大话ERP之采购单指定结束几种情形

Kingson

　　在采购管理工作中，若想一点意外都没有发生，是不可能的。有时候，总会发生一些用户难以控制的情况，如客户突然取消订单、或者生产部门调整生产计划、或者供应商突然中断送货等等，遇到这些情况，采购也没有办法控制，更加无法预测，只能事后采取一些弥补措施。为了解决这些情况，ERP系统提供了采购单手工指定结束的功能。

　　一、采购系统自动判断结案的标准

　　按照正常的操作情况，采购单会自动判断结案情况。采购单上根据采购数量与备品数量等数据，会计算出一个应收数量，而根据这张采购单的入库数量，则会计算出一个已收数量，当已收数量大于等于应收数量时，则系统会认为这张采购单已经收完货，这张采购单结案了。结案了的采购单，在供应商入库单作业中，将找不到这张采购单，用户也就无法根据这张采购单生成入库单。

　　从此处，我们也可以看到，在入库作业时，若有采购单，则一定要根据采购单生成入库单或者在入库单中指定对应的采购单据，否则，ERP系统就不会自动更新已收数量，采购系统也就不能自动判断，这张采购单是否已经结案。

　　在这里，还要注意一个问题，就是第一次送货时，就超送。这种情况下，ERP系统是允许的。如采购单的应收数量为1000套，但是，供应商若第一次就送来了1100套，则若系统中没有设置超收的限制，则1100套在ERP系统中，用户可以照单全收;但是，若供应商第一次送来1000套，用户在系统中入库，第二次供应商再送来100套时，因为采购单已经结案，这100套在系统中，也就无法入库。

　　二、手工指定结束的常见几种应用

　　正常情况下，已收数量会大于或者等于应收数量，即采购系统中的采购单可以自动结案，但是，会发生一些特殊的情况，使得已收数量在没有达到应收数量的情况下，采购单已经结案了。遇到这种情况，用户要手工的指定结案。

　　这步操作是必要的，若用户把本应该指定结案的采购订单，没有制定结案，则未结案的采购订单会越来越多，未结案的采购订单跟本来应该结案的采购订单混在一起，很难区分，管理起来也容易出错。所以，当用户遇到以下情况，需要对采购单进行指定结案的时候，用户还是需要动动手指，把采购单指定结案。

　　1、采购尾数

　　如有时候采购单上需要1001个零件，但是，采购单实际送来的只有1000个。一般情况下，企业是不允许如此的，因为来了1个零件，对生产就会造成影响，少1个零件，生产订单就无法及时完工。可是，若这个材料还有库存，或者企业的生产模式不适按单式生产、而是库存式生产，则就有可能允许供应商只送1000个零件。当然，在结算应付帐款时，也是以1000个材料为基础，计算应付帐款。也就是说，以原材料入库单的数据为基础，而不时以采购单的数据为基础。

　　现在的问题是，应收数量为1001个，但是，企业实收数量为1000套，系统在判断时，会认为已收数量没有达到或者超过应收数量1001个，系统的采购订单单据就不会触发自动结案动作，即系统会认为这张采购单还没有结案。

　　遇到这种情况，用户只能够手动对这张采购单进行结案。

　　遇到这种类型时，就是要注意判断，这个尾数是否允许供应商不送了。有些情况下，虽然供应商送货只差了一个，但是，企业可能是接单生产，这个材料没有库存，一定要供应商送齐;或者其他的原因，企业要让供应商按单足量送货时，那就不能指定结案。若此时盲目的把这张采购订单结案的话，则若后来供应商真的送货来时，系统就无法入库，而且，采购员也就无法追踪。

　　也就是说，此时，最重要的是企业要根据实际情况去判断是否允许供应商不足额收货，这个判断的权力要交给谁，谁来进行这个判断最合适，最准确，这是企业要考虑问题。

　　2、备品没有送齐

　　若采购单中应收数量为1001套，但是，根据物料需求计划计算出来的需求量为1000套，多出来的1套是备品的数量。此时，供应商送过来1001套时，1000套要收钱，而备品数量1套不用收钱。企业当然系统，供应商能够足额送齐备品，即供应商送1001套材料。

