个统一的系统。
　　 (2)全面评估。对于各子系统，全面评估系统开发的目的、内容、效果、条件相运行后的维护扩展等因素，这些因素关系到系统建设的成败，应从实际需要和可能出发，要从大局着眼进行认真的分析。盲目求大求全就会导致图虚名而招实祸，达不到预期的效果。
　　 (3)逐步迫近。在满足系统约束规范的基础上，用快速原形法开发各子系统。这样就不必首先进行详尽的需求分析，以完全掌握原有的方式，而是通过试运行把用户的需求不断吸收进去，让系统直接逼近开发目标。这样做有许多益处：可以降低开发者掌握原有系统的难度；可以更准确地了解用户的需求、确立新的工作模式；开发过程中，用户已经接受了新的系统。
三、开发过程的组织与控制
　　系统开发的涉及面和工作量一般很大，开发者应有一个通盘的考虑，把握和控制开发过程，并把许多人的工作有效地衔接起来，形成一个统—的工作方式。由于开发过程的主要工作和最终表现形式是大量的程序开发，人们常常仅仅关注程序的开发，这很不够。就象战争虽然最终要表现为战场上的厮杀，而厮杀背后的运筹对战争的胜负至为重要一样，开发过程的组织与控制决定着系统建设的成败。这里提出以下方法：
　 1 平稳安排
　　MIS建设中常常有开发了大量的程序，再一次性地投入试运行；还有的对开发工作中的问题和困难估计不足，把开发规模展开的过大而无法控制。这都会使工作量和难点过于集中，防碍系统建设。通过对系统的分解，根据工作量、用户情况及其在系统中的作用等因素排列开发顺序，并根据子系统的开发情况随时调整和部署开发工作，使系统开发能有一个由小到大的、平稳的发展过程，并能方便地形成系统。
　 2 整体控制
　　在开发过程中，许多出于局部利益的问题影响系统的形成。有的用户对计算机不了解，常常在完成了一个功能以后又提出新的要求，而开发者看来这是应该统一考虑的问题有的用户掌握一定的计算机知识，但是真正了解和接受系统观念的极少，他们会从孤立的角度提出和系统相悖的要求，甚至仅仅把开发者当作程序员，自己直接安排开发工作。并认为实现他们提出的功能要求比较简单，开发者应该马上完成。开发者如果不够冷静，很容易陷入具体问题中去，头痛医头，脚痛医脚，失去对开发过程的整体控制。在这种情况下MIS建设是不会成功的。因此，开发者应善于了解和把握系统性、本质性的问题，有一个明确的系统概念，同时，要采取有效的技术和组织措施，确保在开发工作中处于主动，以便有效地贯彻系统建设的思想，把系统建设推向成功。
　 3 吸引用户
在开发过程中用户的参与对整个系统建设至关重要。有的开发者只把着眼点放在计算机技术本身，按照自己的构想做出了大量程序，而用户却不愿使用，使开发工作落空。还有的仅仅靠说服有关领导，用行政命令迫使用户参与开发，这样很容易使用户消极甚至反感，导致开发相应用的脱节。常常有开发者抱怨用户不能很好地配合，甚至认为用户的文化素质低或者在中国搞MIS超前，其原因就是没有做好用户参与开发的工作。
及时投入试运行是吸引用户参与开发工作并和他们具体交流的有效途径。为此，子系统的分解要便于开发和试运行。在诸多子系统中，应注意选取那些使用效果明显又易于开发的子系统首先开发，其运行效果会增强用户对系统建设的信心和对开发者的支持。
　 4 迅速过渡
整个系统的形成需要有一个渐进的过程，不可操之过急，而子系统的开发则必须迅速完成，才能确保整体L的从容部署，这是系统建设的节奏。如果长时间不能过渡到新的工作方式上去，用户会消极应付，同时也给程序调整带来困难。
四、按计算机的特点组织系统
　　原有的方式一般是以适应人的工作特点逐步形成的，常常是分散的、不规范的、其处理过程也较长。而计算机系统适合处理大批量的、规范的数据，并且处理过程力求简明。按计算机的特点组织新的系统，不单单提供了数据的处理而且能使工作方式变得规范、简明。因此，MIS的开发不是在模拟原有的方式，而是根据计算机的特点重新设计出一种新的工作模式。实际工作中，对这一点常常比较忽视，甚至完全根据人工方式的特点设计计算机的功能。就象如果用工匠们手工生产方式设计汽车工业的生产线，实际上并不能真正提高效率一样，这样的MIS建设并不能发挥出应有的作用。
