如何编写OA软件需求说明书？

zhuzailin

    我们都知道，合理的OA系统选型必须紧密围绕需求而进行，只有明确自己的需求，才能找到一款适合自己OA软件产品，才能真正更好的发挥OA办公系统的作用。很多OA实施失败的案例，是由于需求的不清晰、不明确所造成的。因此，在我们确定了具体哪一家OA软件公司为合作伙伴之前，我们需要规划一份更加符合自身需要的OA需求说明书，并在OA实施中向厂商传递准确的需求，使OA用户和OA软件公司对OA需求有着共同的认识，并以该需求说明书指导OA系统的实施计划、系统开发和OA的实施工作。

    由于每家企业的具体情况不同，OA需求说明书的编写也各不相同，通常一份完整的说明书可以包含但不限定于以下几个方面：
一、介绍OA用户的概况
    这里主要介绍自己企业的一些基本信息，如：从事什么行业，有哪些主要业务，业务主要遍布在本地还是遍布哪些地区等等。大家不要以为企业情况介绍是画蛇添足，相反我们特别需注重介绍企业的个性特点，因为OA软件商一般都积累了很多行业的OA实施经验，也许鉴于您的一些个性化特点，而能够给予软件商某些灵感以为您提供更为合适的解决方案。

二、OA实施的整体目标
    主要强调企业对OA系统应用的期望，总结出企业对系统的总体要求，比如实现企业管理规范化、网络化、无纸化，以及异地办公等等。

三、OA系统的主要功能和需求点
1、列出对基本功能要求
    基本功能模块主要是一些办公中经常用到且相对简单的功能，通常每家OA软件商也都会提供很多这些标准功能，例如通知公告、文件交换、信息发布、个人办公、流程管理、人力资源管理、邮件系统、考勤管理等等。不过企业用户切勿贪多求全，应当根据自己企业的实际需要向软件商说明功能要求。
2、列出企业的个性化需求
    个性化功能模块通常也是企业用户的核心需求，重点在于个性化功能的说明，如果您属于销售型的行业，则可能需要营销管理功能，实现销售策略管理、产品信息管理、销售赠品管理等；如果您是属于物流行业，则可能需要物流管理功能，实现进货管理、存储管理、发货管理以及配送管理等，同时附带个性化功能的详细要求。

四、其他功能细节要求
常见的其他功能细节要求有：
1、OA系统可以以浏览器方式；
2、数据实时更新功能，当服务器内容发生变化，及时更新相应客户端；
3、具备通知、提醒功能；
4、打印功能，可操作打印每一个页面；
5、短信平台，可接收、发送短信、可群发、定时发、接收的短信分类处理等；
6、文字编辑功能，在一些编辑区域可实现像word文档一样强大的编辑功能；
7、附件功能，在邮件编辑和通知编辑等位置可上传附件；
7、表格设计功能，可由操作人员对报表格式进行调整
8、报表输出功能，可转化为相应的Office 文档输出；
9、网络硬盘，有用户自己独立的存储空间和共享空间，可直接打开编辑(不需要上传、下载)每个用户空间限定大小；
10、数据文件备份功能，可备份整个数据文件。
……

五、系统安全要求
常见的系统安全要求有：
1、说明系统用户的权限分类，例如可以分成是员工级、项目经理、部门经理、总经理、超级管理员等；
2、各个职位的功能权限有哪些；
3、需要何种登录认证
（结合硬件usb key认证、结合动态密码认证、结合CA认证等）
3、是否要求提供系统日志；
4、是否要求信息加密传输。
……

    OA需求说明书是OA系统实施的目标，是OA软件和厂商选型、系统实施和开发的依据。不过只借助这么一份OA需求说明书还是远远不够的，在系统开发前、开发过程中的各个阶段都应该和软件商保持充分和有效的沟通，使得OA项目的实施更加顺利，让OA系统实施到达良好的效果。