　　但是，这1套毕竟也是钱，供应商能不送就不送。所以，虽然采购单中明确需要1001套材料，但是，供应商可能只送来1000套。但是，系统考虑应收数量时，是把备品考虑进去的，即采购单上的应收数量为1001套;此时，若供应商送来1000套材料，ERP系统供应商材料入库时，只收了1000套，即采购单上的已收数量，更新为1000套，已收数量没有达到应收数量的水平，采购单就无法自动结案。

　　这种情况，处理起来比较复杂。要根据企业的备品管理方案结合起来考虑。若用户的备品管理方案是必须足额提供备品，则用户在入库时，要扣减备品的应收数量;同时，在采购单上就会出现尾数，此时，采购单就不能够制定结束，直到供应商再送来备品为止。

　　而有时候，用户又允许，供应商不送备品。此时，采购员在入库时，就不应该先扣减备品的应收数量，而应该先更新正常数量的扣减数量;而相应的采购单则也应该指定结案。不过，采购单在指定结案时，最好能够写明原因，如备品没有足额送齐，经过批准采购单指定结案等字样，这是为了后续查询时，能够查明原因。

　　3、因销售订单取消或者生产计划调整，采购单取消

　　销售订单取消或者生产计划调整，这在企业中也是常有的事情。遇到这种情况，若采购单还没有下，则好办，只要把采购计划调整一下就可以了。问题是，有些时候，用户已经下了采购单，此时如何办是好?此时，只好把根这张销售订单相关的采购订单全部指定结案。

　　不过，在实际操作中，要注意两点，一是要把这种情况及时通知给供应商。有些企业遇到这种情况，为了安全起见，会利用系统中的采购订单变更功能，通过采购变更单把订单取消掉，然后把采购变更单传真给供应商，传真以后，在采购变更单上，敲上“已传真”的字样，表示已经告知供应商。这是为了保障企业订单取消的消息能够及时传达给供应商，防止因为疏忽，而没有把这个订单取消的消息告知供应商，而给双方造成损失。

　　二是有些情况订单无法取消。如企业通知供应商订单取消时，对方已经开始生产或者已经准备出货，供应商不同意取消采购订单。此时，企业有两种做法，一是照常收货，这个材料库存有企业自己来消化;二是企业不收货，企业赔钱给供应商。前一种方法好处理，对ERP操作没有影响，后一种处理方式，就会有一个费用的产生。在采购订指定结案后，跟供应商确认损失费用后，采购员要及时在系统中，输入赔偿金额。然后根据实际情况，要么立即赔偿，要么算入到当月的应付帐款总额中。

　　4、供应商送了一半货后，中断送货

　　有时候，数量多的时候，企业可能要求供应商分批送货。但是，有可能企业送了一半以后，供应商因为某些原因，终止送货了。此时，采购员就要及时把这张采购单指定结案，并且，确认相关的损失费用，在当月的应付帐款中扣减。

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　　三、按项目指定结案或者按订单指定结案，企业可以自己选择

　　如一张采购单中共需要采购三个原材料，但是，有可能因销售订单的取消，整张采购单都要指定结案;还有可能只结束其中一个原材料，其他的仍然照常采购。也就是说，此时，用户要由两个选择，要么把整张采购单都指定结束，要么只指定结束其中的某一项 内容。

　　一般ERP系统都支持这两种解决方式。

　　在指定结案这支作业的操作中，我觉得还需要强调几点：

　　1、指定结案的动作最好通过采购变更单进行。如此，是为了留下历史纪录，以方便以后查询。

　　2、指定结案时，最好在备注栏位内注明指定结案的原因。好记性不如烂笔头，有时候，适当的纪录还是有必要的。

　　3、指定结案有时候，可能会产生一些费用，有时候是公司赔偿给供应商，有时候，使供应商赔偿给企业，无论是谁赔偿谁，最好能够在对应的采购单上注明，然后，根据此生成应付单据。如此，可以把各个单据都有机的联系在一起。无论是查询，还是追踪，都会方便许多。