　　计算机系统的“基础结构”是对企业的数据进行总体的规划和组织，建立起统一的数据平台。以数据平台为中心，将系统开发划分为形成数据平台和由数据平台变换出结果两个部分，在整体上使系统结构简单明了。建立数据平台是面向计算机的有效方法，但不适于直接面对用户及其所使用的工作方式。作为—种开发方法，它适用于目标及所包含的数据内容明确的系统，如：民航及铁路售票系统。这种系统可以直接从组织数据入手实施开发。而对于目标及所包含的数据内容隐蔽的系统，如电厂的设备管理系统，首先要面对的是用户及其所使用的比较模糊的工作方式，对此开发人员在短期内完全掌握是不可能的。此时应采取分解的方式，通过试运行把用户的需求不断的吸收到系统中去。在这个过程中，开发者要注意以数据平台为中心建立起新的系统结构。
五、系统建设的可持续性
　　企业管理水平、经营效益的提高是长期的、不断的，因此，与之相适应的MIS的建设也是一个长期的、不断的过程，要从发展和变化的角度看待MIS建设。实际工作中，常常有急于在一次开发过程中做好一切工作，希望以后长期受益的做法影响到系统建设的正常进行。比如有的MIS建设者提出计算机配置要10年不落后，这实际上是按照一般工程建设的习惯对待MIS建设，因而是错误的，也是有害的。如果系统配置不从实际需要考虑，而是盲目求高求全，不仅不能发挥出作用，而且随着计算机技术的更新换代，价格迅速下跌，大量的投资将化为乌有；同时，这种只顾眼前利益的做法，往往使所开发的系统不能随管理工作的变化而改动，使用一段时间后维护工作量太大，以致难以承受，甚至不得不推倒重来，使原来开发工作中的一切努力都付之东流。MIS建设需要大量的资金，把建成的系统推倒重来是极大的浪费。因此，急于在一次系统开发中作出突出成绩的做法是十分有害的。
　　MIS建设的着眼点应该是不仅能满足日前的工作需要，而且能随管理工作的变化方便地进行维护和扩充。这不仅是系统软硬件配置、投资的原则；而且是应用软件开发的重要原则之一。
　　系统建设的可持续性关键是应用程序可以持续使用。这要求应用程序要易于理解、扩充和改动，并可以方便地移植到升级的平台上。对此，应在开发阶段作出安排，使系统具有良好的结构。再者，要注意区分系统中稳定的部分和变化的部分，在系统结构上把这两部分分开，稳定的部分在经过试运行后将其封存起来，系统稳定运行后的维护工作就集中在变化的部分，这样大约可以把扩充和改动的范围缩小到三分之一，使之大为简化。
六、系统建设的基础性工作
　　系统的开发和运行有许多先决的条件和问题，比如：选拔和培养出合格的计算机应用负责人是企业MIS建设的基础性工作之一，分管计算机应用的人员不仅能够发现、解决计算机本身的问题，更重要的是能够向领导提出适度的系统开发应用规划，作为企业领导有关MIS建设乃至企业改革的决策依据。这不是一般的计算机技术人员能够胜任的，而是由系统分析员担当的工作。企业的MIS建设应注重对系统分析员的选拔与培养。
　　系统的建设和运行涉及到数据的共享、计算机软硬件、工作模式等许多方面，应该有统一的规则和约定，主要有3个方面的内容；
　　(1)信息规范。如：代码、事物特性表等。这方面标准规范的制定和执行是原有方式向新系统转换的前提条件。
　　(2)计算机的软硬件平台规范。其中包括计算机硬件、操作系统、数据库、网络以及字处理等内容。这些规范是实现联网的保证。
　　(3)管理模式。其中包括系统运行规程、岗位设置、计算机技术人员的上岗标准等。这是管理工作接受新系统使之稳定运行的保证。
七、结束语
　　MIS建设中，开发者首先面对的是用户和原有的工作方式，对具体情况作出具体分析，要有建立新的工作模式的创造力，并用组织措施控制开发过程。这方面工作的特点是模糊和零乱；MIS建设要实现以计算机系统为中心的新的工作方式，其结果无论是计算机系统内部还是人的工作都将是明确的、规范的。最终结果的明确、规范，并不说明能有确定的规则或简单的办法去抽象原有的方式。MIS建设面对的是原有方式和计算机系统两个截然不同的问题，决不能忽视和混淆。用计算机本身的技术方式去对待整个MIS建设是一种根本性的错误。信息技术正在全球引发一场革命，MIS建设是这场革命的重要内容，是今后企业实现科学化管理获取高效益的基础性工作。MIS建设要涉及用户、原有工作方式、计算机软硬件、程序开发等许多因素，这不是借助某项具体的、特定的技术所能完成的，本质上是一个系统性的问题。