大话ERP之如何进行付款条件的控制

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企业需求描述:

　　现有客户A、B、C，其付款条件分别为交货后30天付款，交货后月底付款，付款后交货。现有供应商D、E，跟供应商商定的付款条件分别为货到后下月25日付款、货到后当月付50%、隔月再付50%。

　　企业希望ERP能够进行付款条件的控制，具体要求如下：

　　1、若客户的付款条件是付款后交货的话，则客户在没有付清货款前，不允许其出货。

　　2、能够自动根据出货日期计算应收帐款的应收款日期。如交货后30天付款，若是7月25日交的货，就应该在8月24的收款。

　　3、当快到付款期时，ERP系统要能够提醒销售员或者采购员，该去向谁收款了，或者该向谁付钱了。

　　4、系统要有报表能够统计哪些客户没有按付款条件的规则来付款，或者没有及时向哪些供应商付款。

　　5、对于分期付款的，ERP系统要能够自动计算每期付款的数额以及付款的日期。

　　企业手工操作的漏洞：

　　1、没有严格按照付款条件来付款。采购在付供应商钱是，没有严格按照付款条件的规定来付款，更多的是根据同供应商的关系来定。如跟D供应商的付款条件是下月25日付款，但是，采购跟其关系比较铁，就私自把付款期提前了一月，当月的货物在当月25日就向财务申请付款了。财务若一疏忽，货款就给付出去了。

　　2、当客户的付款条件是付款后交货时，销售、财务、仓库之间的信息不能够快速传递，如明明财务已经收到钱了，但是，因为财务没有及时通知销售和仓库，就扣押了该客户的货款，最后，导致客户投诉。或者仓库不知道这张单子客户有没有付钱的情况下，私自把货发了出去。

　　3、分期付款时，款项没有严格按照规定的比例来付。如一供应商，当月有500万的货款，本来规定当月付50%，即250万，下月付剩余的250万，但是，采购被供应商稍微送点好处，给点甜头，采购在写付款申请单的时候，就写了当月付300万，下月付200万。因为审核人员不可能记得每个供应商的付款条件，所以，这就有些采购员有了漏洞可钻。

　　4、当付款条件为货到后下月25日付款时，供应商为了能够提早收到款项，有未到应交日期而提早交货的现象发生。如某个饿供应商的付款条件为货到后下月25日付款，其有笔货本来是应该在9月3日交的货，则应付日期为10月25日，但其为了能够早日收到款项，就在8月31日送了货，则付款日期变为了9月25日。送货日期只差短短的的几天，最后导致付款期整整提前了一个月。

　　ERP解决方案：

　　ERP系统对于付款条件的管理有一个全面的控制管理体系，最大程度的保证了企业资金的安全，把一些人为的疏忽与人情关系，降到了最低。

　　一、付款条件单独设置，不同客户、供应商之间可以重复引用。

　　ERP系统有专门的表单用来维护付款条件，如此的好处是不同的业务伙伴之间，若付款条件相同，则不用为每个业务伙伴设置付款条件，而只要关联一下即可。如此，一方面，可以减少不少的工作量，另一方面，后期维护方便，当同一条件的客户付款条件要做统一调整时，也不用一个个客户去做更改。

　　同时，还可以根据客户的需要，自定义各种付款方式，如预付款、分期付款、货到后付款等，可以规定具体的天数等等，这都非常方便用户的操作。

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二、多个级别的付款条件设置，更显灵活性。

　　ERP可以在多个层次上设置付款条件，如可以在业务伙伴处，为每个业务伙伴关联一个付款条件；也可以在销售定单或者采购定单出，更改业务伙伴默认的付款条件；也可以在发票处，更改付款条件。

　　在实际工作中，虽然跟客户预先商定了付款条件，但是，有时候由于价格折扣等原因，需要修改某张定单的付款条件，这是非常常见的问题。如，有个客户，本来跟对方约定是货到后月底付款，但是，在客户实际下单时，下了500万的定单，跟客户协商后，他们同意在公司给对方1%的折扣后，客户愿意对该笔定单先交钱后交货，在不到一个月的时间里，客户就省了5万元，同时，也可企业避免了风险，这是双赢的局面，大家何乐而不为呢。从ERP角度来讲，因为这个客户的付款条件不是永远性更改，而只是对这张销售定单有效，所以，只要在销售定单出更改即可，而不用去更改客户的基本资料。如此，可以保证，付款后出货这个付款条件只对这张销售定单有用，对后续的定单无影响，仍然按照以前的付款条件执行。

    三、付款期的控制与提醒，保证企业的资金安全。

　　ERP系统能够根据相关的数据，自动计算应付与应收日期，并可以设置修改权限，防止销售员或者采购员不负责任的修改。

　　如供应商的某笔定单，交货日期为10月20日，付款条件为交货后次月25日。则系统计算的应付日期为11月20日。在系统中生成的应付帐款单据时，就为11月20日，此日期可以设置为采购员无权进行修改，而只有财务经理或者总经理有这个权限进行修改。当采购员提出付款申请时，财务人员一查应付单据，就知道该笔款项有没有到时间，如此，可以避免采购员出于人情等方面因素，过早的付款。

　　同时，ERP系统还提供提醒功能。如有个客户，其付款条件为交货后20日内。若该客户10月5日出了一笔货，则应收日期为10月25日，用户可以设置，如在到期前一天提醒，则当10月24日时，系统会通过一定的方式，如即时信息或者邮件等方式，告知相关人员。

　　对于预付款这种付款方式，系统也有类似的控制。如某客户付款条件为预付款，其有笔定单出货时，在开出货单时，ERP系统会判断该笔单据有没有收到款，若财务那边没收到款时，该笔出货单就无法开立或者无法审核，只有到财务人员在系统中输入付款单据后，才能开出货单或者审核出货单。当然，这个功能要应用的好的话，还要财务人员配合，能够及时的输入并审核收款单，并对应相关的销售定单单据。

　　四、功能齐全的报表，为付款条件控制锦上添花。

　　ERP系统提供比较齐全的报表，如付款/收款异常情况表，可以反映哪些付款、收款违反了付款条件的限制；应收未收报表可以反映哪些客户延迟了付款，并自动统计延迟的天数，有违约金条款的话，还可以自动计算违约的金额；业务伙伴付款条件统计报表，可以列出每个客户与供应商的付款条件，给企业管理者做参考，等等。除了以上这些标准的报表外，ERP系统还可以自定义报表，以满足企业个性化的需求。

　　ERP这层层关联的付款条件的管理体系，是总结了在多家企业实际的管理需求后，发展起来的，能够最大程度的保证企业资金的安全，兼顾了安全性与方便性，可以弥补很多手工管理的漏洞。不过，这个管理工具因为牵涉到多个部门，如销售、财务、采购、仓库等等，若要应用的顺利的话，还需要各个部门之间密切配合，否则的话，很容易造成流程中断的情况，反而适得其反。